新时期加强企业档案鉴定工作必要性探讨

刘宁宇

【摘要】在企业档案信息化进程中，档案数据库建设是企业档案信息化建设的核心内容，而档案鉴定工作是决定档案数据库质量优、劣的关键因素。本文从新时期加强企业档案鉴定工作的必要性、企业档案鉴定工作中存在的主要问题、做好企业档案鉴定工作应采取的对策3个方面试对此问题进行探讨。

【关键词】企业档案;鉴定工作;必要性

档案资源信息化是适应新时期发展，深度利用档案资源的必然选择。在传输技术和存贮技术飞速发展的今天，企业档案管理对象正在从传统的以纸质载体形式為主的档案向以“机读档案”为代表的适宜于计算机和网络等现代信息技术处理和管理的载体形式转变。档案管理的对象更多的体现为存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息，而该信息的获取不外乎两种途径：一方面是对库藏纸质档案的数字化处理，另一方面是对利用办公软件直接形成的电子文件的接收。而这两种不同来源的信息最终是否能转变为档案数据库中的“一分子”，决定它们“存、毁”命运的正是档案鉴定工作。由此可见，随着企业档案数字化工作的不断推进，档案鉴定工作的任务将更加艰巨，而档案的特性决定档案人员必须在文件的源头和文件生命的全程展开鉴定工作，因此，信息化背景下的企业档案鉴定工作不但不应被弱化，反而应逐渐成为企业档案工作的重心。

一、信息化背景下加强企业档案鉴定工作的必要性

企业档案鉴定工作是企业档案管理工作的重要组成部分，是对企业在社会活动中形成的庞杂文件进行存精去冗的一种手段，是依据相关标准对文件精炼、优化的过程。

（一）对企业档案鉴定工作的理解。档案鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定工作是在档案管理不同阶段依次分别展开的。通常划分为初始鉴定、归档鉴定和期满鉴定。初始鉴定是指各单位拟办人对办结完毕的文件进行初步的鉴定。归档鉴定是指档案人员对文件材料保存价值的鉴定和对归档文件材料的准确性、完整性、系统性的鉴定。期满鉴定是指建立专门的鉴定委员会对保管到期档案再次进行鉴定，鉴别对其是要剔除销毁，还是延长保管期限的鉴定。档案鉴定直接决定档案的存毁，是档案管理中最重要、难度最大的工作。

（二）企业档案鉴定工作贯穿了从档案生成到销毁的整个档案运动过程。档案鉴定就是在文件的形成使用期对其进行监控和预选，在规定的归档“界点”对其进行甄别审查，对文件的潜在效用和未来价值做出判断并在此基础上做出存与毁的决定。依据归档范围和相关标准将文件收集之后，经过归档鉴定文件才能成为档案;在档案整理工作中，需要按照鉴定标准区分不同价值的文件，对其真实性、原始性、完整性进行鉴别，划分不同保管期限，在此基础上按照档案整理的工作程序进行分类组合和排序的系统化整理;在编研、保管、开发利用等工作环节中也渗入了鉴定工作;档案的保管期满之后是续存还是剔除销毁也要通过鉴定。所以说鉴定工作贯穿了从档案生成到销毁的整个档案运动过程，是文件转存为档案以及对失效档案进行处置的必要手段。

（三）为适应信息时代数字化工作的要求，必须强化企业档案鉴定工作。在企业档案信息资源数字化、网络化进程中，核心的部分是档案数据库的建设。在档案数据库建设中，一方面是对库藏纸质档案的数字化处理，即利用扫描设备对库存档案数字化。在实际工作中，大部分企业的纸质档案库存数量很庞大，而且随着时间的推移，其保存价值也发生了变化，哪些档案可以优先扫描，哪些档案己没有扫描的意义，能够给出满意答复的只有档案鉴定工作。另一方面是对利用办公软件直接形成的电子文件的接收。电子文件由于其具有动态性、易逝性，必须在文件形成之初确定是否需要归档保存，因此，在电子文件管理中，鉴定工作的位置前移至电子信息系统的源头，成为首要环节。由于电子文件的动态性，在电子文件的制作、使用和信息汇集整理过程中必须进行全程监控。以维护电子文件的原生性、真实性和完整性。这样，鉴定就成为贯穿电子文件管理和归档工作的核心。

综上所述，不难发现，伴随着信息时代的到来，纸质文件与电子文件“双轨”运作己成为档案工作的新模式，这对企业档案鉴定工作提出了更高要求，企业档案鉴定工作的任务将更加艰巨。因此，企业档案鉴定工作必须得到加强。

二、信息化背景下企业档案鉴定工作中存在的主要问题

当前很多企业的档案鉴定工作不能够满足信息时代对企业档案发展提出的要求，使得档案鉴定工作已经成为档案管理工作中的一个难点与薄弱环节，导致这种情况出现的原因是多方面的：

（一）企业档案人员对鉴定工作的理解不全面，对鉴定工作的重要性认识不足，没有把鉴定工作列入发展规划和工作计划。在每年的档案工作计划中，常见的是各门类的归档计划、编研计划，却鲜少出现销毁鉴定的“身影”，这与档案人员对鉴定工作的理解不全面、对鉴定工作的重要性认识不足有相当大的关系。有的认为己经做了归档鉴定，搞不搞销毁鉴定无关紧要;有的认为销毁鉴定难度大、责任重，把档案放在库房里最安全……。类似的种种错误认识，直接影响到档案鉴定工作的开展。另外，广大档案人员对电子文件的鉴定工作普遍认识不足，存在一定畏难情绪。电子文件具有的动态性、非直读性使它与传统的纸质档案的鉴定工作大相径庭。面对新生事物，广大档案人员无论在思想认识上还是在技术准备上，与当前信息化的要求还有一定差距，难以跟上信息时代发展要求。

