论高校档案功能的社会化利用

苏全玉

（潍坊学院体育学院 山东潍坊 261061）

高校档案综合信息社会化利用服务于社会各个领域，是社会发展的一种必然需求，其最佳的方式就是快速有效的各种服务。在这一过程中，新型经济的多样化，对高校档案信息的功能上也会提出一些新的要求，因势而为，档案信息更好的服务于社会的多种要求，自然也会促进高校档案的信息规范化的快速发展。高校能准确的把握社会对高校档案的新需求，必然会对高校自身档案管理的深层次的发展产生重要的意义。

一、高等学校档案信息社会化利用的起因

1.现代化经济的快速发展，对高新科研信息广泛而迫切需求，是档案信息社会化利用产生外部的初动力的重要原因。

当前我国由制造大国向创新大国转变，传统的经济发展模式自然会向创新型经济发展模式转变。社会上的各行各业必然会对掌握高新技术和创新性人才进行抢夺，大多数的高新技术和专业人才都来自科研单位与高等学校，这种情况下，高等学校的技术与人才档案信息自然会成为人民优先了解的对象，谁先获得信息，谁就优先获得了掌控技术与人才的先机，成功的机会会多出很多。社会上对高校信息了解的内容主要有：一是高校最新专业团队的带头人的信息；二是高校最新的科研技术以及能够转化成社会产品的科研成果信息；三是高校相关专业创新型毕业生信息; 四是能够认证高新校优秀毕业生的档案信息。

2.高校档案科研内容的信息化与规范化能最大化的使档案信息资源共享、更加便利的实现信息查询，从而为社会提供事半功倍的效果，逐渐成为档案信息社会化的内在动力。

（1）高校现存的科研档案信息规范化的真实的优势。从事科研和教学的人才大多存在于相关专业的高等学府，很自然的也会有很强的档案信息收集、归档、加工处理使之规范化的能力。在开发利用高校档案信全部资源的时候，档案信息规范化的程度就会相当高，基本不留余地，为高校档案信息资源共享、社会化服务提供重要的保证。

（2）高校科研档案信息具有超前的优势。高等学校里特有的专业及相关的人才密集，有许多是国际国内超前沿的研发课题，随时都有一些崭新的科研成果诞生，这些科研成果市场价值高，社会需求多，若能及时进行社会化利用，将对社会上各相关部门的实验、研究与制造发挥重要的作用。

（3）高校科研档案信息得天独厚的数字平台优势，经济的快速发展，也带动了高校现代化设备的更新，许多高校率先对科研信息处理设备进行升级改造，采购先进的数字化设备，在档案信息数字化转化方面，较以前有了质的飞跃，档案信息的管理平台更加科学与便利，科学而又效率高的高校数字化信息数字平台逐步形成，真正能实现高校内外的信息资源共享，为档案信息社会化服务的提供了最可靠的保证。

二、高校档案信息社会化服务需落实的基本事项

1.高校在对档案信息进行整合与数字化处理后，利用已有的平台，实现真正意义上的资源共享，能否优化高校档案信息对社会服务的系统，使之更加的规范与便利，对社会化服务基本体系有着基本的要求：

（1）服务理念至上要求。高校档案信息的传播与利用，要紧跟时代的步伐，生成完全服务的观点，并结合社会服务的基本要求规律，做好动态服务的服务宗旨，追求便利实效，真正发挥出高校档案信息服务于社会而产生的应有价值。

（2）便于查询、传递与利用方便要求。高校现有的档案信息涉及面广，种类繁多，档案工作者要真正的做到所有档案信息数字化，能够真实而快速的便于查找与及时利用，真正有助于社会各行各业的科研与利用。

（3）高校档案要具有完整性的要求，高等学校涉猎的学术种类繁多，自然档案信息的内容就多，在实际工作中，要做到档案信息点、面结合，学校内各级各部门所掌握的档案信息配置合理，资源共享信息无缝隙，网络平台信息储存内容丰富，有相应的档案信息服务体系，完全符合社会上对高校档案信息的多种需求，有求必应。

（4）社会化服务利用有偿的要求。高校档案信息的对外服务，要跟上当前社会发展的步伐，遵循社会市场经济的发展规律，一方面做好高校档案信息的全方位社会化服务，区别对待不同的高校档案信息，对一些平常性的档案信息实行无偿服务，随查随用，而对一些重要的高校档案信息资源实行有偿提供，随行就市，体现出高校前沿性科技档案信息的社会价值，也利于高校档案信息社会化服务走向良性发展的道路。

2.当前经济的高速发展，也加速了高校科技的发展，高校累积的科研档案信息自然会越来越多，在这种情况下，高校应当切合实际，分门别类，区分重点，分列出对社会服务档案信息事项，充分利用高校档案数字化管理平台，去满足社会各行各业对高校信息的日益增长需求，高校档案信息服务社会的一些优势项目也逐步显示出来。

