高校档案信息资源数字化建设研究

何亚洁

【摘要】随着社会的发展，计算机网络信息化正在不断地进步，这也使得传统的信息资源管理随着网络的发展被网络技术所替代。通过网络技术处理后的档案信息资源被数字化，使得档案的信息资源利用效率提升，充分发挥了其使用价值，为高校的教学科研、领导决策等提供优质的服务。

【关键词】高校档案;信息;数字化

一、构建数字化档案馆的必要性和紧迫性

高校档案数字化主要利用计算机和互联网、局域网等技术，将高校各种载体的档案资源转化成数字化档案信息，把文字、图纸、影像等信息贮存在光盘等载体中，通过网络信息交互和软件终端信息传递的方式为档案信息使用者提供更加快捷、更加有效的档案信息服务，使高校档案原始资料得到充分和及时利用，最终实现档案资源共享。并且能够使得管理更加规范，提高档案利用率，减少档案原件丢失破损情况的发生;相比较传统档案管理，能够减少所需的人力、物力、财力成本。在档案进行数字化建设之后，档案内容会被扫描和整理，再将数字化的资料进行归类，通过计算机设备录入到学校的数据库中，通过数据库的方式来对檔案资料进行管理，这样就能够在短时间内迅速实现查找和搜索。减少了劳动强度，提高了档案服务质量，便于档案无限制存储，提高了档案利用率，节约了成本，节省了空间，方便了维护，还能实现安全存储和资料共享。通过对数字档案信息的开发、处理、传递和广泛利用，充分发挥数字档案效用，提高档案的利用价值。因此，高校档案部门应该充分发挥高校的优势，积极创造条件建设数字化档案馆，实时收集各类电子文件及各种有保存价值的数字化档案材料，同时要在网上发布、传播、交流馆藏非保密性的档案信息，尽快实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化，最大限度地发挥馆藏档案的作用。

二、高校档案信息资源数字化的建设内容

（一）做好电子档案的收集工作。随着高校办公自动化的普及，各部门产生了大量的电子文件，网络归档成为必然趋势。各部门直接将在工作过程中形成的电子文件通过网络移交给档案馆，这些电子文件就成为高校档案信息资源数字化建设的一项重要内容。

（二）建立各项专题数据库。专题数据库是高校档案信息资源数字化建设的重要内容之一，主要包括档案全文数据库、档案目录数据库、光盘数据库、多媒体数据库等。高校档案馆应建立以下数据库：档案案卷目录数据库、文件目录数据库、档案文献数据库、论文数据库（优秀本科论文、硕士、博士论文）、学生档案数据库（学生学籍和成绩） 、科研获奖成果数据库、科研专利数据库、教师业务档案数据库、名人档案数据库（对学校发展有突出贡献的院士、博导、教授等）及档案馆编研的资料数据库，如基础数字汇编、学校大事记、干部任免及先进人物、先进集体评选情况等。

（三）馆藏档案的数字化。高校档案实现数字化管理具有十分重要的意义。馆藏档案数字化就是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式，形成结构有序的档案信息库，使其通过计算机网络直接传播，提供快速、便捷的利用服务。通过利用档案信息资源化建设，建立起数字化的档案馆，档案馆的工作效率将会大大提高。

三、高校档案信息资源数字化建设的有效方式

（一）档案建设人员素质的提高。提高档案工作人员的素质与广大师生的档案素质，为档案的建设与开发利用提供坚实的主体力量。这方面要求高校推动档案工作改革发展应该好好分析教育信息化对档案工作主体与用户的要求，通过自我教育与外在的培训教育，从教育学、档案学、管理学、心理学、计算机以及相关学科的基本知识等层面，全力提升档案工作人员的素质;同时，也要注重利用各种平台，大力提升广大师生的档案意识与使用能力，以此助推广大师生开发利用档案的能力与素质。

（二）后勤工作的保障。做好档案的后勤保障工作，为高校档案的建设与开发利用提供好的软件与硬件。这方面要求高校建设与开发利用档案时，务必要做好教育信息化对档案建设在后勤保障方面的要求，从学校层面做好档案制度与政策的设计与供给，做好档案建设的人力、物力与财力的专项安排，以此夯实高校档案建设与开发利用所需要的各种软件与硬件。

（三）将信息网络化提高效率。整合创新档案建设的方式，推进档案信息化与网络化建设，不断提升高校档案建设与开发利用的效率。这方面要求高校推动档案工作时务必要好好分析教育信息化对档案建设与开发利用的要求，充分利用网络平台，发挥大数据时代的优势，从各个环节提升档案建设与开发利用网络化、信息化与数字化水平，真正形成“互联网+档案”的良好发展态势;同时，积极更新档案建设与开发利用的方式，力促与档案管理、建设、开发利用的网络化模式融合对接，形成档案建设与开发利用的强大合力。

四、结语

档案信息化建设及信息资源的建立是一项颇为复杂的工作，各高校档案管理工作应该抓住信息化建设的这个机遇，实现高校档案管理工作的数字化，为深度利用和开发档案资源提供一个良好的基础。

【参考文献】

[1]柳群英，王玉秋，操天明，等.论高校档案信息资源数字化开发建设与利用[J].南京工程学院学报：社会科学版，2015（1）： 54-57.

[2]邵芸芸，张朝辉.中等职业学校档案信息资源开发利用探析[J].山东省农业管理干部学院学报，2012（3）：162-163.