新形势下高校办公室秘书素养如何提升

张思怡

摘 要： 高校作为国家人才的培养基地和输送摇篮，办学质量和高校整体素质至关重要。为加强师德师风建设，铸造一流的教师队伍，培养出优秀的学生，高校办公室秘书工作是整个高校运作体系中不可缺少的重要环节。本文以高校二级学院办公室秘书为例，提出对高校秘书素养要求及提升的若干策略，以期更好地服务院领导和广大师生。

关键词： 高校办公室 秘书 素养 提升策略

百年大计，教育为本。习近平同志所做的党的十九大报告围绕“优先发展教育事业”做出新的全面部署，明确提出：“建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程，必须把教育事业放在优先位置，深化教育改革，加快教育现代化，办好人民满意的教育。”这为中国特色社会主义新时代不断推进教育改革发展、大力提高国民素质指明了方向。高校办公室秘书作为基层教学单位里承担日常管理服务的重要人员，是联系院领导和师生的桥梁，是协调各学院、部门之间的纽带，扮演着举足轻重的角色。随着高教事业的发展，高校办公室秘书的工作牵涉面广，工作任务繁杂，且事无巨细皆责任，这对秘书工作提出了更高、更严的要求。

一、工作特点

（一）工作环境特殊性。

在高等教育日趋国际化、大众化的今天，高校的发展和评价标准都转向以人才质量的培养和科技创新内涵为核心。人们对高校各方面的要求越来越高，对其关注度不再局限于一些基本要素。这种特定属性与特定环境决定了高校办公室与政府部门、公司企业办公室的不同。高校是知识创新、技术创新、文化传播、培养不同类型的多样化高级专门人才的重要基地。这种工作环境的特殊性要求办公室秘书的知识内涵要不断扩充，文化修养要不断提高。

（二）工作性质综合性。

从校内看，办公室是全校管理体系中沟通上下、联系左右、传递信息的纽带，围绕学校教学、科研、学生及行政管理开展工作，与各级领导、职能部门、师生均有联系。从校外看，办公室代表学院层面负责对外联络与交流的纽带，与其他院校、公司企业等部门进行各方面的接触。特别是随着开放办学理念的深入，高校与外界的联系与合作变得更加密切、频繁。在具体事务中，又细分为公文、会务、接待、采购、信息、统计等多项工作任务。因此，办公室的工作性质表现为事务繁杂、综合多样，这要求办公室秘书具有较高的综合素质和娴熟的业务技能，集多种工作角色于一身。

（三）服务对象复杂化。

高校办公室秘书服务的对象主要是领导和师生。随着社会的发展，高校教师、学生越来越趋向于多元化，自我的独立意识、创新和维权意识越来越强，办公室秘书承担的工作变得日益复杂，这就要求秘书的工作具有前瞻性，工作理念要与时俱进。另外，随着学校接触社会面的范围扩大，与社会各界互动的频率增加，产、学、研合作进一步深入，使办公室工作不再局限于协调学校内部各学院、部门之间关系，以及发文撰稿、组织会议等事务性工作，而是由幕后转为台前，由循规蹈矩转为前瞻规划，工作的性质和涉及面大大超过了从前。

综上所述，服务决策层、服务基层是新形势下高校办公室秘书的基本职能。他既是领导的左膀右臂，又是領导决策、指导、联络、沟通工作的纽带和桥梁。

二、素养要求

（一）思想政治素质。

2018年国家机关党建的工作会议总要求是“深入学习贯彻党的十九大精神，以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真落实新时代党的建设总要求，坚持和加强党的全面领导，以党的政治建设为统领，牢固树立‘四个意识，深入推进机关党的政治建设、思想建设、组织建设、作风建设、纪律建设”。这给高校政治思想工作注入了新的元素，提出了新的要求。高校秘书必须具备政治上的灵敏性、超前的感悟性，与时俱进，吃深悟透党的路线方针政策，不断提高自身的政治理论修养，以党的新时代理论作为工作指导。运用正确的立场、观点、方法，指导工作中遇到的具体问题，妥善处理各种实际难题。同时也要提高政治敏锐性，激发灵活性，这样才能掌握工作主动权。高校办公室秘书要不断学习十九大报告中对教育工作的方针政策和对教育事业提出的新要求，掌握好党的精神，加强师德师风的建设，提高素质，力求发展好自己，完善好自己，做好自己，这样才能更好地服务领导和广大师生。

（二）工作能力素质。

沟通协调能力是办公室秘书在工作中所要掌握的重要技能，孔子曾说：“言不顺，则事不成。”这要求办公室秘书在工作开展过程中，凭借语言沟通技巧，建立良好的协作关系，使之相互配合，达成共识，和谐有序地实现目标。因此，办公室秘书要内强素质、外树形象，在与人沟通协调时，摆正自身的位置，把握分寸，认真倾听他人的观点，注重借鉴不同领域、不同人群、不同行业秘书的工作经验，扬长避短，为我所用。

