基于PDCA循环的仪器设备定期清查制度化探讨

2018-04-11赵睿英张继霞

实验室研究与探索 2018年2期

高　峰，　赵睿英，　张继霞

(北京理工大学实验室与设备管理处，北京 100081)

0　引　言

《事业单位国有资产管理暂行办法》规定“事业单位应当对实物资产进行定期清查，做到账账、账卡、账实相符”。高等学校仪器设备是学校固定资产的重要组成部分，是高校教学科研的重要物质基础[1]。随着“985工程”“211工程”“特色学科”等建设项目的实施，高校仪器设备类固定资产增长迅速，但是仪器设备管理仍然存在账实不符、账账不符等管理不到位的情况。2016年财政部资产清查距离上次清查有10年的时间，上次资产清查之后整改没有后续的跟进，效果不显著，此次清查同样问题依然存在，高校仪器设备数量及价值总量一直处于不断地增减变化中，为防止资产管理上的前清后乱，仪器设备清查工作应该由被动清查变为主动清查，将资产核查列为经常性工作，建立仪器设备定期清查制度。

1　PDCA循环内涵

PDCA循环也称为“戴明环”, 最初是美国贝尔实验室提出的一种科学工作程序, PDCA 是在管理活动中,为提高系统质量和管理效益所进行的计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)和行动(Act)等工作的循环过程,它是一个分析问题和解决问题的原则，由于其具有广泛的通用性，现已被多个管理领域所采纳[2]。从宏观角度看，高校仪器设备清查是一项由计划-执行-改进-再计划的循环过程，运用PDCA循环理论对其分析，可以为高校仪器设备定期清查提供另外一种分析视角和实施思路，进而提高仪器设备清查效率和管理水平。

2　仪器设备定期清查的PDCA循环

仪器设备定期清查的PDCA循环的基本模型如图1所示，这一系统由一组共同作用而又彼此独立的清查管理环节(定期清查计划、定期清查实施、清查检查执行和清查结果处理，其中清查检查执行最为关键)组成，按PDCA特有的四阶段不断循环来高效地指导仪器设备清查实施[3]。仪器设备清查效果的持续提高作为大循环，其中各个阶段的具体问题如制度建设作为小循环，大小循环相互作用，环环相扣，进而达到仪器设备管理水平的螺旋式上升。

图1仪器设备定期清查PDCA循环

2.1　清查计划阶段(Plan)

制定科学完整的仪器设备定期清查改进计划不仅是提高仪器管理的开始，也是后续定期开展仪器设备清查的依据和关键，主要步骤:

2.1.1分析现状，找出问题

通过财政部2016年事业单位仪器资产清查，发现我校仍然存在不同程度账实不符、账账不符的问题(见表1)。

2.1.2分析问题，找出主要原因

表1　仪器设备清查主要问题

(1) 资产管理意识淡薄。高校的资产主要由国家财政拨款购置形成，高校不核算教育成本，产权意识和绩效观念淡薄，对于资产管理缺乏主动性，存在“等、靠、要”的心理[4]。高校管理者把工作重心放在教学、科研方面，广大教职员工很少关注国有资产概念、范围、管理等内容，对资产管理工作重要性认识不足、资产管理工作重视程度不够[5]。

(2) 管理制度滞后。由于仪器设备类固定资产的配置、使用、处置、赔偿等配套制度还不完善，规章制度没有细化到各个环节管理，导致仪器设备无法物尽其用、落实到人；规章制度建设没有根据发展变化中出现的新问题及时调整、建立适应当下的新的规章制度，致使仪器设备管理出现制度真空，如赔偿制度中的赔偿金额没有根据时间及时进行调整，导致赔偿制度根本无法真正应用到实际工作中。

(3) 信息化程度有待深入。高校仪器设备清查是一项系统性、强度大的管理工程，如果采用传统、单纯的手工清查手段，定期清查很难实现；即便采用一些电子表格软件，在计算机报表当中都会有许多不规范的情况存在，需要花费时间进行核对检查[6]。传统的清查方式不仅清查负担重，耗费大量的人力、物力和财力，影响仪器设备清查效率，而且严重影响着仪器设备管理工作的高效开展。

