医院文书档案管理流程优化和信息化思考

周敏

【摘要】加强优化管理流程并积极融入信息化技术，有利于提高医院文书档案的管理效率，还能实现文书档案使用、储存的信息化，大大提高了医院相关人员工作的效率。文章分析了该类档案的流程优化和信息化管理，以期为医院有需求的人提供参考。

【关键词】医院;文书档案;管理流程;信息化

随着医院收治的患者数量不断增多，医院各类档案的管理难度也急剧上升，特别是对于文书档案的管理，必须加强其优化设计，并积极借助信息化技术提升管理效率。传统的管理模式难以将医院各部门的关键数据进行准确地分类、储存，而其他部门在需要的时候无法及时在电脑上获得数据信息，导致档案的使用效率大大降低。通过融入信息技术不断优化其管理流程，能够有效弥补传统管理中的不足，提高文书档案资源的利用率。

一、文书档案的管理流程优化与设计分析

（一）分析文书档案管理的现状。1.管理者专业素养不足：通常情况下，医院的文书档案是由办公室主任或者科员等兼任管理人员，这些人员在医学方面的专业性不用多說，但是在管理档案这个方面可能缺乏专业的培训与学习，导致管理效率不高。在其管理中，部分没有太大价值的普通档案也被当作重要文件进行归档处理，而不同时期的管理者对文书档案的分类、整理等均存在一定差别，导致档案管理无法形成统一。2.管理效率受到制约：在医院中存在这样的现象，很少对文书档案配备专职的管理人员，即便分配了人员，也常常因为流动性大或者身兼多职等因素影响了管理效率。另外，传统的纸质档案加大了管理人员的工作量，从而对归档效率造成制约。3.档案的利用率非常低：医院虽然已经在病历、办公等管理中积极融入了信息技术，但是在文书档案的管理方面并没有实现信息化、数字化管理，导致档案的查找不便且耗时，从而影响其利用率。

（二）设计管理流程。1.设置归档流程的执行角色。在信息化档案管理系统当中，将医院的档案部门设置为执行归档流程的角色。2.设计核心业务。在文书档案的管理中，归档处理是其核心业务。所以，根据信息化管理的要求将其流程设计如下：一是管理人员收到文件以后将其转换为电子传阅单、归档索引单，然后再开展信息化的文档处理。二是将数字化的文书档案提交给上级部门领导进行批示。三是经过领导授权后，相关人员方能对文书档案进行查阅处理。四是档案管理部门的负责人员要借助信息技术不断对档案的索引条目进行完善，对作废的文档进行标识，对有效文档进行备份与归档处理等。3.设置档案管理部门的业务流程。要想使核心业务的流程得到高效运行，管理者还需对档案管理部门的职责、职能进行明确，并对归档的文件合理性、规范性等进行检查，确定准确无误后才能归档，以确保文书档案的真实性、完整性。

（三）优化管理流程。1.管理者与医院领导均需加强优化的意识，首先提升医院高层领导及文书档案管理者的优化意识，然后双方共同参与到档案管理流程的优化当中，明确管理部门工作人员的职责范围。同时管理者还需要借助优化管理流程对相关人员的工作情况进行直接监督，其中包括档案的入库、查询、利用以及原文电子化处理等，从而提升医院文书档案管理效率及其服务质量，使医院档案管理工作水平得到整体提升。2.整个管理部门的所有工作人员均需要共同参与到优化档案的工作中，在每一个优化流程的环节中，明确各工作人员的职责与目标，并且将责任落实到个人，从而强化整个部门人员认真、负责的意识，使得档案资源在医院各部门传阅时能够得到更好的管理与控制。3.文书档案的管理者要及时对其他工作人员加强指导，作为优化管理流程的主要决策者与执行者，首先就要加强相关人员的专业培训，帮助每一名工作人员了解、掌握优化管理流程的意义与目的，明白其中的操作方法。另外，在实际操作中一旦出现任何问题，管理者要及时进行协调、解决，并且对优化工作中可能出现的问题进行提前预估，便于及时采取有效措施进行解决，这样既可以加快优化速度，还能清楚档案归档的进度，大大降低了文书档案的管理难度。

二、分析文书档案的信息化管理

（一）信息化管理的价值。1.促进文书档案整体管理水平的进一步提升：通过在管理中积极运用信息技术，使档案收编、转交、归档、运用以及统计等工作信息化，并且还能根据档案类型制定不同的管理模式与规则，使得文书档案的整个管理水平大幅度提高。2.有利于强化医院的信息化建设：在医院的日常管理工作中，文书档案的管理属于重要的内容之一，通过在该类档案的管理中积极投入信息技术，也是医院整体信息化管理的重要前提。建立信息化文书档案的管理平台并积极使用信息网络技术，有利于合理安排、规划档案工作，从而实现医院各部门之间的信息化管理，促进医院整体管理效率的进一步提高。3.提升文书档案的管理效率及质量：通过先进的信息化手段辅助文书档案的一些管理操作，能够优化其管理环节，降低管理的难度以及工作量，通过信息化的管理模式能够实现文书档案的网络化分类、登记、上架，从而提高管理质量与效率。

（二）文书档案的信息化管理措施。1.数据信息化。医院的文书档案管理往往涉及大量繁杂的数据，经过信息技术能够使得传统管理性质转换为数字化管理的形式，本质就是把有形的纸质档案变更为电子数据信息，有利于降低管理部门人力、物力、财力等资源，同时又能避免人工管理造成的错误，还提高了管理便捷性，即便是年代久远的文书档案，也能够在信息管理系统中得到永久的保存。2.档案安全的信息化。文书档案的管理具备了原始性这一特点，要求管理过程中不得随意更改其中的信息内容，使其能与最初保持一致，因此，在开展信息化管理的过程中，强化其安全信息化十分必要。在实际管理中，工作人员可以对管理系统设置权限，并且设置口令或者密码等确保档案的安全性。另外，还可以通过信息技术来设置防火墙，或者通过身份认证、加强密钥等管理措施提高其安全性，避免医院的文书档案系统遭受病毒侵袭或者黑客入侵;与此同时，管理人员也要强化自身的安全意识，尽可能通过多种途径保障文书档案的安全管理。3.人才信息化。人才信息化指的是档案管理工作人员务必学习更多先进的网络信息技术，具备极强的计算机处理能力，提高相关内容的操作技能等，使得整个文书档案的管理更加规范、标准。在以往文书档案的传统管理中，管理程序皆由人工操作所设计，这样一来难免会出现数据登记错误的问题，所以常常出现用户查询时无法获得真实有效的信息。积极借助信息化技术设置职位管理后，能够实现文书收录、登记、分类、归档以及查询等信息化，避免出现错误的同时又能节约工作人员的时间，大幅度提高档案数据完整性、准确性以及有效性。

三、结束语

总而言之，随着医院的进一步发展，其文书档案的管理工作也越来越繁杂，传统的管理模式耗时、耗力，且难以保障档案内容的安全性与准确性。但是积极借助信息技术不断优化其管理流程后，能够实现管理流程的简化，并且通过一系列的信息化措施，全面提升文书档案的管理效率。

【参考文献】

[1]李静.我国医院文书档案管理的现状和改进[J].上海第二工业大学学报，2017，34（02）：151-155.

[2]李桂萍.新时期医院文书档案管理工作办法研究进展[J].实用心脑肺血管病杂志，2017，25（S1）：219-221.