高校档案管理信息化建设策略探讨

高炜

【摘要】当前计算机技术、网络技术和数字化技术等被逐步应用于高校档案管理工作中，让档案管理功能有了翻天覆地的变化。高校必须加快档案管理信息化建设步伐，这样才能满足时代要求，确保充分发挥出各种档案的作用，为教学、科研和管理等工作服务。本文将简述高校档案管理信息化建设的意义，并提出了具体可行的策略。

【关键词】高校档案管理;信息化;建设

在信息化时代，社会各个领域都先后建设了信息化管理平台，让工作更加高效、便捷开展。对高校档案管理工作而言，仍然采取纸质档案管理的方法，这样不仅工作量巨大，同时也不容易进行保存，容易导致档案出现破损、丢失等问题，极大增加了档案管理的难度。对此，高校要将信息技术充分应用到档案管理工作中，尽快打造信息化管理系统，不断提升档案管理工作的效率。

一、高校档案管理信息化建设的意义

档案是高校教学、科研、管理等工作中形成的各种资料，如文字、图表等，保存价值较高，能够为学校的建设与发展提供可靠参考。近年来，信息技术发展速度很快，以往高校档案管理方法已经显得非常落后，无法满足新时期要求，由于档案数量日益增加，保管条件长时间得不到改善，且利用率不高，因此很难真正发挥出档案的作用。对此高校相关领导与档案管理人员应该尽快转变自己的思想观念，真正意识到档案管理信息化建设的重要性，将现代化管理理念、方法与技术应用到档案管理工作中，不断提升工作的智能化、数字化和信息化水平，以此实现档案信息的共享，为高校的进一步发展创造更加有利的条件。

二、高校档案管理信息化建设的策略

（一）提高认识，加强组织领导。为确保高校档案管理信息化建设顺利开展，各方人员应该切实增强档案管理信息化意识。对高校领导而言，要站在长远角度思考问题，对档案管理信息化建设有一个正确的认识，制定科学合理的决策。对档案管理人员而言，要将档案管理信息化建设各项工作落到实处。对全校师生而言，也要主动准备所需材料，确保档案管理信息化建设有良好的基础条件。高校要及时制定总体部署，将档案管理人员、档案数据录入标准等确定下来，同时还要增加资金投入，为各项基础设施建设创造条件。并加大监督管理力度，解决档案的安全性问题，确保档案更加可靠与完整。

（二）完善档案管理制度。高校在档案管理信息化建设过程中，需要将相关人员责任明确下来，为网络和数据的正常运行奠定良好基础，并建立起完善的档案管理制度。高校要从

《电子文件归档与电子档案管理办法》出发，结合档案管理信息化建设实际情况，制定与之相对应的制度。第一，要对档案管理业务流程与技术规范进行完善，逐步优化电子档案各个工作环节。第二，将安全措施做到位，尤其是对电子文件与电子档案而言，要保证其安全与完整。要将档案管理标准统一下来，主要内容有档案整理标准、统计标准、服务标准及各项技术标准等，这样有利于顺利建立档案数据库中的信息资源。如此一来，高校就能够保持档案信息网络通畅，从而更好地共享档案资源。

（三）加快基础设施建设。为确保高校档案管理信息化建设顺利进行，应该将各项基础设施建设完善，及时配置所需的现代化办公设备，如计算机、扫描仪、光盘刻录机和互联网设备等。在高校档案管理工作中，要将微缩技术、现代科技等作用充分发挥出来，尽快研发出实用、通用的软件。高校要适当增加资金投入，对于存在的问题，要由各相关部门共同协商处理，为档案管理信息化建设提供更多的支持与帮助。

（四）打造档案管理应用系统。高校应坚持“规范、先进、实用”等原则，不仅要与实际工作需求相符，还要考虑到信息技术的发展。要做好档案管理软件推广工作，提升档案管理技术与应用水平，确保更好地交换档案信息，并有效共享档案信息资源。高校要加快推进档案信息库入网工作，高度重视档案数据建设，将其纳入学校网络办公整体规划中，这样有利于宣传档案工作，并提升档案信息服务水平。高校要在校园网信息平台上建设档案网站，为全校师生提供网上查询与利用服务。

（五）提升档案管理人员素质。高校档案管理信息化建设，对档案管理人员要求较高，不仅需要掌握基本的档案管理知识，还要懂得计算机技术和信息技术，这样才能提升档案信息的完整性与安全性。对此高校要加大对现有档案管理人员的培训力度，让他们了解最新的档案管理知识，并熟悉现代化办公设备的操作方法，这样才能充分发挥信息技术的作用，确保高校档案管理信息化建设顺利进行。同时还要招聘信息化技术人才，为这项工作的开展奠定良好的人才基础。对档案管理人员而言，也要充分认识到学习的重要性，利用空余时间加强学习，了解最新技术，这样才能更好地胜任岗位工作，为高校档案管理信息化建设作出应有的贡献。

三、结语

总之，新时期高校加快档案管理信息化建设具有重要的意义，各级领导与档案管理人员必须引起足够的重视，及时解决档案管理信息化建设中出现的问题，确保档案资料的完整与可靠。同时高校还要在档案管理信息化建设中投入更多资金，建立完善的档案管理制度，并注重培养档案管理人员的素质與能力。这样高校档案管理工作效率才能得到提升，并实现档案信息资源的共享，为今后的查询与利用提供方便。

【参考文献】

[1]曹卫芳.高校档案管理信息化建设与建议[J].城建档案， 2017（04）：17-18.

[2]肖蓉.浅谈高校档案管理信息化建设[J].中国管理信息化，2017（03）：167-168.