谈人事人才档案管理工作的提升

周珍

摘要：人事人才档案承载着个人的主要信息，包括个人经历、德才、奖惩情况等，是单位选聘人员的重要参考工具。管理好人事人才档案对开发人力资源具有重要作用，做好新形势下的人事人才档案工作，能够有效提升人事人才档案管理工作和水平。

关键词：人事人才

档案管理

对于人力资源来说，人事档案管理是一项复杂且重要的工作，不，又集合了单位内部职工个人工作的信息，还关系到如何利用档案资源做好人才的配置和选任。

一、人事人才档案管理工作存在的问题

1.对人事人才档案管理工作的重要性认识不足。人事档案管理工作与其它工作存在不同，不易引起人的注意，也不易取得明显效果。长期以来，一些单位领导对人事档案管理工作重要性的认识存在着误区，认为人事档案管理工作，就是简单的保管和跑跑腿的事务性工作，不是很重要，只要不丢失、不泄露档案信息，同时能应付外调和查档等检查工作就可以。因此，恨多领导常常忽视人事档案管理工作，没有将其纳入到单位整体管理工作中，迫使档案管理工作长期处于被动状态，难以建立一支高质量的人才队伍。

2.档案材料信息失真。档案材料的一条重要属性是要信息真实，信息真实是档案的生命，是档案存在的重要价值之一和重要前提。如果档案信息失真，存在虚假材料，不仅会误导单位的人事工作，而且容易酿成严重后果。然而，不可否认的是，虚假信息通过多种选择进入了个人档案，常见的有个人档案年龄发生变化，奖惩情况发生变动，个人经历选择性填写等等，这些现象的存在导致档案信息的失真，导致单位领导不能真实地掌握员工的信息，不利于做出正确的人员安排决定。

3.管理力量薄弱。随着我国人事改革工作的不断深入，机构发生调整，管理人员的岗位发生了变动，因此恨多档案管理人员都没有受到专业的档案知识和技能培训，不太了解档案材料的收集、归档、整理和装订等工作流程，不能正确认识档案的重要性和管理档案的标准和要求，在档案管理方面的意识淡薄。而且，恨多档案管理人员都不能将恨多精力投入在档案管理上，导致档案管理工作不能及时进行，严重影响档案管理水平和正常工作。显然这样的管理模式，极易造成档案的丢失，后果不堪设想。

4.人事档案管理水平较低。档案对于用人单位是否有价值，关键是能够提供使用者需要的信息，能够满足其所需。没有价值，不能满足使用者所需的档案，就相当于一堆废纸。要想充分利用好档案信息，建立有价值的档案，就要关注档案信息的质量，从源头抓起，认真做好档案的收集、整理、归档、装订等工作。没有规范的管理制度，何来高质量的档案管理工作。

5.人事档案利用价值较低。对于档案管理者来说，无论是收集、整理，还是保管、装订，都是为了能及时快速地提供档案信息，服务于单位管理人员，为人事任免决策提供参考依据，目的在于使用档案信息。然后，目前情况并不如此，人事档案管理工作还存在着过度重视保密、轻利用的现象，档案管理创新和开发服务意识差。即便是存在着利用的情况，范围也是有限的，查阅的内部无非是简历、职称等，利用方式单一，不能充分发挥档案信息应有的价值，档案管理的服务水平低。

6.人事档案无法全面反映个人特点。人事档案应该真实记录个人的工作情况、个人工作履历和个人工作能力。人事档案记录了大量的个人信息，是考察和了解个人资料的重要依据，对开发和利用人才有着重大的意义。但目前的档案管理系统却不是这样的，依然存在着内容单一、信息缺乏的现象，对于职工个人的特点专长、心理素质方面的记录信息较少，不能突出个人特征，无法通过阅读档案，初步了解和准确定位人才，无法利用档案来选择人才。

二、提升人事人才档案管理工作的对策

1.提高开发人事档案的意识。人事档案管理工作的主体是档案工作人员，他们在整个管理工作中起主导和支配的作用。提高全体职工的档案开发和利用意识，首先要让大家普遍认识到，管理档案不，叉是保存好几张纸的问题，而是能够建立起有效的人力资源管理体系，完善档案资料，根据不同标准进行分类归档，这有利于开发和利用人才。人力资源管理部门的工作人员，应树立资源意识，及时地更新人资管理理念，去学习先进的管理模式和方法，主动地整理、分类、归档人事档案，为单位领导了解当前人资情况提供全面、准确的资料信息，为人事人才档案管理工作的提升奠定基础。

2.加强领导人事档案管理工作。提高对档案管理工作的认识，加强领导档案管理。单位领导管理层应高度重视档案管理工作，把其放在建设良好人才队伍的前端，并将其纳入到议事日程中。单位可恨据自身情况，组建档案管理领导小组，定期指导、检查档案管理工作，发现其中存在的问题，提出解决对策，并督促问题解决的进度，同时建立人事档案管理考核机制，定性定量地考核人事档案工作，对档案的管理实行动态式的，进一步推进人事人才档案管理工作的制度化、科学化建设。

3.对档案管理人员进行必要的再培训。随着社会发展对人才的需要越来越多样，档案的管理工作不再像以前那样简单，更多关注的是开发和利用档案，这种发展变化对管理人员的素质提出了更高的要求。对档案管理人员的再培训和再教育，是一项势在必行的工作，单位要重视档案管理队伍的建设，积极加大建设和管理力度，促进档案管理人员素质的提升，才能有效地利用好档案信息，发挥其应有的管理功效。

4.健全档案管理制度。人事档案管理工作比较琐碎和繁杂，如果没有一定的规章制度来规范，工作就会变得无章可循。各单位应结合自身实际需要和社会现实的发展要求，进一步完善各项档案管理规章制度，严格落实，并促进人事档案管理的制度化建设水平。人事档案管理人员应充分利用现代信息技术手段，对档案资料进行快速归档、整理，及时有效地阻止虚假档案信息的进入。单位应完善档案整理工作要求，促使档案的管理更加科学、全面、完整，为领导阶层考察提供真实、准确的个人信息。

5.创新档案管理模式。目前，计算机已普通得到了应用，而且信息技术被广泛运用在生活的方方面面。人事档案管理工作人员应研究开发适合自身的档案信息管理系统，不，叉能快速地搜集检索到符合条件的人才信息，还能从多个角度进行分析、评价。如果不能恨好地将计算机技术与人事档案管理进行有效结合，就会浪费资源，达不到效益的最大化。因此，档案管理人员应积极创新管理思路，探索管理新模式，加强计算机在人事档案管理系统中的应用，大大提高人力资源管理部门的工作效率和水平。

6.加强与人才服务机构的联系。单位人事部门应关注并加强与社会人才服务部门间的沟通，认真研究他们在新形势下如同进行人事档案管理工作的，并吸取和借鉴其经验。在本单位内部建立流动人员档案管理要求和收集制度，使各类流动人员的档案管理更符合要求，同时方便调取使用。

综上所述，人事制度改革的深入推行，给人才档案管理工作带来了挑战，加之当前档案管理工作中存在的一些问题，要求单位应抓住机遇，从制度和观念上进行更新，采取适合自身的措施，不断探索现代档案管理模式，逐步解决存在的问题，才能走出人事档案管理的困境。