企业办公室秘书岗位发展趋势、现状及解决途径研究

2018-04-02

福建质量管理 2018年6期

关键词：岗位职责秘书学历

(中国航天科技集团公司第一研究院航天幼儿园　北京　100000)

办公室是企业进行综合管理的关键职能部门，也是企业未来发展方向、政策制定、制度实行的纽带和突破口。而办公室秘书作为领导的“笔杆子”、“贤内助”，在部门工作中起到了上传下达、承上启下的辅助作用。

鉴于岗位的重要性，企业对办公室秘书自身素质的要求也愈加严格，从而在岗位适应人群方面也逐步朝综合素质优、学历层次高的群体方向转变。

一、办公室秘书岗位目前存在的几大趋势

(一)岗位职责专业化

随着企业机关办公室各部门职责分工的明确，秘书岗位在专业技能方面的要求的也不断提升。例如，办公室综合秘书可能不仅仅是琐碎的日常性事务的处理，还会涉及到综合计划、制度制定、对外宣传、品牌建设等方方面面，与人力、审计、纪检、法务等各个部门及处室沟通协调，这就要求该岗位人员不仅有较强的应变力、执行力、协调力，还要求其触类旁通，是具备各项技能的复合型人才。因此，办公室岗位不仅要具有较强的文字表达能力外，在专业技能等方面也提出了更高的要求，使岗位职责更加专业化。

(二)年龄结构年轻化

鉴于办公室工作事务的繁杂性和办公室岗位的专业性等特点，办公室秘书必须具有较高的综合素质、应变能力、信息化处理能力以及充沛的活力，因此，企业办公室岗位逐步呈现年轻化的职业趋势。据不完全统计，企业机关办公室平均年龄为35岁左右，年轻化的年龄结构使很多企业在政策制定、推行、落实等方面更有实效，办事效率更高。

(三)学历层次高端化

办公室在企业的重要地位以及办公室事务的重要性对秘书岗位人员的能力、素质提出的新的要求。不同于传统的以处理文件、日常琐事为主的工作性质，如今的办公室工作以信息化、互联网加等形式为媒介，打破了老旧的办公模式，在岗位人员综合素质方面有了更多的考量，从而对办公室秘书的文化层次提出了更高的要求，很多企业机关办公室秘书已不满足于有一定的文化知识，而趋向于拥有政治、文学、管理学等方面的硕士、博士学历及海外留学背景，具有较高思想政治觉悟的同时，也具备很高的文化素养、较强的创新意识和更开阔的眼界、格局。

二、国有企业办公室秘书的现状及存在的问题

随着办公室秘书岗位职责的专业化、年龄结构的年轻化以及学历层次的高端化，用人单位对企业办公室秘书岗位的要求不断严格，但是由于编制、户籍、待遇等问题的限制，以及办公室工作性质的繁杂程度，国有企业办公室秘书岗位出现了这样或那样的问题。

(一)薪酬待遇低，人才流失量大

近年来，办公室人员逐步向年轻化、高学历化、岗位职责专业化的方向发展，办公室秘书岗位出现了人员需求量大、岗位能力要求高、但薪酬待遇偏低的现状，很多有能力、有学识、有经验的办公室人员相继跳槽到政府机关、事业单位或外资企业，直接导致了新人引不进来、成熟人才流失量大、职工队伍不稳定的情况。

(二)岗位职责不清晰，分工不明确

由于办公室岗位与其它科研、研发岗位相比，在专业技能方面要求较弱，因此，基层用人单位往往对办公室岗位给予的重视不够，很多基层办公室人员只有2-3名，每个人既要都有“多重身份”，甚至于一位办公室人员不仅处理办公室的日常事务，还兼有纪检、法律、风险等方面的工作，从而造成身兼数职、职责不明、互相推诿等现象的产生，极大影响了办公室的工作效率和办事效果。

(三)日常工作繁复，缺乏心理疏导

办公室工作千头万绪，有些是领导临时交办的，需要立即执行并取得良好效果的；有些是需要对大量数据进行反复的调查、研究、比对才能总结提炼出成果性结论，撰写成汇报文书的；有些则需要不断的跟进、长期对某项事件进行处理。办公室秘书不仅要分清轻重急缓，还要时时掌握领导的意图，神经一直处于紧绷状态。于是，在强度大、压力大、责任重的工作环境下，办公室岗位人员的心理问题也容易出现偏差，产生懈怠、畏难的情绪。

三、解决的途径

(一)提升薪酬待遇，解决实际困难

由于编制有限，国有企业基层单位中，办公室秘书岗位不乏有一部分社聘员工，他们虽然没有企事业单位的编制，但工作性质与有编制的员工无二。因此，应进一步推进企业同工同酬，加大岗位人员学历、能力等方面因素在薪酬体系中的占比，增加编制，适当提高工资待遇，适当缩小基层行政岗位人员与科研岗位人员之间较大的工资差距，解决其实际生活困难。