人事档案管理工作中的常见问题和解析

邱银燕

【摘要】目前，人事档案管理的重要性越来越明显，它不仅是个人信息的载体，也是企事业单位管理工作落实有序的重要体现。本文阐述了人事档案管理工作的意义，分析了现阶段我国企事业单位档案管理存在的问题，并就完善人事档案管理工作给出相关建议。

【关键词】人事档案管理;常见问题;措施

档案不仅记录了一个人的“三龄二历”（即出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位和简历），还可以体现家庭成员、主要社会关系以及个人品德素养等，具备一定的法律效应，是企事业单位人力资源管理中不可或缺的重要项目。也是员工职称评聘、提拔等的有力依据，因此人事档案的管理工作显得十分重要。

一、人事档案管理工作的意义

探讨人事档案管理工作的重要性可以从两个方面进行：首先，档案是企事业单位了解人才信息的重要所在，通过对人才的工作经验、历程等信息进行考量，使单位能够量才而用。尤其是干部的任前档案审核，可以了解其历史情况，才能较为全面地了解干部。其次，就员工来说，档案承载了个人的原始记录证明，并且具备较强的法律作用，不仅是个人升职的有力依托，也为办理各类社会保险提供可靠依据。

二、人事档案管理工作存在的问题

人事档案的信息内容十分重要，其相应的管理工作应该得到足够重视。但是结合现状来看，很多企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理人员缺乏责任意识，人事档案管理隐患、弊病较多，管理观念过于传统，档案管理信息化建设水平有待提升，导致档案在使用过程中达不到应有要求。

（一）不标准现象居多。首先，设施问题。档案环境狭小、潮湿、配套设备不完善等现象较多，档案盒金属生锈的现象十分常见。有些单位甚至档案库房面积都无法保证，使得档案管理难上加难。其次，档案材料收集归档问题。许多工作人员了解档案的重要性，也知道档案需要分类管理，但实际上依然没有做到及时归档，甚至于材料形成部门未及时将材料制作完成。

（二）信息化程度低。总体来看，档案管理信息化程度低是不争的事实。有些企事业单位虽然引进了计算机设备和配套设施，但是基于人员、意识、技术等因素，信息化档案服务始终没有得到更好的落实。实际调查得知，企事业单位现有的档案管理人员严重匮乏，其中兼职人员占据了大多数，并且业务能力和专业素质比较欠缺，档案现代化管理流于形式，工作成效也不如人意。

（三）人员素质有待提升。由于档案管理人员大多数为兼职人员，或者管理人员变动频繁，档案管理人员对档案缺乏足够认识，归档不及时、档案杂乱无序的现象并不少见;同时，材料形成部门的工作人员素质也对档案质量有的很大影响。因为工作交接问题，时常导致材料形成部门的新经办人员不了解归档范围，需要归档的材料未及时归档。

三、人事档案管理工作的优化措施

（一）加速档案管理信息化体系构建。随着档案管理规模的不断扩大，档案信息量陡增，企事业单位档案管理的局限性一一暴露出来，因此，有必要推行档案管理信息化，利用现代化信息设备进行辅助办公。基于计算机强大的运算、存储等功能，可以使企事业单位档案管理更加系统性、全面性。同时，在信息化设备出色的转换作用下，档案中的一些图片和视频可以转化成数据，让数据、纸张两种档案共同管理。此外，人事档案管理需要与网络技术有机结合，相关人员要掌握有关技能加强档案创新管理，确保人事档案管理具备一定的外延性。总之，信息化管理确保了档案的真实性，加强了工作效率。

（二）推行追究责任制。追究责任制是加强档案管理的一项措施，其目的就是要确保档案的完整性和准确度。一方面，人事档案一般不外借。确实需要查借閱的，查借阅人员必须两人以上，并且是中共党员和正式干部。查借阅人员必须出示查借阅审批表和本人的有效工作证件。另一方面，加强企事业单位各部门之间的协作统一。建立档案材料收集网络，明确材料相关部门，明确各部门具体经办人员，罗列重要收集时间节点和相应要求。档案管理人员要注意经常与材料形成部门保持联系，积极宣传收集人事档案材料的意义和要求。使得收集工作常态化。

（三）提高人员素质。企事业单位干部而言，必须加速构建档案管理人才培养机制，重点挑选那些责任心强、踏实勤劳、工作严谨的工作人员，并指派党员负责档案管理监督。管理人员素质问题可以从两方面来看：首先，企事业单位档案人员应改变传统观念，积极主动参加各类培训学习再教育活动，让他们对档案管理重视起来，同时借鉴国内外先进的档案管理体制，学习先进技术，加强档案鉴别能力，只有重视档案管理工作才能发挥出应有的管理效率。其次，针对专业档案管理人员和非专业人员，确保他们的每日任务量，并依照职责、表现、态度等因素落实绩效工资制度。此外，建立档案管理激励机制。因为人事档案管理工作岗位的特殊性，档案管理人员相对其他行政管理人员而言，参评各类奖项的机会较少。建议对于档案管理人员，分别开设不同的管理奖评活动，给予优秀员工物质精神双重奖励，消极怠工者依照规定处罚。

四、结束语

总而言之，人事档案是企事业单位认知人才、熟悉员工的理论依据，与人力资源业务息息相关，所以档案管理质量的重要性不言而喻。档案管理效率的提升并非一朝一夕的事，还望有关人员给予足够重视，加强业务能力，构建信息化途径，为企事业单位发展提供重要保障。

【参考文献】

[1]关莉.人事档案管理若干问题的思考[J].人力资源管理， 2016（2）：171.

[2]郭婷婷.现代人事档案管理存在的问题及解决问题的对策[J].东方企业文化，2015，5（23）：54.