高校教学档案管理工作存在的问题及对策

卢亚光 杨岩清 曹莉

摘要：院系教学档案管理作为高校档案工作的核心构成内容，能及时反馈教学实操、教学研讨以及教学管理等工作流程，有助于促进高校进行教学变革，提升教学效率，在丰富教学内容、创新教学模式上发挥重要作用。本文将围绕高校教学档案管理工作的重要性以及其中出现的问题展开分析，并提供具体解决策略。

关键词：高校；教学档案；院系

引言：

所谓教学档案，具体是在教学管理、教学活动、教学评判以及科研活动等环节中直接产生的，赋有初始性以及留存价值历史记载，能通过相应图像、声音、文字等方式展现。其能如实的、精准的归纳和反馈出院系教学目标的落实和达成状况，是开展教学探讨、教学变革以及课程创建等各项工作的主要根据。

一、高校教学档案管理工作的重要性

教学档案能记录教学活动的所有流程和情况，其常常不会被二次加工，维持其原始特征，不会随着政治改变而改变，准确的留存教学过程中的凭证，十分客观的重现历史。这种历史的记录效果是其余方式无法取代的。另外，其还是之后解决问题、审查和处置教学平常工作的证据，例如能发放学历、成绩等说明和教师审核记载，为教育探究和历史分析供应可靠的追溯性资料[1]。

（一）是加强教学管理的有效手段

教学档案在教学管理工作中的产生，是教学活动的外在记载，为教学管理供应重要依据，为教育决定供应有效参谋，为完善教学、提升教学水平供应及时的数据资料，是之后解决问题、审查以及探究教学平常工作的凭据，是本身活动的庞大信息库，是反馈教学管理水准强弱和教学分析、教学活动的重要参照。

（二）是教学评判的先决条件

教学评判是当代教育内部规律的需求，教学档案资料是教学评判的要素，是监管相关教学管理工作者和教师能否积极向教学管理部门给予教学资料的关键根据，是学校教学活动全方位、准确的记载，是整个院校广大师生经验和智慧的凝结，是评价一所院校教学质量好坏最直接的体现。

（三）是督促教学管理工作者和教师的关键根据

众所周知，教学档案是在教学的种种活动环节中产生的，拥有查询、审核以及使用价值，通过归档留存的资料，具备有效性。若教师的课堂规划、教案编写不完备，或是全部没有，仅依靠上课时临时拟定的一些提纲，那么在教学检测以及考核中便会发现其工作状态。教学档案能否完整是监督教学管理工作者能否积极、实时向教学文档的产生者催缴教学资料，依据教学特征和归档需求把教学文档资料转变成教学档案的凭证。

二、高校教学档案管理工作中出现的问题

（一）对教学档案的必要性缺少认知

伴随高等教育的飞速进步，教学方式逐渐丰富、教学范畴渐渐增加，教学管理也慢慢步入正规化。在这种情况下，教学活动中形成的教学文档愈来愈多，相应管理者工作量也剧增，以往教学档案管理方式和人为控制手段依然无法顺应变革发展需求。甚至一些院校的机关部门和院系，特别是教学机关部门忽视教学档案的管理和积攒，一部分关键文档和资料由于本身使用便利迟迟不上交至院校进行统一管理，导致大量资料缺失而不能查阅。

（二）教学档案资料搜集不积极，整理不合乎标准

站在客观的角度来说，因为教师教学工作量和压力较大，无法主动、积极的上缴教学档案资料；站在主观的角度来说，负责档案管理的专职、兼职人员配置还不够妥善，而且管理工作者还要同时监管平常一些琐碎事物，所以十分易于和良好的搜集时间擦身而過，从而致使教学档案的搜集不够完整，造成教学资料缺失，归档资料效果不明显，不具备整体性和完备性。此外，教学档案整理也不合乎相关标准，漏洞百出。学生毕业之前有关学习档案繁多，通过其所在班级的导员进行书写和留存，有些导员档案记载不标准，比如用铅笔、圆珠笔书写，导致字迹不清晰，对档案的长久储存造成不良影响；有的没有依照要求记录，常常发现一些留白位置，让学籍档案无法真实、明确的反馈实际状况。

（三）档案法制宣传力度薄弱，档案认知匮乏

教师教学工作繁杂，不但要传授知识，还要举行教研活动。而且一些教师对于教学档案的必要性认知匮乏，觉得教师的本职工作就是科研和教学，对于教学效果、教研效果能否顺利归档和留存毫不关心。一些资料虽然被收集归档了，但也是在管理工作者的时刻提醒下，教师为了敷衍了事，临时抱佛脚、应付整理的，导致教学档案资料不完全、质量降低，抑制其使用率的提高。

