办公室文秘工作质量及水平提升方式研究

姚祖京

【摘要】办公室是企业的重要组成部门，是相关人员开展工作时的重要场所;文秘人员的主要工作是协调、服务企业和相关人员，办公室的办事效率和质量水平提升是一个企业良好发展的前提。因此，本文针对办公室文秘工作质量及水平提升进行研究，提出相关对策，使办公室文秘人员更好地为企业服务。

【关键词】办公室;文秘人员;工作质量;水平提升

每个单位机构的办公室都处于企业的核心位置，其工作任务繁重，不仅要把领导的命令、要求对基层工作人员进行传达，还要对基层工作人员的基本情况进行了解报告给上层领导，具备良好的沟通能力，及时冷静对突发状况进行汇报处理解决，对主要的工作人员任务进行布置，保证工作人员的工作质量和水平，为企业的运营起到积极作用，给企业创造利益条件，促进企业的稳定发展。

一、办公室文秘工作的意义

办公室文秘工作质量及水平提升对企业的发展有重要意义。由于办公室处于整个单位机构的核心地位，为所有工作人员布置任务和提出要求，无论是上级领导人员还是基层工作人员，都要按照办公室的任务和要求工作。所以办公室文秘人员要具备强大的沟通交流能力，对各个环节的工作都要了解具体情况，对工作中出现的问题采取冷静的态度进行解决，更好的为办公室服务工作。所以对办公室文秘人员的工作质量和水平提升有很大要求。文秘人员在工作中要以严谨的态度对待工作事物，具有极高的道德素质，遵守办公室的相关规章制度，不断提高自身的道德素质，保证工作质量和效率。根据上层领导下达的任务和要求，及时合理安排行程，制定好解决方案，通过与基层工作人员的积极沟通，使单位机构的工作流程更为科学合理规范，所以应切实提高办公室文秘人员的工作质量和水平，实现单位机构良好发展的目标。

二、办公室文秘素质的提高方法

（一）以企业利益为重。办公室文秘工作的主旨是要以单位机构的利益为重点，所有工作的布置与实施都要围绕此重点展开，将企业的利益放在第一位，既要承受住各部门工作施加的压力，还要积极面对工作中的挫折，以企业利益为重点展开工作。

（二）遵守公司规章制度。每个单位企业都有自身的规章制度，遵守公司规章制度是办公室文秘工作的前提条件。虽然办公室文秘的工作任务巨大，但是一定要合理规划好自己的时间行程，不可迟到早退，避免在工作中出现不必要的失误，对公司利益造成伤害。同时，文秘工作人员还要充分利用空闲时间，将手头的资料进行整理，提高工作效率。

（三）积极参加知识技术培訓。随着我国经济的不断发展，企业的工作模式也要不断进行调整改变，以满足社会发展对企业的需求。办公室作为企业的中心，对引进的新模式进行透彻了解，更高效地投入到新的工作模式，加强企业在社会上的竞争力。作为办公室文秘人员，要积极参与文秘工作的知识、技能培训，满足新时代发展对文秘人员的要求，对先进的办公技术进行了解掌握，拓宽自己解决问题的思路，提高解决问题的效率。

（四）每天制定工作计划。办公室文秘人员每天都会接到不同的工作内容，工作任务量大，内容繁重，为了避免在工作中出现失误现象，办公室文秘人员要及时对工作内容进行分类记录，面对突发任务，及时进行解决处理，避免由于自身原因对企业利益造成影响。同时，文秘工作人员还要对每个工作的工作价值进行分析，围绕公司的总体利益展开，对于重大火急的事件优先处理，工作过程中要保持理性不能掺杂个人情感。只有仔细制定好每天的工作内容，有条不紊对问题一一进行处理，才能更好、更有效完成文秘工作，提高办事效率，促进公司的稳定发展。

三、企业对提高文秘工作质量水平的策略

（一）确定合理的文秘人数。在办公室工作过程中，文秘人员需要处理工作事务的范围广泛而且复杂繁重，太少的工作人员无法及时完成工作目标，太多的工作人员则会降低工作效率，所以企业要对办公室每天任务量进行评估，科学合理安排文秘工作人员的数量，确保每一位人才都能最大限度发挥自己的优势，做到对人才合理利用不浪费。

（二）对文秘人员定期进行培训。虽然办公室文秘工作难度不高，但对于专业技能的掌握还是有很高的要求。单位机关要定期组织文秘工作人员的相关知识技能培训，加强文秘工作人员的工作质量和水平。由于我国社会科技信息在不断发展，文秘工作人员的思想和技能都要不断进行完善提高更新，跟上社会发展的步伐，提高工作效率，保证企业高效发展。

（三）设置奖罚制度。对办公室文秘工作人员设置奖罚制度，不仅可以带动工作人员的工作积极性，还能提高竞争意识，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任务。通过奖罚制度的设立，使文秘工作人员在工作过程中不断完善自我，对比工作质量和效率的高低，进行评估赏罚。企业设置的奖罚制度必须具有合理公平性，随着企业的不断发展，要及时对奖罚制度进行完善改进，以此激励文秘工作人员的工作动力。

四、结束语

综上所述，只有办公室文秘人员的素质和工作质量水平提高了，才能切实给单位机构带来利益。企业要根据文秘人员的实际情况进行分析，引导工作人员积极培养自身素质，根据不同的情况进行改进，切实提高办公室文秘工作水平及质量，促进办公室工作的效率整体增强，带动整个单位机构的经济发展。

【参考文献】

[1]竺文.关于如何提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略探究[J].商情，2014（47）：296.

[2]叶晓斌.高校办公室文秘人员素质与能力的提升方法分析[J].办公室业务，2017（10）：60.