（1）高校档案信息对高校毕业生的学历鉴定有着独特的优势，特别适合于国内外高端用户、人才交流中心、科研单位及相关的高校。

（2）社会创新项目的上马，首先可以求证于高校科研成果理论信息，尤其是新项目的参考、论证、决策功能、科研成果推广应用服务等。

（3）高校档案信息的新技术交流功能，高校档案信息定期举办高层次、多方位对外交流互动，展示学校最近最新的科技信息，相互借鉴，相互学习，多种形式的彰显高校档案信息的数量与质量，形成一个良好的互动场面，进一步调动学校与社会人才参入学习与研究的积极性，更好的发挥出高校档案信息服务于社会的真正作用。

（4）确保高校档案信息最基本的服务功能不能丢，这些基础的档案信息服务功能包括为社会提供档案的收集、留存、查询及借阅等社会服务功能。还有对流动人员主要包括调离、留学、离职、调入等人员的档案信息代存代递服务。

三、高校档案信息社会化利用服务的具体措施

顺应时代发展的要求，让高校的发展状况跟随社会的发展同步，形成有时代特色的档案信息服务模式，真正实现高校档案信息社会化利用服务，这就需要重点从以下几个方面着手：

1.首先要建立档案工作者档案社会化服务理念

高校档案工作者长期以来遵循于传统观念的档案管理模式，许多重要的档案信息没有发挥出其真正的社会价值，这就要求高校档案人员要创新档案管理新意识，强化服务新理念，科研信息在满足本校各级教学、科研等工作的基础上，积极寻找高校档案信息服务于社会的切入点，建立规范化制度，完善的服务体系，实现高校档案信息社会化服务全方位。

2.实现高校档案社会化服务目标多样化

首先对传统的服务项目进行分类与优化，其重点的项目主要有：档案证明、影像录制、文本复印、各级学历证明、档案代存代递、证书扫描等。其次改善社会化服务方式，确立好服务时间、提供优雅的馆舍环境、简便数字设备利用手续、强化数字平台功能。再次，加强社会化服务宣传，多渠道宣传高校最新的科研成果，提供最真的试用平台，让成果受到需求者的认可，并逐步形成真正意义上的生产成果。

3.强化高校档案信息管理平台功能，力争社会服务最优化

高校档案管理平台有其独有的特点，面多量广，信息量大，主要包括学生学籍、学生成绩、学位证件，论文记录、学术科研成果等档案数据信息。在网络化快速发展的今天，确保高校档案数字信息有质有量，档案信息开放力度大，信息档案目录更加便利，实现真实有效的资源共享，尤其是高校内最前沿的研究信息，成熟的科研成果内容可检，资源共享，让档案信息服务于社会有其真实的意义。

4.增加高校档案信息社会化服务的透明度

高校档案信息要想真正意义上实现社会化服务，要创新思路，多方合作，主要的是各级科技信息的主管政府机构，校内外宣传部门，与社会各类档案信息资源丰富部门加强联合，互惠互利，在档案信息社会化服务上先提升一个高的档次；再与专业的科研部门与研究机构进行相对相关前沿问题的探讨，共同调研与编研，开展论坛交流，提高档案信息的档次，确保档案信息服务于社会的质量。最后与同类学校及同类专业加强合作，互通有无，在同行业类加强档案信息服务于社会的最大影响力，抱团取暖，为高校档案社会化服务创造出更多可选择的机会。

5.重视档案信息服务社会的附加值

在开展社会化服务的同时，根据社会的从严需求，反过来会进一步对高校档案工作者使加影响力，这就要求加大档案信息的收集、研发、开发力度，提升质量， 对公布的档案信息再开发及时补充更新，内容也要及时更新修改，加大新的档案信息的社会化利用深度， 为档案社会化服务增加强有力的后劲。

四、实现高校档案信息服务社会化的过程中应考虑的几个问题

1.确定市场的服务定位问题

高校档案信息的社会化服务要紧跟时代人需求，掌握市场的发展规律，区分社会上不同的需求服务对象，精准定位，是实现档案信息服务于社会的重要环节。

2.确立服务标准问题

无规矩不成方圆，不同的高校会开展不同的档案信息社会化服务，因地域不同，会各有特点，没有一个统一的标准，因此需各单位结合实际，制定适应的服务标准，公布社会，有偿服务，避免引起一些不必要的经济纠纷。

3.区分档案信息有偿使用与无偿使用问题

当前高校应当及时出台一些附合实际的档案分类制度，做到有得放失，增加档案信息利用的效率，让高校档案信息社会化服务的经济与社会效能真正的发挥出来。

总之, 时代发展到今天，让高校档案信息服务于社会是高校管理工作的目标之一，在保质保量的档案管理数字平台上，对内服务于高校各级各部门，对外又能服务于社会的需求，即会强化高校内部档案管理的层次，又能对高校档案信息的自身拥有的价值有一个很好的体现。因此，高校要创新档案建设开发新思路，转化理念，加大人财物的投入，提升档案信息的质量，利用网络信息平台，快速高效，加速社会化服务利用，从而使高校档案事业获得可持续性的发展。

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