（四）专业性的业务培训贫乏，教学档案管理团队不平稳

据有关调查显示，有些高校的专职与兼职的档案管理工作人员非常缺乏，甚至完全没有经历过专业性的教学档案业务培训。这便在一定程度上导致工作人员业务能力和综合素质良莠不齐的状况发生。而且这种管理人员平常琐碎事物众多，各个管理工作依次添加，实在是没有富裕的时间来整体性的进行教学档案的管理作业。与此同时，因为工作量大，若出现岗位调动契机，大多数人员便会争先恐后的离开本职岗位。这便让教学档案管理团队具有流动性，从而致使相关工作匮乏接连性。

（五）数字信息化水平较低，限制教学档案的管理和使用

档案管理的数字信息化通常体现在两大方面：首先，是纸质文件的数字化处置变成电子文档；其次，是档案的计算机辅助管理体系，用来处理档案的搜索、组卷以及使用问题。现阶段，有些院校计算机教学档案管理依然处于目录查找的层次上，使用率并未上升。即使纸质文件和电子文档能长久性的共同存在，却无法完全取代以往人为手写档案和纸质文件，然而教学档案管理的数字信息化能最大化的完善其管理以及提高使用率。怎样提升教学档案的数字化，是目前所有高校教学管理人员共同面临并急需解决的重要问题。

三、加强高校教学档案管理工作的有效措施

（一）清晰教学档案的特征和内容

教学档案主要分为以下几方面：上级教育主管机关下发的命令性、指教性文件，全面性教学文件资料，学籍管理资料，教学规划，招生工作的资料，学生奖罚资料，教学大纲及方案，总结，教学变革方案，教学实习、生产实操资料，教材有关的资料，良好的代表性毕业论文，课堂教学资料，毕业生就业资料，毕业设计和审核资料，师资培训规划，毕业生质量调研资料，教师教学经验汇总，科研部门的教学归纳，教学状况调研表，教师工作量的划定与落实状况，教师考核与汇总，教师教学激励资料等。只有清晰教学档案的实际内容，才能真正的提高文件资料日常的归档作业效率和质量，有助于促进相关人员文件的搜集和管理。

因为教学活动独特的规律性，反馈教学活动的教学档案也具备本身的特征，通常体现在以下几方面：

1.形成范畴宽阔。教学档案的创造人不但可以是各个单位部门，还可以是个人，比如上级主管部门的资料，院校教学行政有关部门的资料，教学部门的资料，包括教师在实际教学进程中产生的档案资料。

2.内容多姿多彩。教学档案包括的内容不但有教学管理文档资料，还有教学运作，教学创建，教学审核评定资料；不但涵盖学科组建，还涵盖专业组建，课程组建，实验室组建的各种资料；不但有平常教学活动进程中产生的文档资料，还有丰富多彩的比赛、奖励、评优等相关资料[2]。

3.媒介各式各样。教学档案的媒介常常以纸张为核心媒介，并且还伴有图片、表格、录音、幻灯片、锦旗、标本和具有价值的物质等，是教学过程中不可或缺的参照材料。

（二）强化教学档案的日常管理及归档工作

强化文件的日常归档，通常是说文件在结束文书处置步骤后，档案管理者便要积极的把需要归档的文件搜集完整，参照立卷项目展开简单的归档处理：比如完成學训的学籍注册表，注册完成后便能归档；每学期期末考试后的卷子，学生最终分数，试卷剖析表等，在正式放假前便要进行归档；上级下发的关于教学管理的文件，在开始阅读或者落实之后便可开展归档；一些突发的工作，比如学生学籍变化、各种比赛得奖、教师科研成果奖赏、教学事故的确认及处置等文档资料，在完成工作后需要马上对有关资料进行归档。

（三）提升教学档案管理者的综合素养，强化团队建设

教学档案管理者的综合素养直接影响着档案工作效率的高低以及质量的优劣，然而现在教学档案管理者普遍兼职人员较多，而且人员变动现象频频出现，业务能力较弱，文化程度普遍偏低。首先，要不断提升管理者的政治素养，加强提升其职业道德，不断根深植入的灌输教学档案势必要为教学工作服务的核心理念；其次，要对教学档案管理者展开定期的业务培训工作，打造良好的学习氛围，实现经验的交流和共享，让其不仅能肩负起档案搜集、整合、储存以及供应使用等工作内容，还可以拥有档案的编制研发、著录标引等全面技能，同时还了解相应的目录学、电脑的使用，提升高校教学档案的整理能力，让已经归档的档案具有整体性、合理性、层次性以及程序性，为将来查询等方面奠定有利基础。