文笔能力是办公室秘书工作的必备技能。这要求办公室秘书日常善于阅读、勤于练笔，处处留心发现和搜集专业的素材文稿，吃透文髓，这样才能在拟文撰稿时胸中有墨、信手拈来。此外，对工作要有全局把握，号准工作脉搏，找准工作中的重点、亮点，并将之转化为恰到好处的文字，从而为拟文撰稿添色增彩。

（三）心理健康素质。

高校办公室秘书既是高校行政管理人员又是服务人员，事务繁杂琐碎，工作久而久之不免会产生消极的情绪。因此，平静沉稳的心态、优良的心理素质是工作中必备的状态。面对工作中遇到的任何事情，要保持忙而不乱、从容不迫的轻松心态，学会思考，勤于讨教，只有不断提升自我修养，随时保持积极进取、健康向上的心态，才能更好地胜任工作。

（四）礼仪修养素质。

礼仪是中华民族的传统，是待人接物的行为规范，也是交往的艺术。它传递着真诚、尊重、平等、友善的信息。办公室秘书在与人交往过程中展现出的礼仪就是学院形象的标签，是体现一个人的思想道德水平、文化修养、交际能力等诸多方面的外在表现。办公室秘书重视礼仪修养，不仅是个人形象和素质的需要，更是学院乃至学校形象的需要。在工作实践中，秘书不可避免地在校内、外各种社会组织的公务行为和交际活动中广泛接触不同行业类型的人，穿梭在繁杂、琐碎的各类公务活动之中，这些行为中礼仪的内容贯穿始末。在各种交际礼仪中，高校办公室秘书的气质形象不仅代表个人，而且直接影响高校内部或社会人员对学院的态度和印象，因此礼仪修养是办公室秘书必备的素质。

综上所述，高校办公室秘书必须具备良好的政治思想素质、工作能力素质、心理健康素质、礼仪修养素质等综合素质，才能胜任本职工作。

三、提升策略

（一）强化学习意识。

在经济全球化、文化多元化、教育国际化的时代背景下，办公室秘书要具备良好的政治素养、灵活的交际协调能力、过硬的文字功底，唯有不断强化学习意识才能出色地干好秘书工作。一方面，注重理论学习，提高政治理论修养，通过认真研读文件、讲话精神，广泛阅读古今中外名著、报纸杂志，才能不断提高理论知识的深度和广度。另一方面，要树立正确历史观、民族观、国家观、文化观。培养正确的三观，在工作实践中学会与不同层次、不同背景、不同理念的人沟通、共事，取长补短，丰富工作阅历，提高办公室的工作质量和效率。

（二）注重培养，提升业务素质。

要重视培养一支具备高素养的秘书队伍。其一，院系领导要高度重视办公室秘书工作，对秘书工作要高看一眼，厚爱一分，工作上给予帮助，生活上给予关怀，不断提升其工作的地位和空间。对工作表现突出的秘书给予认可与表彰，并建立制度化，奖惩分明，激励先进，鼓励上进，鞭策后进，使之成为长效机制，呈良性循环。其二，注重秘书业务素质提高，他山之石可以攻玉，多搭建平台，采取“请进来、走出去”方式方法加强与各兄弟院、校单位的学习交流活动。定期遴选工作出色的秘书外出参加培训、进修。选择具有办学特色的高校进行考察，取他人之长补己之短，更好地历练秘书队伍。注重培养，提高秘书工作的积极性，提升业务素质，培养秘书队伍的认同感和自豪感，这有利于秘书工作队伍的稳定与健康发展，对二级学院的繁荣与发展也是十分重要的。

（三）强化服务意识，培养综合素质。

高校办公室秘书的基本职能要求工作中不管对上下级，对同级，都要保持谦虚和蔼、热情周到的工作态度。不厌其烦地多问、勤跑，凡事走在前面，不断强化服务意识。把校训作为工作的指南，时刻牢记宗旨意识，发挥主观能动性，在“立志、守身、处事、待人”等方面建立信用，将积极向上的良好心态融入工作中。

（四）关注礼仪修养，塑造良好形象。

规范化行为和良好的外在形象是办公室秘书必须具备的。关注礼仪修养，塑造良好形象是以礼仪品质和礼仪文化作为修养的内容，要学会内强素质、外塑形象。要注重学习礼仪知识，按照礼仪规范的要求约束自己的言行举止。以真诚、尊重、平等和友善等内在素质严格要求自己，不断提高学识水平与道德修养，从而塑造内外兼修的礼仪形象。

综上所述，在新形势下，为提高高校办公室秘书的职业素养，就要强化不断学习、锐意进取的意识，培养提高业务能力，强化服务意识，保持良好的心态，重视个人礼仪修养。这样，对于培养高层次水平的办公室秘书具有重要的指导意义，使秘書工作走向职业化，更好地为决策层服务，更好地为基层服务，为新形势下的高教事业的发展贡献力量。

参考文献：

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