新时期事业单位档案管理的创新思路与方法

马荣

[摘 要]在事业单位的发展过程中，档案管理工作是不可忽视的重要内容，做好事业单位的档案管理工作，不仅能够有效提高企业的管理服务水平，而且还是促进工作人员工作积极性的保证。对于事业单位来说，做好其必要的档案管理工作是重中之重。文章以新时期事业单位档案管理现状为切入点，对其管理工作提出必要的建设性创新思路，从而不断地促进我国事业单位的持续稳定发展。

[关键词]新时期；事业单位；档案管理；创新思路

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.181

新时期事业单位的档案管理工作应该摒弃传统单位中的管理思想，为事业单位后期的发展和规划提供全面详细的指导。基于此，我国事业单位要想做好其档案管理的创新工作，首先要从时代的发展眼光出发，全面提高管理人员的综合素质，改进档案管理的各项工作，最终为事业单位的稳定发展打下坚实的基础。

1 新时期事业单位档案管理的现状

1.1 事业单位不够重视档案管理，管理思想落后

从目前情况来看，在我国大部分的事业单位中，档案管理工作就是一项各种资料堆砌的过程。正因为事业单位对档案管理工作的不重视，一方面，不仅影响了工作人员的工作效率，而且查找和翻阅资料需要浪费太多的时间，在一定程度上又打击了工作人员的积极性；另一方面，档案管理缺乏必要的人力、物力等方面作为支撑，最终导致各种资料胡乱堆积的现象。不仅如此，在大多数的工作人员看来，整理档案就是一项机械的工作，以至于单位领导想要获取有价值的信息，还要亲自重新进行筛选，这足以见得员工档案管理工作的不规范性。另外，在事业单位的领导眼中，档案管理工作不仅要做到严格的保密，更要保证所有资料内容都能清晰，这样严格的工作要求，在一定程度上打击了工作人员的工作积极性，最终其档案管理观念难以实现创新性的突破和发展。

1.2 事业单位档案管理手段落后，业务基础偏低

目前情况下，在大部分的事业单位的档案管理过程中，不仅其管理设备落后，而且更是缺乏先进的管理手段，因此，很难满足新时期事业单位的档案管理工作的需求。另外，由于单位领导对档案管理工作的不重视，投入的资金较少，只是单纯开出一间极其简陋的库房作为档案管理室，再加上传统落后的管理方式，很大程度上限制了档案管理工作的创新性发展。不仅如此，在我国科技飞速发展的时代，各种先进技术不同涌现，但是对于事业单位的档案管理工作来说，其整理资料的方式还是传统手工整理方式，工作人员思维上的局限性，是造成事业单位档案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人员业务基础水平较低，员工在档案管理过程中，缺乏鉴定档案内容的能力，在工作人员的工作流程中，只是将档案进行保存，这样的工作模式，最终很大程度会导致档案的安全问题。

1.3 事业单位档案管理制度不完善，缺乏对信息的有效利用

在事业单位档案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多数的事业单位制度混乱现象时有发生，以至于员工整理档案时总有种无处下手的感觉。而造成这种局面具体还包括以下几方面内容。第一，事业单位的档案管理制度流于形式，执行效果差。比如说有些资料外借之后，管理人员做好了外借的相关工作，但是对档案的还档工作却不管不问，而且在小部分的工作人员心中，他们认为档案何时归还并不是属于自己的工作范围。第二，没有完善的管理制度作依托。简单来说，在档案管理工作过程中，不仅工作人员的责任划分并不明确，而且没有相应的奖罚制度，这些弊端都在一定程度上降低了工作人员的积极性。比如说在员工整理一些较为重要的档案资料时，为了不让自己担责任，员工之间就相互推卸责任，最终致使重要档案不仅没有很好地归纳整理，而且当领导审查工作时，又不能交出一个令领导满意的结果。第三，其档案管理制定未能把握时代发展的步伐，尤其是新时期下，随着信息量的不断增加，其旧时的管理制度需要进行改革，否则管理人员在短时间内很难对所有信息进行规整，从而就会造成各种错误的发生。

2 现阶段事业单位档案管理的创新思路

2.1 创新管理理念，提高事业单位对档案管理的重视程度

新时期下，为了我国事业单位的档案管理能够高效率工作，进行必要的管理理念创新是不可忽视的重要环节。首先，对于事业单位的领导来说，就要从各渠道出发，大力宣传档案管理工作的重要性，提高每一位工作人员对其的高度认知。除此之外，鼓励员工积极加入到建言献策的行列中，从而提出一些自己对档案管理工作的认识或是建议，在每一位员工都能积极参与到档案管理工作的同时，激发出员工工作的积极性。其次，提高单位领导对其档案管理工作的重视程度。作为单位领导首先要发现每一位员工的重要作用，对于管理过程中表现出色的人员提出表扬，努力营造良好的工作环境，而最终目的，是要让每一位员工都能在心中形成一个正确的理念：虽然作为普通员工，但是在事业单位的发展中，自己的绵薄之力也是一份重要的力量。这样，不仅使得每一位员工都能实现自身的价值，而且促进了事业单位的不断发展。最后，事业单位要想实现其档案管理工作的创新发展，还应该充分借鉴国际上成功创新的案例，以自身实际情况为基础，制定出适合自身发展的创新性管理理念。比如可以将目前的建档方式不断创新，从而建立相应的电子档案，不仅方便工作人员进行查阅，而且还能避免纸质档案容易破损丢失的弊端。

2.2 加大资金投入，引进先进的管理手段

事业单位在进行档案管理工作过程中，各部门的相互协作是重要的力量。因此，为了促使每个部门中的每一位员工都能参与到档案的管理工作中，政府等有关部门可以通过多种途径，加大档案管理的资金投入力度。有了充足的资金作支撑，事业单位不仅可以引进先进的管理设备，而且还能让每一位员工都能参与到实践活动中，从而为做好全面的档案管理创新工作打下坚实的基础。基于此，为了更好地进行档案管理的创新发展，首先就要做好工具的創新，简单来说，就是要求工作人员充分利用好计算机技术，提高自身的实践操作能力，在进行档案管理工作中，能够高效率地完成工作。其次，借助多种管理手段方式。简单来说，对于档案级别较高的资料内容，必须经过工作人员的多次核查后进行归档，而较低级别且重复利用性较小的档案资料，则可以建立电子文档进行保存，但是对于极其重要的文档来说，必须先反复核实，然后做好相应的电子以及手动备份，而为了后期文档的鉴定，最好是安排专人负责该类型文档。最后，在做好档案管理的保密性工作的同时，还应该做到对档案信息资源的开发利用。充分利用好计算机网络技术，以事业单位档案管理工作为基础，不断地总结其管理经验，最终使信息有其准确性和真实性的保证。

3 结 论

简单来说，企业要想长期稳定地发展，做好必要的档案管理工作是重中之重。因此，为了事业单位的档案管理工作，首先对于单位中的每一位员工来说，就要对其形成高度的重视，在进行实际的管理过程中，用创新性的工作思路来管理，促使事业单位的档案管理工作能够符合新时代的发展需求。当然，事业单位档案管理的创新发展过程并不是一蹴而就的，这也就要求单位领导和职工们能够坚持不懈地加以努力实践，做好本职工作，为社会的不断发展贡献出一份绵薄之力。

参考文献：

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