实验试剂采购平台比较研究

蒯鹏州， 赵 景， 卢 凡,

(1. 北京工商大学 商学院, 北京 100048； 2. 科技部 国家科技基础条件平台中心, 北京 100862)

随着我国创新驱动发展战略和科技、教育中长期发展规划的实施,高校院所的建设规模不断扩大,科研投入和科研能力逐步提升；与此同时,用于支撑科研发展的试剂耗材的采购品种、数量需求越来越多,质量要求也越来越高。由于实验试剂产业在国内发展相对较晚,再加上实验试剂低值、易耗、采购量大、分散性强、国产化程度低、经销系统混乱等问题突出[1],一直以来实验试剂采购都是高校采购环节关注的焦点问题。

高校利用现代信息技术,构建各具特色的信息化采购平台,以期达到加强实验试剂采购管理、更好地服务科研、提高财政资金使用效率等目标。本文在实地调研的基础上,选取典型的实验试剂平台进行多案例研究,比较不同实验试剂采购平台的优劣势,为高校实验试剂采购平台的建设提供决策参考。

1 高校实验试剂采购管理现状

目前,国内高校针对实验试剂的采购管理做法,主要可以划分为自行采购、招标集采和平台采购三种典型模式[2]。

1.1 科研人员自行采购模式

高校赋予科研人员很大的采购自主权和独立性,科研人员可以根据自身的试剂需求,“随用随买、谁用谁买”[3]。高校对试剂采购没有制定严格的采购流程与采购方式的审核审批制度,各个实验室和课题组可以自行寻找供应商,确定产品价格和供货方式。

自行采购方式比较灵活,可以很好地满足科研人员对于实验试剂专业化和个性化的需求[4],但是也存在很多问题：市场信息不完全,导致产品价格、供应商信誉等信息不透明；缺乏公开竞争机制,导致采购效率低下,产品以次充好等问题[5]；缺乏有效监督机制,容易滋生腐败等行为[6]；难以发挥规模优势,导致试剂采购价格普遍偏高,难以实现高性价比目标[7]。

1.2 采购中心集中采购模式

集中采购是由高校的采购中心统一为各个实验室和课题组采购所需实验试剂。高校采购中心首先进行统一集中的供应商接触、管理与评估,随后对各个实验室的试剂采购进行统一招投标管理、采购价格管理、采购报账管理,对实验试剂的采购流程进行规范管理[8]。

集中采购模式从一定程度上规范了实验试剂供应商和采购流程[9],然而采购效率却比较低。审批流程繁琐,采购时间较长,缺乏时效性；产生大量的审批和交易单据,给资产管理部门和财务部门带来巨大工作量；灵活性较差,很难有效满足科研需要。

1.3 网络平台采购

近些年来,一些高校院所开始利用互联网交易平台的方式进行实验试剂的采购管理。高校院所通过自建平台或者借助第三方平台的方式,构建实验试剂的在线交易平台,并吸引大量试剂供应商入驻。

利用网络交易平台,首先可以规范试剂供应商审核准入机制,形成更加公开的竞争机制和更加透明的商品价格；其次,在满足科研人员的专业化试剂需求的同时,还能够对整个交易过程进行更加有效的跟踪和监控,并进行风险警示；此外,利用网络平台规范化、标准化和自动化的采购流程,可以大大简化资产管理和财务管理的工作内容,提高试剂采购效率[10-11]。

随着互联网的普及,高校建设网络采购平台日益普遍。但由于各高校在实验试剂采购环节所关注的焦点不同,各平台的设计理念与功能实现也存在着很大差异。目前,国内存在三种类型的实验试剂采购平台,即商业化的第三方电商平台、自建采购管理平台和联合开发的管理平台。这三种平台各有利弊。

2 第三方采购管理平台(以喀斯玛为例)

