档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析

岳敏

摘要：国家随着社会的不断发展，逐渐认识到档案信息化管理工作的重要性，国家现阶段发展档案工作的主要方向就是档案信息化管理。档案信息化管理指的是通过先进的信息科学技术，构建档案网络应用平台，借助有效和科学的手段合理管理和应用档案信息，在一定程度上充分利用了档案信息资源的实现。基于此，本文主要对档案信息化管理的优势与存在的安全问题进行了简要的分析，希望可以为相关工作人员提供一定的参考。

关键词：档案信息化；管理优势；安全问题；对策

中图分类号：G270文献标识码：A

引言

现档案信息化管理是档案管理工作发展的必然趋势之一。通过实现档案信息化管理能够大幅度提升档案管理工作质量及效率，让档案管理工作达到新的层次。但在档案信息化管理过程中，也会受到潜在风险因素影响，会对档案信息安全产生威胁，可能会造成电子档案信息损坏或丢失。因此需给予采取有效的措施，保证档案信息管理的高效开展。

1档案信息化管理的优势

1.1档案管理的高效率和利用率

随着科技的发展和进步，新时期档案信息化管理更应注重档案信息化管理的效率和利用率。唯有增加档案信息服务对象和档案信息的传递数量，方显档案信息化管理的优势。新时期档案信息管理的高效率主要体现在数字信息所占空间小，传递空间无限制，且能持续24小时服务等。不仅在空间方面，更增强了档案信息化管理的水平。而新时期档案信息化管理的高利用率主要是指同一档案可以为多个用户使用，且不影响保存质量。

1.2信息查询快捷且精确

传统的档案信息化管理查询方式主要是以档案工作者手动寻找为主，难免出现效率低，有纰漏，甚至错误的现象。而新时期的档案信息化管理手段恰巧弥补了这种弊端。无论是精确查询还是模糊查询，效率都是非常高的，其精确度也是人工无法比拟的。例如，在查询同一类型的档案资料时，只要通过信息查询，就可为档案管理工作者筛选出类似的资料，既快速，又避免很多误差。

2档案信息化管理存在的安全问题

2.1风险预判能力有待提升

部分档案信息化管理中心，在电子档案安全风险防范时风险预判能力较弱，无法提前对潜在性安全风险因素做出预判。一旦出现突发性事件，实际解决问题的能力相对薄弱，容易出现电子档案遗漏、损坏、丢失等情况，会对电子档案信息安全产生严重威胁。同时，档案信息化管理中心风险评估体系尚不健全，未能对风险漏洞进行合理分级，缺乏针对性的防控措施。

1.2电子档案在进行保存时存在安全隐患

电子档案虽然能够保存很长的时间，并且在保存之后一般不会出现丢失的现象，但是关于档案信息的保存还是存在一些特殊情况的，例如档案管理工作人员由于操作失误造成丢失、或者是计算机自身出现一些毛病等原因，都会让原本保存好的电子档案消失不见，所以，管理人员应充分注意到电子档案在进行保存过程中所存在的安全隐患，注重对档案保存期间的保护和注意，并且通过相关的有效手段解决这一问题。

1.3缺乏对档案的系统管理

档案的多少往往直接影响档案管理工作的水平。如今，我国的档案相对丰富，但却缺乏系统的管理，信息往往缺乏残缺不全，或是杂乱无章，无法满足信息时代企业对工程信息的精细化要求，也在很大程度上阻碍了档案信息化建设进程。

3提升档案信息化管理安全相关措施

3.1加强信息安全风险预判

档案信息化管理中心在电子档案信息安全建设过程中，必须加强信息安全风险预判。通过有效地风险预判，提前发现风险因素或风险漏洞，做出有效防范，更大程度保护电子档案信息安全。档案信息化管理中心需要充分利用先进的保护技术，对存储介质、基础设施等进行全面性地保护，构建出一个完整的电子档案信息安全屏障，防止电子档案系统受到非法入侵、网络攻击等[3]。通過加强风险预警、完善应急预案制定等，进一步增强风险预防能力。同时，档案信息化管理中心要不断加强相关员工业务能力及专业素质培养，使其能够在第一时间对风险因素做出反应，提升其风险分析及预判能力。通过一系列举措，将电子档案风险控制由以往“事后补漏”的形式转变为“预防为主，防治结合”的形式，做到事先预防，事后管控，进一步提升安全风险管理效能，让安全风险因素“无所遁形”。

3.2构建全面的档案信息安全保障系统

档案信息安全的保护能力是加强档案服务能力和检查档案利用服务的主要内容之一，构建全面的档案信息安全保障系统，是档案信息自身保证安全性的重要手段之一。档案信息资源、原始档案等必须受到法律法规上相应的安全保护，进而保证档案信息化管理的顺利运行。首先，贯彻并落实档案信息化管理的管理安全制度，构建健全的责任管理系统，明确出各方的责任和义务，进而避免出现相互推卸的情况；其次，挑选正版的杀毒工具和软件，防止档案信息被病毒所感染；再次，优化档案信息化管理的工作环节，招聘优秀的专业人才对程序进行管理和编制，在确保编制质量的同时为档案信息化管理的工作环节提供安全；最后，以档案信息安全保证的同时将纸质档案着重管理，纸质档案不可能完全被电子档案所取代，电子档案主要是充分运用信息化利用的手段，而纸质档案强调的是最基本、最可靠的档案原始记录。

3.3保证对档案归档信息的及时更新

档案归档信息应包括档案编号、分属类目、档案保密等级等多种属性。实际的档案管理工作中，档案的归档信息往往是最繁杂，而且是变动最频繁的，因此，信息时代下，档案管理工作要运用相关的信息管理软件，及时更新档案归档信息，从而保障档案的完整性。

3.4技术与管理并重

认真完善落实档案库房的安全管理制度，严格执行国家保密制度，完善档案信息公开的发布保密审查程序；加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体管理，建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。制定数字档案馆应急处理预案，加强演练，提高应对突发事件的应急指挥和处置能力。

结束语

综上所述，虽然相较于传统的档案管理方式，现代的、新型的档案信息化管理具有明显的优势，但其安全问题仍旧更需要引起人们的关注。因此，为应对档案信息化管理中所存在的安全问题，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推进档案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服务大众。

参考文献：

[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].黑龙江科技信息，2016（12）：178.

[2]林东芳.探讨档案信息化管理的优势及安全问题[J].办公室业务，2014（03）：148-149.

[3]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究[D].山东大学，2012.