浅谈档案利用与档案传播

□刘娟

近几年，国内学术界普遍开始关注传播学，并且在关于档案学的论文中，“传播”一词经常出现，是因为涉及到档案管理领域，所以经常出现关于档案传播的提法。生搬硬套不能应用于传播理论，我们要做的是将档案传播与档案管理实践理论完美地结合在一起。

档案利用和档案传播有着紧密的关系。但是档案的利用率一直持续降低，所以档案利用者希望能够拓展出更大的生存空间，寻求出路。要发挥档案的政治功能，因为例如文化、教育等方面无法利用传统的档案利用，所以我们要寻找更大的出路，也就是借助于档案传播。二者在产生背景等方面有哪些异同，如何进行整合，本文对此进行探讨。

一、档案利用与档案传播的涵义

档案传播主要包含两层意思，广义上的传播主要是将信息进行重新加工制作，然后进行传播；狭义上的意思则比较灵活，主要是利用信息进行大众之间的交流从而达到传播。狭义上的档案传播主要包含三个基本要素，即传播者、受众和传播的档案信息，档案传播就是指这三种基本要素之间的信息的交换和互动。通过信息的传递，了解传播者的意图。

档案利用的含义是利用人或者事物所有的作用使自己获益。它也包含两层意思，有着广义和狭义的区别。广义上不但包含着利用者的信息，同时也包括档案机构和档案工作者提供给利用者的信息。狭义上是摄取对自己有利的信息，指利用者使用档案信息中对自己有利的信息。档案利用也包含着三个基本要素，即档案利用者、提供档案者以及档案机构的工作人员。通过这三种要素之间的交流，发挥档案的现实作用并且满足利用者的需求。

二、档案利用与档案传播的异同

（一）产生背景

档案利用与档案开放相伴而行，相对于档案封闭、保密来说，档案利用理论及实践的不断发展离不开关于档案开放原则的颁布与实施，可谓是功不可没。在我国，对于档案利用来说，80年代初开放历史档案方针的出台具有里程碑式的意义。档案利用的研究一直在关注着档案的作用，尤其是政治作用。

档案传播理论是关于档案学和传播学的整合，虽然有些不同，但是有着交叉性。它主要是通过两个原因兴起的：首先是传播学的发展和成熟，其次是大众对于档案本身的认识更加深刻，档案本身不但有政治功能，还有一些仅仅靠档案利用无法实现的功能，例如文化、娱乐和教育等功能，这些功能的实现需要依靠档案传播的理论和实践。传统式的“你要我予”的被动式服务已经不能实现档案的功能，需要将档案利用和传播进行整合。

（二）二者理论基础各有差异

档案的价值以及档案的作用是档案利用的理论基础。档案的理论基础一直以来都比较重视研究档案的情报价值，同时估测档案价值及其效益的尺码，这对于计算利用率来说是个很大的局限。因为档案宣传等过程中与受众的接触比例并没有加入到利用率的计算当中，而这些信息很可能改变大众对于档案的一些态度和变化，这是一种实现档案价值的形式，并且会产生较好的效果。这是因为衡量利用率的标尺发生了改变，档案对受众造成的当前影响是最主要的。据此我们可以推测档案利用的主要目的是满足受众的需求。

档案信息利用者的分享和信息的流动是档案传播的主要理论。教育、文化、娱乐等功能以及传统的政治功能都是档案传播理论重视的对象。不仅要满足利用者当下的需求，也要重视档案信息传播过程中语言的说服性。所以其主要的目的在于传播、传递，要让大众正确理解与吸收档案信息，帮助大众树立长远目标。

三、从档案利用到档案传播的意义

不同的概念有着不同的意义，档案利用与档案传播也是如此。有了档案利用问题的产生，才会有档案传播的出现，与此同时，档案利用本身还会随着实践的发展发生不同的转变。最开始是由发挥传统的政治功能向发挥各个方面的功能转变，不是像以往那样单纯地提供信息，单单研究如何根据社会需求开发资源是远远不够的，还要研究如何将这些信息传播给大众，使大众理解这些信息，并且在大众接受信息的圈子内产生一定的影响力，赢得关注度。传播学理论的引入正是适应了这种发展趋势。其实这种变化也是一种关于档案问题的发展。

第一，与档案利用工作和实践需要相符。档案传播理念的引入是十分有意义的，特别是使档案信息及档案部门赢得更多注意力和影响力。现在，越来越多的人已经认识到档案利用受众的多少是利用工作发展的一种表面现象，而档案信息由档案部门输出后，在多大范围内产生了多大程度的影响才是真正有实质意义的衡量指标。换句话说，另外一种衡量标准就是这些影响到底能引起多大的关注。首先，档案部门应在人力、物力方面大量投入，着力研究如何获得注意力和影响力，这些都可以从档案传播对传播效果的重视方面体现出来；其次，从利用到传播，将组织信息纳入档案的过程中我们可以利用各种手段以及媒介，充分调动各种社会因素，扩大档案信息的受众范围，提升档案部门服务的主动性，赢得公众的注意力，使传播效果变得更好，并形成一定的影响力。总之，档案部门整个工作能发展起来的标志就是部门的信息能够在大众中赢得关注度并获得较大的影响力。

第二，反映了档案利用及档案信息管理理论发展的要求。众所周知，信息和传播是相互联系的，既没有离开传播的信息，也没有离开信息的传播，这有利于档案信息与整个信息系统研究的沟通。传播是一种很普通的行为，包含在社会信息中的档案信息所进行的传播就是传播学的范畴，所以，为了使社会信息规律性地流动，研究档案信息也是非常必要的。利用网络进行传播是在新的科学技术环境下的一种方式，为了使原先的档案信息利用活动在更广泛的平台上进行，可以将档案信息融入整个信息传播系统。实际上，越来越多地借鉴传播学理论，档案利用会发展得越来越好。

第三，重新定位档案时代的职位。档案工作人员应该力争成为一个信息传播者，让自己的使命升华，努力推进档案信息的公开与共享，使用各种媒介手段传播信息，使大众的观念和价值观发生良好的变化。该职业的主要任务就是传播积极的文化和信息。档案工作有着深深的文化底蕴和人文内涵，秉持“以人为本”的理念，紧贴大众的需求。在这种情况下，档案工作人员便有了广阔的发展空间，充分发挥职业魅力来服务大众。

四、结语

综上所述，随着社会的发展，档案的作用不容忽视，从档案利用到档案传播的过程是一个很必要的过渡。值得关注的是，为了使档案学和档案工作不断丰富和发展，在这个复杂的过程中，不但要吸收新的传播学理论，还要充分利用档案利用的传统优势，顺应环境变化，经得起时代考验。