2.1 平台核心功能

喀斯玛平台为第三方电商平台,面向全社会进行市场化运营。目前已发展为涵盖试剂耗材、办公用品、仪器设备等品类的综合型电商平台，2016年的营业额达6.75亿元。

2.2 平台业务模块

供应商的复杂多样是实验试剂行业混乱的关键成因。喀斯玛试图重构产业链条,其工作重点就是进行供应商的有效管理。在供应商入网环节,喀斯玛商城以源头供应商直接报名和采购单位推荐两种形式为主。所有供应商在入网前,都必须签订质量承诺书,约法不能卖假货、不能开假票、线上价格不能高于线下、即时配送的按时送达等。在定价环节,喀斯玛要求每月月底决定下个月的价格,且整月不能调整价格。对于特殊品和危化品,喀斯玛仍以单一来源采购管理为主,通过招投标系统、询价系统和求购系统进行此类实验试剂的采购。此外,对于采购单位推荐的供应商,喀斯玛还要进行入网监管,考查其在工商、税务、海关各个环节是否有不良记录。

在规范管理环节,喀斯玛的首要目标是实现信息的充分对称,并试图实现实验试剂的全国统一定价。到目前为止,喀斯玛在北京等站点已基本实现区域内价格统一。其中,400多个供应商已经实现全国统一价。同时,喀斯玛通过收取保证金来监管供应商。一旦违背质量承诺书,供应商将面临双倍赔偿到罚没保证金,甚至全网通报的处罚。此外,高校教师用户可以在线评价反馈。一旦出现纠纷,先赔付后理责。

在平台运维环节,喀斯玛以交易额的固定比例抽成的方式获取平台运维费用和收益。喀斯玛通过实验试剂供应链的“去中间化”,缩减供应链长度。直接建立源头供应商和使用者的联系,节省的中间商的收益由源头供应商、实验试剂使用者和喀斯玛共同获取。

在实验试剂的交易环节,喀斯玛采取的是全流程管理模式,帮助购买方进行采购环节的优化。高校院所只需安排责任人与喀斯玛平台进行对接,且交易记录永久保留。喀斯玛还开发了一体化的资产管理工具,试图快捷和高效地帮助高校院所解决服务痛点。当然,这会带来一些学校对信息安全的担心。

3 高校院所自建采购管理平台(以农科院为例)

3.1 平台核心功能

由于低值、易耗、采购量大、分散性强等问题,实验试剂的采购一直是农科院科研经费监管的重点,并最终形成了以“服务科研、简化流程、提示风险、科学管理”为核心的农科院物资采购平台。

在服务科研方面,通过平台建设,简化监管流程,提升试剂供给能力。长期保存的交易记录替代传统的多层次、多部门联合监管,监管环节减少了,科研人员业务开展的便利性得到了有效的保障。同时,采购信息的公开透明进一步提升了采购效率,并对科研工作形成了更好的支撑作用。2016年8月15日至2017年7月26日间,采购平台上累计发生采购额近1.5亿元,成交订单5.1万余笔,但未发生一例假试剂事件。

在监管环节,留痕、可追溯的实验试剂交易记录成为采购监管的重要工具。平台将大数据分析与监管模式变革联系在一起,基于大数据分析进行风险提示和预警,做到采购环节的事前、事中和事后的全面管理。通过对采购行为的概况、偏好、偏离、热度、管理水平、服务水平进行大数据分析,能够做到异常交易行为的时时预警,成为该平台明显有别于其他类型交易平台的重要特点之一。

3.2 平台业务模块

面对不规范的以及小型供应商为主的实验试剂市场环境,平台也将防范假试剂、服务科研人员列为采购业务开展的核心功能。

(1) 在供应商的引入环节,平台主要采取推荐制、厂商直接入驻制和厂商指定制三种。原则上凡是没有研究所课题组长以上专家推荐,供应商不得入驻采购平台,以保证供应商诚信。源头供应商可直接入驻平台,并规定封顶价格折扣线。此外,还有一部分供应商通过源头供应商指定的形式入驻平台。

(2) 在供应商的管理环节,平台要求入驻供应商承诺做到“货品真实、最低价格、及时供货”,并以此三原则对供应商进行监管。对于入驻平台的供应商,平台进行信誉管理和履约保证金动态管理。凡是信誉好的供应商,减收或免收履约保证金。凡是信誉差的供应商,加收履约保证金或不许入驻采购平台。该平台以交易额的固定比例用来维护平台的日常运转,同时会随机抽取部分供应商免除交易佣金,以保证经销商活跃度。

