网络环境下高校教学档案管理研究

（湖南财政经济学院 湖南 长沙 410205）

0.引言

随着我国网络信息技术的不断发展与广泛应用，现代社会已全面进入互联网时代。网络环境为人们提供了全新的沟通平台，打破时间与空间的限制，拓展了人们接受信息的渠道，从根本上实现了信息的及时共享与传递。而高校由于不断的扩招生源，致使办学规模逐渐扩大，档案信息数量日益增多，传统的教学档案管理工作模式已无法适应当前发展形势，档案管理部门的价值也不再是通过档案的数量来决定，管理工作的效率及质量才是网络环境下，衡量高校教学档案管理的标准。在网络信息技术的影响作用下，高校教学档案管理工作应积极进行革新，打破传统管理模式、转变传统管理观念，利用网络技术的优势，建设现代化的教学档案管理机制，从根本上提高管理工作的能效，突显其重要价值。

1.网络环境对高校教学档案管理的作用

1.1 教学档案载体多样

高校教学档案管理，在以往工作过程中，主要的载体是纸张，所谓变化也只是改变纸张的规格，而在网络环境下，档案信息的保存的载体、传播的方式正在不断的更新与发展，档案部门中的储存不在单纯以纸张为载体，会出现多种形式的非印刷类的档案，例如CD、磁盘、视频资料、压缩资料等档案，并且还会相继产生更多难以预料的先进技术载体，呈现出档案载体的多样化。

1.2 档案管理范围拓展

在传统的具体档案管理基础上，网络环境让更多的信息库及系统也逐渐变得智能化、现代化，网上出现的信息类别也多种多样，信息数量变得越发庞大，而在这其中，档案管理中的信息将实现数字化管理。用户可以根据自己实际需求，查找阅览相关档案信息，并且在网络的支持下，用户不用特意到固定的场所查看档案，可以随时随地的通过校园网络及移动设备，或是在能够上网的场所浏览档案网页，及时获得相应的信息服务。因此，现代高校教学档案管理不仅可以管理传统实体文件，还可以利用大量的网络虚拟文件，并对其进行管理。

1.3 管理方式更加便捷

网络环境为用户提供了更快的搜索及阅览档案的平台，高校教学档案管理工作将彻底打破传统的人工的搜索模式，网络技术为人们展示了最新的文本、媒体阅览及自动化高效检索，档案的归类、立卷、编制、收藏等工作在网络技术以及硬件设施的推动下，实现了大规模的智能化作业，有效提高了工作效率。传统的档案文件中的知识及内容只能够按照具体的线性规律进行排序，严重影响了阅览及搜索的速度，但通过网络阅读相关档案信息，能让原本抽象性的文字转变成由图像、视频、声音等具象化的形式，为使用者提供了诸多便利条件，为用户的阅读及使用带来许多方便，可以更高效、更便利的得到想要档案的信息。当管理者需要翻阅档案的原始文件时，可以再到校园档案室或是部门中查找，这样的模式，充分降低了档案管理人员翻阅原始文件的频率，不仅能够长期保存档案，又能提高其使用效率。

2.网络环境下高校教学档案管理的困境

2.1 档案保存时间较短

随着网络技术的广泛应用，对高校教学档案管理工作提出了全新要求，要将传统纸质的档案全部转换成现代化网络虚拟档案文件，也就是所谓的电子文档，这种基于网络技术的新型档案，不仅体积小，同时储存空间较大、保存方便，并且可以随时随地进行复制粘贴以及信息共享，而这一转变也让原本档案管理工作中的原始性、安全性等特点变得不稳定，容易出现信息丢失、重要信息泄露或是被盗取等危险问题，与其相对应的法律效力也将受到不良影响。在现代化信息不断大量被传播过程中，档案已成为现代社会多种信息资源中的重要基础内容，数量也会逐渐增长，其内容将更为丰富，而档案的载体类型也会更多，因此，在未来的长时间内，高校教学档案与网络虚拟档案会并存。

2.2 立卷制度急需改革

立卷制度已经推行了几十年的时间，但受到网络技术的影响，以往的卷级管理正在逐渐向文件管理靠拢，希望能以此满足网络环境下对档案进行网络化管理的的全新要求。高校教学档案管理工作应根据网络技术的发展形势、技术特点以及具体要求，对传统管理工作模式进行革新，这样才能在众多高校中脱颖而出，长期生存下去。因此，高校应打破传统立卷制度为其工作带来的诸多瓶颈，但由于目前没有具体的规定标准，在这样的摸索使其，各高校应做好自身本职工作，并且加快制定出档案保存、统筹、整理等方面的工作标准。

2.3 管理人员素养较低

高校教学档案管理工作的现代化模式，需要网络技术及通信技术等先进科学技术的支持。比如标引的自动化处理、磁盘的保存、多媒体技术、人工智能化、网络档案管理、信息安全工作等都是教学档案管理工作将来常用的高新技术。因此，就要求高校教学档案管理人员应具备熟练的计算机操作能力、扎实的理论知识，懂得随机应变，并且要掌握一定程度的英语，只有成为这样综合应用型人才，才能够更加适应当前网络技术日新月异的发展形势，才能更加的面对当前社会的新格局。

