高校数码照片管理现存问题及对策探讨

　

(上海师范大学档案馆　上海　200233)

照片电子档案能真实反映高校教学、科研、管理等工作成果，并展现历史的独特魅力，在科学技术深入发展的当代，越来越受到各高校的重视。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中明确规定：“高等学校档案(以下简称高校档案)是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]如何对海量的数码照片进行筛选、整理、归档和保管，如何把握技术变化潮流对其规范化和科学化管理，是当下高校档案管理中的一个难点。

一、现存问题

1.管理制度及相关规定不完善、相对滞后

从照片相关规定和标准来看，国家档案局2002年出台的《照片档案管理规范》和同年出台的国家标准《电子文件归档与管理规范》，都未涉及数码照片，只在《电子文件归档与管理规范》提到“对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件”和“对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件”。

2014年《数码照片归档与管理规范DA/T 50—2014》提出“归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式，推荐采用JPEG格式”，但是，什么情况下采用TIFF格式，什么情况下采用JPEG格式，什么情况下采用RAW格式并没有详细说明；不同照相机品牌的RAW格式各不相同，需要相机厂商自行开发的软件去解读，在规范里也未作具体阐述。

2014年国家《数字档案室建设指南》对照片类电子档案提出了格式和精度要求——“照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件(EXIF)信息保存完整，像素数不低于300万”。从像素分析，1999年柯达就已经推出首款300万像素数码相机，到 2007年，性能强大,价格低廉的千万像素机型已经层出不穷了，如今，高校档案馆收集的数码照片基本上都达到千万像素级，远远超过300万像素的级别。由于规定标准对照相技术快速发展的相对滞后，导致数码照片的收集没有清晰明确的规定可依，影响了收集工作的有效开展，影响了档案收集人员的积极性，进而对高校照片电子档案的收集、管理和利用产生负面影响。

2.高校数码照片的生成人员具有非专业性和不确定性

由于摄影摄像技术的变革，摄影或摄像人员不需要专业知识也能完成记录任务，对现今高校各部门、学院而言，业务活动的记录不再像以前一样只由一人完成，而是有多人参与记录工作，甚至一项活动也有多人以不同角度记录。这些记录人员的拍摄设备多种多样，所拍照片的规格、精度受硬件设备所限参差不齐。由于拍摄技术、拍摄习惯各不相同，水平参差不齐，必然会对最终产生的声像数字档案的质量产生影响。拍摄者还有可能根据实际工作需要对拍摄的内容进行后期修改、添加、合成，从而对原始照片的信息造成破坏。由于拍摄者往往不是专职档案人员，没有及时归档的档案意识，造成数码照片形成后，不能及时归到档案馆，很大程度上影响了照片电子档案收集工作。

3.数码照片文件命名标准仍沿用纸质档案原则，未考虑电子文件特性

根据《数码照片归档与管理规范DA/T 50—2014》，数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名，例如，2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片，文件名为：YJ-2009-0001-0001.jpg，这种命名方式意味着文件名称没有包含任何该照片的著录信息。如果要检索XX工作会议，需要到档案管理系统里根据会议名称查询得到对应的照片文件名称，注意，此时只能查到照片的名称，而不是照片文件原件；接着再根据查找得到的文件名在照片原件里查找才能看到照片原件及其照片内容。通过以上描述可看出这种检索其实是一个二次检索过程。这种二次检索过程加大了照片文件的检索时间，增加了检索的复杂度，不利于对照片的管理和利用。由于既要在管理系统里著录信息，又要根据著录信息给每个文件和文件夹命名，造成数码照片整理的工作量过于繁重，影响整理效率，给数码照片的归档带来很大困难。

二、采取对策

1.加快规章制度建设

随着技术的快速发展，国家档案部门需要加快改进各类标准和规范，尤其对于照片文件格式和图像精度，需要根据实际发展水平给出指导性意见，进一步完善照片电子档案管理的规章制度与操作规范。在制定标准时有相关技术人员的参与，将各类标准内容细化，加强其落实与执行力，将照片电子档案“从搜集、归档、管理、移交到长期保存过程实行统一管理，全程无死角”[2]，使照片电子档案管理的各环节都是规范的、有法可依的，从制度上杜绝档案管理中的漏洞，确保归档照片电子档案的有效性和真实性。

