从档案利用看档案部门与用户的两极互动

刘颖

摘要：随着信息时代的来临，人们对信息的需求也在不断提高，因此要想满足人们对信息的需求，档案部门就要不断提高和用户之间的互动，这样档案部门才能避免出现档案信息无法达到用户需求的现象，“信息不对称”的现象才能得到减少，档案部门的输出和输入才能达到平衡。本文从档案利用看用户和档案部门的两极互动进行研究。希望能够在一定程度上提高档案信息的利用价值。

关键词：档案利用；档案部门；用户；互动

一、档案利用工作中的信息不对称问题

信息不对称是经济学和现代契约理论中的核心概念。经济学中的非对称信息是指这样一种信息：“在一项契约关系中，缔约当事人一方知道而另一方不知道，甚至第三方也无法验证，或者即使能够验证，也需要花费很大人力、物力和财力，在经济上是不合算的。在信息不对称情况下，契約是不完全的，当事人的行为也是难以监督的。”信息不对称同样广泛存在于经济领域之外，任何一项交易中，只要涉及到一方以上的参与者，则在这些不同的参与者之间就必然存在着互不知道或不完全知道彼此所拥有信息的状况，即信息不对称问题。从这个理论可以清楚地知道，交易的成本不仅是价格、质量的对比结果，也是信息占有是否对称的状态反映。信息不对称的概念和分析方法可以运用到包括档案利用工作在内的各种领域。

在档案利用过程中主要涉及的两方是档案部门和用户。所谓“交易”的存在，即是档案部门拥有内容丰富，类型繁多的档案及档案信息*二者有本质的不同，但本文中仅将利用档案及档案信息省略为利用档案+，并以较为稳定成熟的利用方式提供给用户，而用户则会持其特有的“信息”身份、职业、目的等+去利用档案。这其中必然存在信息不对称问题，档案部门不了解或不够了解前来利用档案的用户的身份、目的等，同时，前来利用的用户也存在不知道或不完全知道档案部门有没有、有多少他所需要的信息。这个问题将会随着利用工作的进行而逐渐缓解，直至利用工作的结束而达到互相明晰。但是，正是这种“事前”信息不对称问题的存在，才导致了档案利用不足的情况发生。

二、消除信息不对称，实现档案部门和用户的两极互动

（一）“不知”———“互知”：一个互相知道的过程。从“不知”到“互知”是档案部门和用户之间互相明晰彼此信息的过程。在这里，档案部门应走出高墙主动宣传自己，提高在公众中的影响力和认知度。社会上的每个人都有可能成为档案利用的潜在用户。社会的档案意识、人们对档案部门的认知程度是档案利用发展的外在动力或激励因素。主要可从以下三个角度入手：

1.产品。档案管理部门的产品就是信息和所藏的档案。档案管理部门要不断加大对档案信息开发的重视度，不断加大对所藏档案的宣传力度，开发档案部门自身的优势，不断对档案利用的方式进行创新，这样档案才能更好的满足对信息的需求。档案部门要想适应现代社会发展的需求，就要不断加大对档案价值开发的重视度，不断提高档案信息的多元化，随档案信息进行组合，这样档案信息的价值才能得到提升，积极的推广当信息相关的汇编、文集等，采用多种形式来对档案信息进行宣传，档案管理部门可以通过网络、电视以及报纸等多种形式来丰富自己的档案信息产品，这样用户获取信息的渠道才能得到拓宽，用户才能及时的找到自己所需要的信息。

2.形象。档案部门要不断加大对自身形象的重视度，不断提高公众对档案部门的好感度，这样档案部门的信息服务水平才能得到提升，档案部门要不但提高档案馆对用户的吸引力，这样用户才能主动进入档案馆之中。档案馆必须要营造一种休闲与舒适相互并存的环境，不但结合自身的信息文化特色来增加公众对档案馆的了解，这样档案馆的宣传效果才能得到提升，，人们才能真正的体会到档案馆中的文化氛围，才能了解到档案本身的价值，档案馆本身的文化气息才能得到提高。

3.态度。态度一般主要是指档案服务人员对公众的服务态度，档案管理人员的服务态度将会在一定程度上影响公众对档案信息服务的满意度，这样档案的利用价值才能得到提升。档案在对用户进行接待的时候，必须要做到热情、真诚，这样档案部门才能为人们提供更优质地服务。档案服务人员要及时的为用户提供最新的档案信息，帮助档案用户精准的找到自己需要的信息，这样不仅能够在一定程度上提高档案信息查询的效率，同时还能提高用户的经济性，档案部门可以根据用户的实际需求提供高级咨询服务，在这个过程中将会采用综合素质非常高的档案服务人员来对用户进行服务，这样才能吸引更多用户，有效的将潜在需求转化为实际利用行动。

（二）“互知”———“互动”：一个互相交流的过程。实现了互相明晰信息基本上消除了事前信息不对称，但是，对于档案利用工作来说还是远远不够的。档案部门所要实现的应是在“互知”的基础上实现“互动”，即立足社会实现和用户之间的交流，最大限度地开发档案信息资源，充分发挥所藏档案的内在价值，满足利用者的各种需求。

三、相关工作的开展

（一）建立用户信息库。用户信息库应包含两个部分，用户的信息和用户咨询信息。用户的信息应该包括所有有过档案利用经历的用户的详细资料，如姓名、年龄、职业、文化程度、利用目的等相关信息；用户咨询信息是档案部门根据用户的具体提问，所做的档案信息提供过程的记录，包括所利用的档案名称、所采取的利用方法以及利用后当时的满意状况等。经过相应的统计与分析，档案部门可以清楚的了解前来利用档案的用户范围和需求规律。只有当用户的需求规律和档案发挥作用的规律趋于一致时，才能较好地体现档案利用工作的效果。

（二）档案信息反馈系统的建立和完善。“档案信息反馈系统，实质是一个档案利用社情民意双向信息服务反馈网络，把档案利用工作与整个社会紧密地联系起来。”它是用户利用档案结束后利用效果的反映，体现了用户对利用工作的满意程度和所利用的档案信息发挥出来的效益成果。

四、总结

综上所述，要想提高档案的利用价值，就要不断提高用户和档案部门的两极互动，解决档案工作中的档案信息不对称问题，这样档案的利用价值才能得到提升。档案部门要不断提高自身的形象和服务态度，不断对档案信息进行优化，这样档案和用户之间的沟通才能变得更加明晰，档案部门要不断提高自身在公众中的认知度和影响力，这样用户对档案部门的信任度才能得到提升。

参考文献

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