2.1.3制定措施计划和预期目标

(1) 加强资产管理意识。上级主管部门应把高校资产清查的重要性，通过文件、会议、调研等各种途径来增强传达力度，提高校领导和教职员工对资产清查的认识，真正明确资产清查是提高投资效益，促进高校建设的重要工作，是提高资产管理水平的重要手段[7-8]；特别要让教职工消除思想认识误区，真正明确个人科研经费购置的设备不归个人所有，院系部门创收经费购置的设备，以及接受捐赠的设备等，都是国有资产，都必须严格按照国有资产管理办法管理，纳入资产清查范围。

(2) 建立仪器设备定期核查制度。高校资产清查是节约学校经费支出的重要手段，是推进高校固定资产科学管理的必然要求。近年来，国家逐步加强固定资产管理，要求我们必须主动建立仪器设备定期核查制度并加以严格执行，将仪器设备清查列为资产管理部门的日常性工作中，并将定期核查结果上报、公示，才能真正做到仪器设备账、卡、物的高度一致。

(3) 健全仪器设备丢失赔偿的管理制度。由于年代久远、学院搬家、机构合并等历史原因，仪器设备清查中出现一些仪器设备丢失、损坏的问题。尽管各高校对仪器设备流失有相应的处罚制度，但大多属于泛泛规定，或者已经不适应现阶段赔偿规则[9]；或者是管理部门没有严格执行制度，处罚不到位，责任追究不到底，对违规人员没有实施真正的处罚。这些问题都要求各大高校认真研究修订适应本校的仪器设备丢失赔偿管理办法，规定具体的责任分担和赔偿金额，建立与财务部门的协同管理，使仪器设备的赔偿真正做到有法可依。

(4) 持续提高账物、帐账符合率。高校仪器设备管理要求帐账、账物相符，仪器设备管理部门要以2016年资产清查为契机，认真核实本校账物、帐账符合率，参考现阶段本校实际情况制定下一步可量化的目标，通过仪器设备定期核查来持续提高账物、帐账符合比例，最终实现仪器设备账、卡、物、签的完全一致。

2.2　清查执行阶段(Do)

2.2.1规范清查流程

仪器设备清查目前采用传统手段，每次清查都要耗费大量的人力、物力，对于此次清查很多高校都有困难重重、疲惫不堪的感觉[10]，若利用信息化手段实现仪器设备清查客户端与线下自下而上的三层次结合的仪器设备清查制度，对于仪器设备的定期清查将是个很大的促进。

三层次仪器设备清查见图2。领用人可通过仪器设备清查手机客户端进行仪器设备盘点，盘点结果将通过excel格式进行传送保存，资产管理部门在电脑客户终端进行数据导出和结果汇总，根据盘点结果制定核查和专项抽查方案，此种方式大大地提高了清查效率，有效提高了仪器设备管理水平。

图2三层次仪器设备清查流程

2.2.2与人事系统、财务系统实时对接

学校已实现了人事系统、财务系统与固定资产账户的实时更新，对于人事单位变动，固定资产管理系统会相应变动，领用人需时刻登录资产清查客户端确认设备是否真正随人转移，需要变动的办理转移手续；下一步我校将实行固定资产系统中存放地点与房屋资源相关联，领用人将不能随意填写存放地点，“领用人”选项可以通过学院或资产管理部门进行网上调整，“存放地点”可由领用人根据实际需要随时调整，避免填写上的混乱，也为定期清查的开展提供便利。

由于系统对接，近2年固定资产账目与财务账目可以做到基本相符，但是仪器建账和财务报账仍然存在建账时间差的问题，为提高效率，我校资产管理部门将在年度末将未报账数据公告领用人及时报账，还未报账的将在年度12月31日进行账务清理，需要继续报账的重新提出申请，转下年度仪器设备，从而减少一台设备重复建账的情况，也使得财务的报账凭证与仪器编号年度保持一致，进而避免与财务对账的混乱。

2.2.3加强资产管理队伍建设

资产管理员是一线人员，他们掌握最真实详细的仪器设备管理现状，资产管理部门定期开展资产管理员工作交流、发布仪器设备管理征文，其中合理化的建议应在工作中改进执行；学校应以文件形式确定“资产管理员”的岗位及其职责，实现“专人专岗”并提高资产管理员的待遇，调动资产管理员的积极性，在职称评审和物质奖励中给予一定倾斜；对资产管理员实行资产管理系统培训，建立人员培训的长效机制，积极大胆地进行科学管理方法的探索和创新[11-12]。

2.3　清查检查阶段(Check)