（二）绝大多数企业档案部门没有鉴定工作常设机构和鉴定专职人员，没有开展正常的档案鉴定工作，致使档案数量急剧增长，给档案信息化、数字化工作带来压力。由于档案工作在企业普遍不受重视，绝大多数企业档案部门没有鉴定工作常设机构和鉴定专职人员。大部分企业的档案鉴定工作开展得比较“随意”，通常在必须对某些档案进行鉴定时，才会临时组织鉴定小组对档案进行鉴定。这样临时组织的鉴定小组一般缺乏力度，难以适应档案鉴定工作的需要。档案鉴定工作责任重、风险大、程序复杂，必须有组织、有领导地进行。由于企业档案鉴定工作长期没有鉴定工作常设机构和鉴定专职人员，企业档案管理部门难以组织有效的档案鉴定，致使大量超过保管期限的档案滞留库房，加重了档案人员的日常工作负担，严重影响了企业档案的信息化、数字化进程。

（三）档案鉴定工作对档案人员的素质要求较高，而企业档案人员很少有机会接受到相关培训，普遍对档案鉴定工作感到力不从心，直接影响企业档案鉴定工作的开展。档案鉴定工作是对文件流程进行监督控制的一种手段，它要对文件中具有保存价值的文件和不具有保存价值的文件进行分流，以实现对失去效用文件的淘汰和档案的选留。因此，档案鉴定工作具有较强的专业性。档案鉴定人员只有具备扎实的档案专业功底，才能对纷繁复杂的档案作出全面的、准确的甄别和判断。企业档案种类繁多、专业性较强，对鉴定人员素质要求较高。企业档案人员业务素质参差不齐，又较少有机会接受到相关培训，大部分档案人员无法完成档案鉴定工作。

总之，鉴定是文件转为档案的关键，是对失效档案进行处置的唯一手段。面对信息化的时代要求，企业档案人员必须认清形势，勇于接受挑战，抓住机遇，积极探索新时期做好档案鉴定工作的思路、方法。

三、信息化背景下做好企業档案鉴定工作应采取的对策

在档案信息化进程中，档案数据库建设是企业档案信息化建设的核心，而档案鉴定工作是决定档案数据库质量优、劣的关键因素。因此，企业档案人员必须努力做好企业档案鉴定工作，保证企业档案数据库的成功建设。

（一）加大宣传，更新观念，提高认识，把企业档案鉴定工作列入企业档案发展规划和工作计划，实行档案鉴定工作制度化、程序化。企业档案鉴定工作是企业档案管理工作中不可缺少的重要环节，直接影响档案质量和管理效益。尤其是人们越来越多地使用电子文件记录信息并通过网络传输信息的今天，档案工作者更要对鉴定的意义与地位有正确的认识。要把企业档案鉴定工作列入档案工作计划，纳入日常工作程序。建立档案鉴定工作制度，对档案形成阶段的初始鉴定监管和按期归档鉴定要认真做，档案的后续复查鉴定和到期档案鉴定也要定期进行。要根据各类库存档案的到期情况，确定需要鉴定的范围，分批分期按程序进行鉴定。

（二）成立档案鉴定领导小组，建立完善有效的档案鉴定制度和操作规程，严明责任，层层把关，确保档案鉴定工作的科学性、准确性。企业应由主管领导、档案人员、专业技术专家组成鉴定组，负责本单位档案鉴定及销毁的最终审定，具体实施工作由档案部门和与档案工作有关的职能部门共同承担。档案鉴定工作是一项复杂的专业工作，在组织和人员上应相对固定，鉴定人员应当是经过资格审查的专家，进行档案鉴定审批的负责人也应当经过鉴定专业知识培训。对鉴定工作组织和程序以及审批手续、鉴定人员的职责、职权等应当有明文规定，避免随意性，以使这项工作纳入正轨，避免因档案库存良莠不分而导致管理浪费。

（三）档案鉴定工作的好坏、质量的高低最主要取决于鉴定人员的专业水平和工作责任心，因此，培养高素质的鉴定人才是企业档案鉴定工作的重心。档案鉴定的主要目的是要在文件中选取档案，对其使用价值进行评价，然后依据相关标准预测其保存价值，对文件的去留作决策和处置，换言之，档案鉴定就是档案人员对文件价值的识别和选择的工作，因此要求从事这项工作的人要有较高的文化素质和相关专业知识。档案鉴定人员一定要具备强烈的责任心和严谨的工作态度，熟练掌握档案鉴定标准和专业知识，严格遵守档案鉴定工作制度。可采用多种形式，通过多种途径，加强档案鉴定理论的研究学习，提高档案人员的鉴定工作业务水平。

美国档案学家莫斯说：“鉴定是档案工作整个系列决定中第一个关键性决定，是所有决定得以产生的基础”。在信息化背景下，企业档案鉴定工作的重要性更是得到了突显。信息技术的广泛应用，使企业的生产经营信息越来越依赖网络的获取。档案作为一种特殊的信息资源，只有尽快实现“信息数字化、管理网络化”，才能在企业发展过程中发挥越来越重要的作用，从而实现企业档案应有的价值。