浅析科研单位的供方管理

中国船舶重工集团公司第七一○研究所 尹旭岚

在市场经济的今天，社会分工逐渐细化，任何企业的生产经营活动，随着企业管理水平的提升，任何产品都不可能做到所有资源的自给自足。在科研和生产的各环节中，采购活动是一项必不可少的工作，贯穿于全过程。供方管理是采购控制的重要组成部分，对组织控制采购品的质量与成本起到直接作用，从而对最终产品的质量与成本有着重要的不可忽视的影响。对于高科技的科研军工行业而言，没有稳定的供应商就不可能有稳定的生产线。根据ISO 9001 2015要求，组织应确保外部提供的产品和服务符合规定要求[1]。适宜的供方管理还能有效的降低产品成本，增强企业竞争力，因此做好供方管理尤为重要。对于供方的确定与管理方式应用以下几个方面的要求。

1.质量问题

在企业的采购活动中，无论价格如何及售后服务如何，一定要将质量放在第一位。这不仅仅是对企业的生产成本进行考虑，更重要的对企业的生产质量，为企业的信誉做保障。外购产品的入所验收是一项十分重要的工作，但外购产品的质量控制不能只靠入所检验把关。有些要求必须在供方的生产过程中得到控制，考察内容包括基本情况和质量保证能力。供方基本情况包括企业概况、设备状况、检测手段等，质量保证能力包括企业的管理职责、工艺控制、文件管理、生产过程的质量控制、检验和检验状态控制，现场管理、包装储运等。有必要的需实地考察，对于重要的器件甚至可安排质量检验人员驻厂追踪验收，早年出差到某供方，看到航空系统就有常年驻供方的质量人员，这种深入到每个生产环节的质量验收，更加确保了产品的质量可靠性。

2.进度的保障

科研院所与供方的关系基本建立在合同的基础上，但在我们国家合同的执行力度不强普遍存在。在多年的工作中，供方在采购合同中承诺的交付结点是最容易成为问题的问题。合同一旦签订，特别是很多要前期付款的合同，主动权基本上由买方转入到供方。而有的供方根本没有意识到进度也是质量的一个部分的行为准则，不认真制定项目计划。在工作中我们常常遇到这样的供方，例如原本合同中签定一个月的货期，但在交货期到时，会因种种原因推迟交货，而面对这样的供方，我们除了不停的催货，甚至上门催货，似乎别无选择。这样陷入督促进度、催货的泥潭。由于进度问题，使得后续的入所检验与试验不能充分认真的展开，产生了直接与间接的质量隐患。所以在合格供方的考评里合同的执行力度，交货期也是非常重要的一项考评指标。

3.优选原则

所有供方应优选生产厂家直供，以生产厂家为供方，这样成本最低，有技术与质量问题也便于直接沟通。贸易单位，以选择一、二级经营单位为供方，尽量减小中意环节。供方选择要依据“先内后外 先企后商”的原则。尽可能选用国内生产厂家，次选国内经销商，最后考虑国外厂家和经销商。价格虽不是采购环节的绝对因素，但也是一个重要元素。同类产品不能只单单比较价格，质量，售后服务水平、是否可持续生产，都将作为考核的内容，性价比高的供方无疑是个好的选择对象。货源的可靠度，供方的供应能力和信誉情况是否有能力满足所需物料的品种、规格、数量以及在以往交易中的信誉情况及系统同行内的口碑均是参评因素。在结算方式上，优先选择结算方式灵活的供方，是否可延期或货到付款，甚至季度结算或年度结算。实践告诉我们，这样不仅可以有效的掌握在采购过程中的主动权同时也是供方实力的一个考证。在物流高度发达的今天，供方的服务除了是否能及时处理物料使用中的质量问题，甚至包括了代运输，代发运，运输方式是否合理。

4.动态的管理体系

合格供方的建立与考评是一个动态的循环过程，其目的是促进供方持续改进，持续稳定提供合格产品，保证配套物资的质量和进度。因此加强供方管理信息化建设，建立适用、量化、供方准入准出的动态评价体系是非常必要的。产品验收的批次合格率、提交产品合格率、订货合同履约率、交付后产品质量的稳定性、合同到货准时率、产品价格、服务水平等都将是合格供方信息化考核的内容。供方复核的方式，函调、去厂家现场复核都是不错的方式。在我所目前的供方淘汰管理要求中，批不合格率达25%，整改两次未通过的供方将被踢出合格供方名单，2年内未购买的准出。个人觉得这个批不合格率指标还应更严格点，出于有些定型装备生产的项目，2年未购买的准出，也可以建立备用供方体系里，方便随时生产时可纳入。对出现问题的合格供方的整改情况、纠正预防措施的有效性、后续持续改进的能力，也都是完善供方评价体系的标准。特别是当供方生产条件发生变时，影响到所供物料的性能时，供方应及时提供变化信息。之前我所在某次采购中，就发生过因合作供方生产器件的变更，而未及时更改物料型号的定单，导致供方单方面的上调价格而不被认可。对供应重要物料的供方，因更改生产器件导致物料功能改变的，除提供充分的书面证明材料外，还需经样品测试、试用，并出具相应的检测报告，样品合格后才可通知小批量的供货。在价格调整时，需出具改变器件的成本、测试的调价的有效依据方可涨价，而不是单方面的涨价且对应物料信息必需做出修改。

而我们现在的审核大多停留在对企业资质的审核，营业执照、各种证书、授权文本等。除了二次整改后批不合格将会踢出供方，对其年度绩效却没有一个考评体系，提交产品合格率，订货合同的履约率，合同准时履约率等都应有一个量化的概念，减少人为因素，以保证合格供方考评工作的客观性。

5.结束语

企业作为供应链中的真正管理者，企业和供应商双方必须从合作的精神出发，明确各自的目标和责任。企业与供方的良好合作交流，建立在合作互利的关系上。良好的合作使双方均能增强创造价值的能力，对供方的管理也并不意味着一味的索取。企业应本着互惠的原则处理好和谐的供需关系，提高组织竞争力。

[1]ISO 9001 2015质量管理体系要求[S].