与此同时，还要强化档案认知，增强对教学档案工作的引领。强化档案认知，特别是要增强院校相关领导和干部对档案管理的认知，要想真正教导工作人员提高档案认知，必须要先提高档案管理在领导干部心中的地位，做好榜样，同时投入大量资本作为鼓励和支援，完善与提升档案部门的作业氛围和自动化管理能力，从而推动档案事业的进一步发展。强化对教学档案的引领工作，首先要将其纳入高校教育发展规划，并且在人员分配、设备设施、经费、库窍等全方位予以保障，有助于教学档案的搜集、整合、研发以及使用。

（四）关注教学档案信息资源的研发和使用

让档案搜集具有一致性的关键目的是为了日后使用，所以，档案管理者要积极参加到档案数据信息的研发和使用中，进一步展开调研工作，实时清楚及掌控所有部门教学活动的实际状况，自发为教学工作提供优质服务，为加强院校的各种变革提供重要参考依据。比如：可以使用档案汇总大量教学经验，展开教学效果探讨，使用教师的典型论文，经验归纳，成绩记录等材料为教师职务晋级以及业务审核等方面给予凭证；可以使用健康档案、学籍管理材料为企业单位提供毕业生的真实状况，让其对学生有充分的认识和了解，为学生加入预备党员、入党、提干、参加兵役等方面供应有利用价值的初始资料。

（五）加强推动教学档案信息化搭建

高校教学档案部门要创建全方位的教学档案信息管理平台，以此促进其信息化搭建，实现教学档案科学化、现代化管理。

1.此平台要具有标准化、多样化。教学档案管理平台互联网要涵盖和教学档案有关的任一部门，通常体现在以下三方面，分别是档案管理部门、教学管理部门以及院系部门。这些部门要利用标准化的规范，充分指引归档工作，在规范中列入院校的归档范畴，所有方面均要遵循归档范畴依次进行资料的搜集。在实际归档过程中给出样板作为示例，比如表格应如何正确记录，为专兼职人员供应有效参考，保证归档的教学档案合乎标准并填写完全无遗漏。平台要具备圆滑的自主构造节点和模板录入程序，这样一来能改善和添加独特内容，更加符合部门多样化的要求。档案管理者可以利用检查以往资料搜集状况，自行掌控归档状况，让档案的搜集、整合作业随着教学活动的开展渐渐进入更深层次。一旦兼职人员在搜集档案时有所失误，要积极、适当的予以提示，以此规避日后的调整工作陷入困境。

2.加强教学档案前端掌控。在信息管理平台的前端掌控教学档案，能有效促进归档作业的追踪引导管理，让档案搜集变得较为完整和快捷。

3.各种措施保证信息容量及安全。此平台可以使用B/S以及C/S共同融合的混合构造，在搜集管理平台中应用C/S形式，确保拥有较大的空间搜集档案，远程查看使用平台需要使用B/S形式，其具备权限检验、数据查看、单点登录等性能。要使用各种形式的安全管理策略，经过使用者操控进行信息储存备份、权限分级、防火墙、日志管理以及内外网分离、文件加密、杀毒软件等有效技术措施确保平台内数据的安全可靠。

四、结论

综上所述，随着教学模式以及课程样式的灵活性和繁杂性的逐渐凸显，教学档案的相关类别也随之补充，造成档案内容变得更加繁琐，高校教学档案工作面临前所未有的挑战和压力。相关人员一定要对此加以重视，积极研究与院校实际情况相符、顺应时代发展的处理措施，充分发挥其在教学管理中的良好作用。

参考文献：

[1]赵彦昌，苏亚云.21世纪以来档案收集研究述评——基于8家档案学类核心期刊的数据统计[J].山西档案，2017，（05）：43-49

[2]胡维维.高校教学档案管理：问题与对策[J].安徽农业大学学报（社会科学版），2017，26（05）：63-65

[3]许珍花，许素芬.高校二级学院教学档案管理存在的问题与应对策略[J].管理观察，2016，（3）：131-133