(3) 在纠纷事件处理环节,平台实行服务科研前提下的交易纠纷解决原则。对于采购方反映的供应商问题,坚持“先封账号、产品下架,再核实处理,零容忍”的原则,并从履约保证金中先行赔付采购方损失。对于违反“货品真实、最低价格、及时供货”三原则的供应商,直接解约,列入黑名单,不再续约。平台在遏制假试剂方面取得良好的效果。截至2017年7月,5.1万笔交易中仅有一次举报反应试剂质量问题(非造假)。

(4) 在廉政风险防范环节,平台试图通过引入大数据分析,进行廉政风险提示,调和“严”与“便”的监管矛盾。平台建立了采购行为的概况分析、偏好分析、热度分析、服务水平分析等6大类10多项风险提示与服务评价指标体系,并实现采购信息全公开,实现了监督模式从事前监督、上下级监督向自我监督、靶向监督、全程监督和效能监督的转变。一旦后台数据库发现交易信息出现异常,便可进行廉政风险提示,各级监管负责人便需要启动相应应对措施。

4 联合开发采购管理平台(以苏州大学为例)

4.1 平台核心功能

苏州大学作为浙江省最大的实验耗材使用单位之一,也面临着和前述类似的实验试剂采购管理问题。为此,苏州大学通过建设平台提供5项功能：一是程序规范,管理到位,规避廉政风险；二是保证实验试剂质量,为科研人员提供更好的服务；三是进行产品多元化、服务优质化,满足科研过程中的个性化需求；四是“零库存”,减轻库存及管理成本；五是进行后台监管,避免打扰教师的正常科研工作。简言之,苏州大学采购管理平台的开发贯彻的是“廉政+服务”的导向。

4.2 平台业务模块

苏州大学实验材料采购平台的主要环节是商品选择、审批、签收、验收、结算、数据管理、财务管理、供应商管理和商品管理等,与前两类采购平台基本类似,仅较农科院物资采购平台少了通过大数据分析进行廉政风险提示的功能。平台管理的基本流程是：教师提出采购需求,通过采购目录检索产品、生成订单、订单审核、采购、订单配送、订单签收、使用反馈、领用记录、使用记录、结账、形成统计报表。这一流程基本与第三方电商平台类似。

(1) 在供应商管理环节,平台以需求为导向,采取分类招标、适度竞争。根据学校实际需要,分类招标选择合适的供应商,且每类商品可确定多个协议商,引入不同品牌进行充分竞争。甄选基本原则是考虑供应商的综合实力、品牌覆盖度、历史业绩、客户覆盖度、服务区域、响应时间和报价等。由于学校自身的科研实力和第三方平台供应商的业界影响力,平台也引入了不少源头供应商和协议供应商。但管制类试剂则由学校统一管理,严控源头,按需预订,订收合一。

(2) 在履约监管环节,平台以完善供应商考核体系为主,以保证金为辅。平台建立了完整的供应商考核体系。日常考核方面,用户可以对每个订单进行评价,负面评价将影响到其他用户的后续购买行为,学校也会定期抽查。年度考核方面,学校每年对供应商的日常考核以及年度供货情况等进行系统排查。此外,平台还对供应商收取一定金额的保证金,违纪违规则不予退还。

5 结论与建议

目前,国内实验试剂采购平台主要有高校自建、第三方平台、高校与系统开发商联合共建三种模式。总体上来看,三种平台都能在一定程度上促进试剂行业供应链扁平化,优化供应商结构,降低交易成本,特别是库存成本和财务结算成本。但是,第三方平台更突出比价功能和商业目的,数据资源和监管权力由平台运营商掌控；高校自建平台或联合开发平台更突出监管功能,规避廉政风险[12],同时也保障服务功能,寓服务于管理。此外,自建平台或联合开发平台不仅可以实现功能模块定制化,而且能够保障数据信息安全。

综合三种模式的优缺点,特提出以下建议：首先,应扶持具有专业背景的平台系统开发服务提供商,开发具有统一化数据结构的平台系统,以此为基础满足高校院所的差异化需求；其次,可以考虑将第三方电商平台或经销商自营B2C平台对接各高校院所所搭建的采购平台,成为独立的供应商；第三,推广中国农科院采购平台的基于大数据分析进行采购环节廉政风险提示的经验；第四,实验试剂采购平台建设应尽可能减少数据输出端口,避免关键科研信息的外泄。