人事档案信息化建设中面临的困境及对策建议

胡海莺

摘要：随着信息时代的发展，人事档案管理工作也即将投入信息化的建设，在人事档案信息化建设中如何克服困境，提出对策建议，进一步推进人事档案信息化管理，是我们当前需要解决的问题。

关键词：人事档案信息化建设

困境

对策

当今的时代是信息化的时代，随着各项工作的信息化建设逐步取代传统手工操作的同时，人事档案也将破茧而出，步入信息化建设的行列。但任何新工作的推动都面临着旧思想的固封和新思想的起步困境，人事档案更是以绝对保密的形式阻挡着信息化建设的脚步。人事档案在信息化建设中将面临着哪些困境，有什么对策建议，本文作者就这些问题提出拙见。

一、人事档案信息化建设中面临的困境

1.传统思想的固封。一提起人事档案，大家首先想到的就是铁门铁窗的专用房间，专人管理，绝对保密。因为很多人的思想都受着传统思想的影响，认为人事档案记录着一个人的成长过程、思想变化、家庭信息、受教育情况以及政治生涯等等一些本人和单位才知道的个人材料，它起着凭证、依据和参考的作用，这些特点决定了一是不能将它公开于众，二是不能将它放到本人手里保管，所以要放在单位的人事部门，由组织选派党性较强的专人保管，而且绝不能泄密。其实，人事档案分类十种，这十种里，有不能向其他人泄露的秘密，当然也有很多公众所知道的，并且还要时常利用到的资料。如果每次利用这些可以查阅复印的资料，都需要到人事部门当面申请领导，再由档案专管登记、查阅、复印所需的内容，手续相当繁琐。但因长期受到人事档案绝对保密这种传统思想的影响，大部分人很难突破手工操作尽管繁琐但很安全这一事实，去寻求别的办法。

2.信息化建设中存在的问题。一是信息化建设本身存在不安全性弊端。人事档案一旦成为电子版并且进入网络就会存在不安全性，并且有被黑客破解利用的可能性。二是信息化建设中需要大量的资金保障来提供不断的技术支持和硬件维护。档案信息化建设不是说单位只要买一套档案信息化管理软件就大事告成了，档案信息化软件在使用时与单位档案工作是否一直契合，如单位在购买档案软件后，档案的整理归档原则又发生变化，已有的软件功能不能满足现有的管理需要，单位在购买软件的售后服务期满后再次出现相关的技术难题以及需要补充完善软件模块时，我们是否可以投入大量的资金保障来提供不断的技术支持。此外，我们还需要准备一定的资金作为后期硬件设备的维护费。

3.信息化建设起步时的繁琐。要实现人事档案信息化，必须建立健全人事档案信息管理数据库，也就是需要录入单位每位员工的基本信息，包括花名册、简历及其家庭成员情况等信息，这些信息的录入需要大量的时间和繁琐的翻阅档案的过程，信息化建设的起步对一个从来没有建立过电子档案的单位来说，其过程是繁琐的。所以，很多单位的人事处因为平时工作繁多，很难抽调人员进行专门的信息化基础数据录入，或是很难抽出时间进行此项工作，所以进行信息化建设需要很大的决心和起步时花费比手工操作要多很多的经历和时间这一点，也足以让想实现人事档案信息化管理的许多单位，望而却步。

二、对策建议

1.破除传统思想。既然人事档案不是所有的内容都对个人绝对保密，例如在参加考学、职称评审中需要复印的年终考核表，需要不断更新的个人简历、自传等这些内容完全可以向个人开放，那么就应该在本人需要利用和补充时，有一个局域网中的档案信息化管理程序进行利用和补充申请。这样既可以简化了利用、补充的过程和档案人员的工作量，也可以维护人事档案纸质材料的完整性，防止纸质材料因经常翻阅而损坏。所以，一直受人事档案绝对保密这种传统思想影响的人，应该逐步接受人事档案个别信息可以对本人公开的事实，并且这种公开是有利于档案的更新、利用和工作的高效完成的。

2.对信息化建设扬长避短。第一，尽管信息化时代的确存在不安全性弊端，并且也曾发生过网络泄密事件，但信息化建设本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是从外部进行计算机硬件安全隔离的防护措施，如防火墙技术、VPN技术可有效隔离单位以外人员的随意访问和黑客的攻击；其次是从软件内部—方面加强人事档案信息系统的用户管理，通过设置用户名权限和密码等方式，有效防止用户越权操作或非法操作；另—方面引进安全防范技术，防止第三方软件截取文件，破解源文件。之所以会发生信息泄露主要原因是由于网络安全知识的疏忽和缺乏，有了对这些方面的加强，防范单位人事档案信息的泄露便不成问题。第二，如果不能阻止档案整理归档原则的变化，那么单位档案在进行信息化管理的同时，就应该预支一部分能投入到信息化软件售后服务和硬件维护中的资金。

3.派专人学习录入档案信息化软件。万事开头难，有了基础数据的保障，后面的工作都将变得简便。所以一定要克服人事档案刚起步时的困难，多想想今后工作的便利性。单位应该选派专人，最好是档案专管对档案信息化软件进行学习，给予充足的录入信息的时间，尽量把基础工作打牢，这样的话，后面繁琐的统计工作、档案的查阅利用工作都会高效率完成。

参考文献

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