房产档案管理的数字化技术研究

张燕

【摘要】近年来，随着市场经济和数字化技术的迅猛发展，科技的进步无疑为我们提供了更好的档案管理平台，而传统的房产档案管理方式多以人工为主，通过档案查阅、人工录入等，不仅耗时耗力，而且错误率极高，并且过多运用纸张表格，不利于无纸化办公的推行。本文将主要通过分析现阶段档案管理的弊端和推行数字化的必要性，针对房产档案管理的数字化技术应用进行详细的阐述。

【关键词】房产;档案管理;数字化;应用

电子文件的概念，学界早在90年代都开始研究了，主导人物也就是如今档案学的领军人物冯大师太，时至今日，电子文件的研究一直没有断过。国家层面上也出台了相关标准和战略规划，目前正在大搞纸质档案数字化工作，实行双套制保存，即纸质一套，数字化一套。档案管理的主要特点就是具有原始记录性，所有的工作都是围绕保持档案的原始记录性进行的。

一、房产档案管理现状及弊端

在房地产企业的档案管理工作体系中，档案是由各部门自行初步整理后再移交档案室的，卷宗是以某一个项目为单位的，档案室要做的工作是根据各部门的职能将档案排序，再按要求存放，汇总了一个项目的全部资料文件。在项目完成后制成卷宗，然后放到档案架上保存。档案室的另一项工作就是录入案卷，还有就是为职工查阅档案时提供服务，以及一些日常维护工作。

档案管理的出发点和目的地是人，所以其管理也要遵循以人为本。房产档案主要是收集和整理房屋建筑资料、客户信息、施工情况等，对于保密性和安全性有着极高的要求。传统房产档案管理系统是通过手工填表丰富信息，提交纸质资料，集中留存在档案室，不仅在档案的制作过程中耗费了巨大的人力物力财力，更是在以后的档案查找和调出中存在着不小的阻碍。另外，繁复的人工性质工作，大大增加了错误率，在后期的查阅和修正档案中，难以改正。最后，传统的房产档案管理系统大多以纸张为记录媒介，以笔为主要工具，存在着浪费现象。

二、房产档案管理推行数字化技术的必要性

房产档案管理推行数字化科技术，一方面，有效节约了时间，提升了效率。后台管理员取代了档案室管理员，减少工作压力，提升工作效率，只要进行后台数据的维护和网站的更新就能轻松完成工作;查阅和调档时只需要轻松地输入关键字进行查询即可，不需要再面对混乱繁杂的纸质文件，重复单调进行整理性工作。另一方面，有利于降低档案资料的错误率。众所周知，传统的管理系统以人工录入为主，很可能几个人进行所有的资料录入，高强度的工作压力和繁重的工作内容使得出现错误的几率大大增加。数字化技术有利于减少这种错误率，通过自主上传并填写资料的方式进行档案收集，然后保存提交，系统可以自动提示有可能不妥的地方，可以选择直接提交或进行二次修改，最后统一汇总到后台，按项目、年份、参与人员等进行树状保存，准确率得到了大大提升。

三、房产档案管理的数字化技术应用

（一）建立安全可靠的大数据库。作为房产企业的档案管理部门，汇集存放了大量的工程项目、客户信息、施工进展等资料，因此首先需要保证的就是信息的安全性，其次由于涉及人数众多、资料繁重，因此对于数据库的稳定性和内存要求颇高。建议使用甲骨文公司的关系数据库管理系统——Oracle数据库，是一款效率高、可靠性强的数据库。

（二）提高档案管理人员的素质。古语有云：“学如逆水行舟，不进则退。”这不仅要求我们在青少年阶段坚持学无止境勇攀高峰，更是为工作生活指明了发展方向——要不断地实现自我充实。因此，在实际的房产档案管理工作当中，对于工作人员的集中培训就显得尤为重要。一方面，可以进行定期的知识讲座和学习交流座谈会，把自身在工作中遇到的难点、重点问题讲出来，发挥集体的智慧共同解决;另一方面，可以开办短期教学班，通过短暂的脱产学习，对房产工程和档案管理具体办法都有一个更深的了解，这样在投入到实际的工作中才能实现“理论指导实践”，为档案管理工作带来更多的活力与生机。

（三）推行具体的档案管理细则。房产大致可以分为文书档案和资料两部分。集团公司就每个子公司分配个全宗，单个公司一个全宗就可以，每个全宗分配一个全宗号。同时建立文书档案分类保管期限表，结合国家档案局以及本行业的规范编制《文书档案分类期限表》，按照“永久，30年，10年”的保管期限标定每种材料归档后的保管期限。一般情况下，定期会议记录和纪要、公司大事记、花名册、重要合同、重要规章制度、人事任免、调动、晋升、离退休类作為永久保存;项目立项批复、业务往来文件、一般重要性合同、制度等文件为30年;其他需保留一段时间的非重要文件为10年。三个期限，最终是三张目录，每个目录分配一个目录号。

（四）优化房产档案的系统设计。根目录下每个项目或者业主分配一个文件夹，再按照视频或者文件的形式区分子集。还可以用Excel的统计透视功能完成信息统计筛选，提升对信息的统筹规划能力。系统设计要遵从简单明了的原则，以便捷服务为主要目标，实现网络快捷化。同时，注重系统布局与内容的结合，例如，将指引界面放在最显而易见的位置，将联络电话放在网页底部;注重设计中色彩的搭配，以柔和的暖色调为主，既保证护眼功能，又令整体效果看起来轻快明朗。

四、结束语

有了数码相机和取用方便的电子照片，仍然有很多人愿意把好的照片洗印出来，更不要讲面临着更高原始记录性要求的档案了，因此我们不难发现，档案管理不只是技术上和制度上的问题，究其本质还是由于数字化技术的发展不够成熟，人们的传统思想观念根深蒂固，因此我们在进行房产档案管理的数字化技术研究时，更应该将关注点放到技术革新上来。