2.提高人员业务水平

加强兼职档案员队伍建设，重点培养高素质人才。照片电子档案管理工作本身就有较强的技术性，需要定期对兼职档案员进行专业培训，向他们提出照片收集的具体要求。同时也要提高兼职档案员的责任意识，让兼职档案员充分认识到，在高校的各类教学科研活动和日常管理工作中产生的数码照片是学校发展的重要历史记录，为照片电子档案的保管和长期利用打下牢固的基础。

3.充分考虑数码数码照片的电子环境

电子环境下，文件记录方式和文件特征都发生了很大的改变。以前面提到的为例，XX工作会议的数码照片如果命名为：YJ-2009-20090213XX工作会议-0001.jpg，20090213代表会议时间为2009年2月13日，后面是会议的名称。要检索XX工作会议时，只要在计算机的搜索框内输入会议名称，就能找到并调阅照片电子文件原文；同时还可以提供多角度检索，会议时间或者会议名称都可以作为检索条件。应充分利用电子环境下计算机的检索能力，将照片著录信息与文件名称相结合，则可将照片原件作为检索结果直接浏览，这种检索方式是一种脱离档案管理系统的检索方式，只需要一台计算机，就可以满足一些简单的查询需求，由二次检索变为一次检索，节约了检索时间，提高了利用的效率，真正发挥出电子文件信息自身的优势。

4.数码照片收集管理自动化

数码照片收集管理自动化表现在

1)对于收集的海量照片电子文件，软件自动检查每个文件的真实性、可读性、完整性、有效性、安全性等；

2)按照事先设定好的著录要求，软件批量自动检查档案管理系统里的照片著录信息是否合乎规范；

3)根据档案管理系统里的照片著录信息，软件批量自动给每个照片文件和文件夹命名；

4)对其他格式图片比如bmp，png，gif等软件批量自动按照格式和精度要求进行格式转换

5)以上1-4条中的所有检查标准，著录要求，命名规范，文件格式及精度等都可以根据变化灵活配置

虽然已有许多针对档案批量预处理的软件，还有把预处理作为档案管理系统里的一个模块的，但是，数码照片是一种特殊的档案，文件来源、文件格式、组织形式等都与其他档案有很大的不同，因此照片电子档案的自动化收集和管理软件是一种和其他档案预处理软件完全不同的软件，需要专门处理。而专门针对数码照片的预处理软件，则由于规范不明，各个高校处理方法各异，至今仍然发展缓慢。尽管如此，从数码照相技术的发展和照片档案发展的需求来看，照片电子档案的预处理通过软件来完成将是未来的一个主要趋势，通过自动化的批量处理，能大量节约人力物力，降低照片整理的复杂性，提高照片整理人员的工作积极性，同时也可以提高照片电子档案著录信息的准确性，使照片档案的检索更加快速、方便，有利于扩大照片档案的影响，使得照片档案充分发挥服务学校中心工作、服务社会的作用，充分体现档案的价值

高校数码照片记录了学校教学、科研、管理等的重大活动内容，反映了学校的真实面貌和发展过程。随着信息化的发展，“数码照片档案越来越在学校的发展中发挥其特有的功能”[3]。当前照片电子档案的管理工作依然存在不少问题，比如规范标准的制定滞后严重、管理人员素质不够、管理未能和计算机技术紧密结合等，针对存在问题，需要进一步完善标准，建设高素质人员团队，将先进的计算机技术运用到档案收集管理中，使照片档案管理人员能够更多地把工作重心放到挖掘档案内涵，展示档案价值上来，使照片档案的历史价值、文化价值、社会价值和经济价值得到充分的体现。

【参考文献】

[1]高等学校档案管理办法[Z].中华人民共和国教育部，2008.

[2]许桂清.传统录音录像档案数字化探究[J].中国档案,2016,10.

[3]张立华.高等学校声像档案及其内容研究[J].兰台世界,2017,4.