检查阶段主要是在计划执行过程中或执行之后，检查清查执行情况，客观地评价清查的执行结果是否符合计划的预期[13]。

(1) 清查执行中的检查。清查计划执行过程中的检查，目的是及时发现问题解决问题，保证计划的顺利执行，具体表现为：资产管理部门核对三层次清查流程是否规范、准时上报；系统运行是否良好、是否需要维护升级；将资产管理员工作交流情况进行收集整理；调研其他高校资产管理员的薪资待遇，进行横向比较和调整；对资产管理员的仪器设备管理系统培训次数记录、评价。

(2) 清查执行后的检查。清查执行结束后的检查目的是对照计划目标，分析是否达到计划的预期效果。本阶段最重要的是要核对汇总帐账、账物符合率是否达到既定标准，偏差率有多少，下阶段将如何进行幅度调整；通过资产清查，真实、完整地反映学校固定资产投资的科学性与利用率，探究和分析教学科研中物质建设方面存在的问题和差距，提出相应的资金建设调整方案[14]。

2.4　清查总结阶段(Adapt)

对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化，对于定期清查存在的问题进行总结，提交给下一个PDCA循环中去解决。

(1) 总结成功经验并标准化。通过制度建设，确立了具体可行的 “仪器设备定期资产清查制度”，保证了仪器设备账、卡、物相一致，学校家底清晰，有效防止了固定资产流失；《仪器设备丢失赔偿管理办法》赔偿金额的具体化弥补了丢失、损坏等仪器设备赔偿依据上的缺失，真正做到了有法可依[15]；通过信息化建设，实现了仪器设备清查手机客户端和电脑数据的终端对接，实现各使用单位内部网络的配合，实现了定期清查的日常化管理，提高了资产清查的效率，从而有效提高了资产管理水平。

(2) 找出不足进入下一PDCA循环。仪器设备清查帐账、账务符合率一次性达到完全相符有较大难度，需要根据定期清查数据结果进行调查分析，进一步制定更加精确合理的改进方案；高校对于仪器设备管理考核要求不明确，资产的安全、完整与保值增值的目标的评价标准和考核方法有待建立[16]。

3　结　语

PDCA循环的四个阶段之间相互独立又紧密联合，如果将仪器设备清查效果持续提高作为PDCA循环的大循环，从制定清查计划到具体实施，从发现问题到逐步合理化，每一个具体问题如信息化建设又可以看做内部小循环，大小循环相互同步、环环相扣，每循环一周，都会使仪器设备清查效果有所提高。在定期清查PDCA管理循环中，下一轮的清查的工作是建立在上一轮的清查总结的基础上的，这样就保证了每一轮循环中发现的问题都是上一轮清查中出现的问题，而不是低水平的重复。在这种不断发现问题、解决问题的循环清查中，仪器设备管理逐步走向账、卡、物的高度一致，并使得仪器设备清查实现了定期化、制度化、规范化，最终达到仪器设备管理水平的阶梯式上升。

参考文献(References)：

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[2]池永明.PDCA管理循环法在高校教学管理中应用[J].内蒙古财经大学学报，2012，10(5)：15-18.

[3]郑造乾，黄萍，袁雍，等.PDCA循环在医院处方持续质量改进中的应用[J].中国现代应用药学，2012，29(1)：79-84.

[4]颜萌.基于绩效视角的高校资产清查工作研究[J].实验技术与管理，2013，30(9)：231-233.

[5]范志远，丛天落.强化资产清查促进高校资产规范化管理[J].实验室研究与探索，2012，31(10)：423-425.

[6]朱丽霞.从资产清查环节入手强化高校固定资产管理[J].实验室科学，2015，18(5)：213-216.

[7]左玉生，林俐，孙岳明.强化资产清查工作,提高资产管理水平[J].实验技术与管理，2011，28(9)：210-212.

[8]白广梅，赵靖强.论高校固定资产清查与管理的加强与创新[J].实验科学与技术，2014，12(2)：197-199.

[9]赵月琴，王旭明，项晓慧.仪器设备资产管理方法探索和研究[J].实验技术与管理，2009，26(11)：187-189.

[10]郭海平，倪振文.无线射频识别在高校仪器设备管理中的应用[J].实验室研究与探索，2010，29(2) ：170-183.

[11]王晓华.高等学校固定资产清查工作探析[J].实验室研究与探索，2011，30(8)：118-120.