3.网络环境下高校教学档案管理有效策略

3.1 提高对档案管理认识及工作领导

高校应全面贯彻并落实国家对档案工作提出的全新指导方针与政策，充分明确档案管理工作是保护党及国家最为真实面貌的根本性事业，是发展建设国家各项事业中无法替代的领导精神，要用建设性眼光与现代化的工作理念，正确认识、对待档案管理工作的重要意义与积极影响，进加强对其工作的领导。而对于高校教学档案管理工作来说，在院校工作中占据重要地位，是管理工作中主要构成部分，其工作所包含的范围较广、工作任务多，高校应将纳入到院校未来的发展建设中，将其提上日程，逐渐提高工作环境，让教学档案管理工作能够与院校中其他各项工作保持协调发展关系。同时，高校还应将档案管理的工作的信息化建设一并纳入到学校一体化规划当中，将该项工作中各类文件内容的归档整理工作实行岗位责任制度，划分到教学、科研项目以及各部门管理者的职责范畴中。加大关于网络虚拟档案的工作宣传力度，让校内职工人员深刻意识到档案管理工作的重要意义，因而全面支持该项工作，促进网络化建设。此外，高校应提高教学档案管理工作的服务意识，对于校内的工作职能及所承接的业务范围，结合相关市场中的知识经济对信息的需求，灵活多变、更贴近使用者的实际要求的方式为学校、社会提供更加优质服务。将管理工作中的重要方向由以往的整理向信息的重构及创新方向靠拢，为院校各系领导、广大教师、科研团队以及管理者们提供更加有力的文献综述、重要事记、章程汇编、研究成果、主题目录、精彩论文以及目录检索等，将传统被动、低端的服务转变成主动、高端、先进的知识服务。

3.2 加快现代化教学档案资源库建设

高校教学档案管理工作的信息化建设的核心应是资源的建设，将信息网络作为建设工作的重要前提，有序开展各项工作，主要内容有：（1）高校教学档案信息化建设，开发与高校教学档案管理系统相适应的综合性管理软件，该软件具有收纳、整理、分类、归档、保存、统计、搜索、编制、使用等功能，能够充分的对教学档案进行管理与把控，制定出标准化的制度体系，充分实现档案管理的智能化。（2）加强信息资源库建设，是档案信息资源能够进行网络化的保存于传输，高校教学档案信息资源的网络化主要是由管理部门中资源的网络化及新生资源网络化两部分构成的。（3）加大对教学档案的开发与利用力度，储存档案的最终目的是能够对其有效利用，高校教学档案管理部门想要最大化体现出档案的重要价值，就应编订好各类别档案的卷宗目录、按照类别制作卡片，以及开发更为便捷的搜索工具。应全面了解档案使用时的具体规律，分析用户的实际需求，加强对主题的跟踪搜集，研制出教学档案中的服务信息项目，比如可以制定具体章程，干部评选、职位评定、硕士论文等资料的信息库，团队共同编写出科研项目等方面的材料，便于使用者随时上网查询。

3.3 强化教学档案管理人员综合素养

在网络环境下，人才是提升高校教学档案管理工作质量的关键因素，信息化的档案管理模式需要对网络技术应用熟练的现代化人才，若综合素养欠缺，将难以胜任当前教学档案管理中的各项工作，也无法真正的让其发挥出重要价值。因此，高校教学档案管理人才的综合素养，决定着管理工作整体的质量及信息化建设水平。因此，首先高校应树立先进的服务观念，在网络时代，观念的落后将会成为最大的落后，先进的技术需要创新的理念及思想支持，网络环境下，高校教学档案管理工作需要先进的服务观念，档案管理者应积极转变传统以档案数量、藏馆面积等来衡量管理工作的服务水平观念，应建立以为用户提供高质量的信息以及优质服务为管理水平标准的观念，打破以往被动、封闭式的服务模式，全面实行开放化、主动性的档案信息服务。其次，高校应加强对档案管理人员的培养，应对管理人员的职业素养进行再教育，强化他们的职业精神及热爱岗位的意识，加强他们的思想能力，进一步让管理者明确自身的工作责任。同时，还要对他们进行专业技术的培训，积极参与各类档案的研讨大会，与档案界的工作同仁进行具体的探讨、交流，相互分享工作经验，学习别人先进的管理观念及工作模式，以此来拓展管理人员的视野，实现共同进步。此外，还应加强管理人员的计算机实际操作能力，让他们掌握具体操作流程，注意事项、日常维护等方面的知识与能力，从根本上让他们意识到网络管理模式的优势，提高对其的重视程度，从而建立全面的工作观念，进一步促进高校教学档案管理的信息化建设及发展。

4.结语

在网络环境下，人们的思想、日常生活、工作方式等都发生了重大转变，高校的教学档案管理工作也因而面临了诸多困境。因此，高校应立足于当前网络时代，把握住宝贵的机遇、积极转变工作观念、正确定位工作方向、全面创新管理模式、明确档案管理工作未来的发展趋势，就完全能够开启高校教学档案管理工作的新篇章，迎来事业的新辉煌。

【参考文献】

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［2］姚树静.网络环境下高校档案管理系统的设计与实现[J].办公室业务,2016,(20):22-23.

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