企业档案寄存方式管理研究

冯佳

在市场经济不断深化的背景下，企业的经营管理与发展面临着行业间的激烈竞争，需要不断降低成本，提高企业效益。企业为了节约运营成本，提高工作效率，提升自身竞争力，开始将自身的档案管理委托给专业的档案机构，企业档案寄存式管理便应运而生了。

一、寄存式管理的概念及机构

1.寄存式管理的概念

所谓寄存式管理，是指企业将其在各项活动中形成的文件或档案交给档案中介机构代为整理与保管，由档案中介机构根据企业需要有针对性地开展服务，企业则向档案中介机构支付一定的管理费用。这是为适应企业需求而建立的一种新的档案管理模式，这种模式既可使企业减少投入，减轻企业负担，又可以充分发挥档案中介机构的专业特长，最大限度地发挥档案信息资源的价值。

2.寄存式管理的机构

我国目前的档案中介机构按生成途径和运作方式，可以分为由档案馆或档案主管部门设立的、面向社会的公共性档案中介机构和以法人资格存在的、以市场化运作的商业性档案中介机构。档案中介机构从名称来看，有“档案寄存中心”“档案事务所”“档案咨询服务中心”“档案事务服务中心”“档案技术服务中心”“档案托管中心”“文件中心”等。

档案中介机构的功能主要是“接受不具备充分保管条件及配备档案保管条件成本过高的国有与非国有企业及破产企业，社会团体和个人在工作、生产、经营、生活等各项活动中形成的档案寄存。”

根据《中华人民共和国档案法》第十六条的规定，不少国家综合档案馆通过设立档案寄存中心来为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存等服务。档案馆设立寄存中心有三个方面的优势：首先，档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，因此拥有良好的社会声誉和社会地位。其次，档案馆拥有经验丰富的专业人才队伍，对于需要寄存的档案资料，可为其提供鉴定、整理、保管、修复等专业化的服务。再次，各级档案馆的档案库房，绝大多数是依据《档案馆建筑设计规范》而建设的，具有一流的保管条件，拥有空气调节系统、自动消防系统、安全监护系统，能够防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防火、防震、防高温、防有害气体。

这种形式虽然有声誉、人员、设施各种无形和有形资源等特定优势，但由于国家综合档案馆依据《档案法》第八条的规定，其主要职责“是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”。加上其储能的相对有限，难以满足社会接受档案寄存观念后的更大需求。于是，我国商业性档案中介机构就应运而生，主要承担了除依法应当进入国家档案馆永久、长期保存，能够维护党和国家历史面貌的档案以外的各类社会组织需要在一定时间内给予有效保管的档案，满足了当前我国对档案多元化管理的需求。

从上海地区来看，商业性档案中介机构目前已经发展到十多家，而且各家的发展速度都很快。如上海某家公司于2009年建立至今，已经发展到拥有库房建筑面积2万平方米，可拓展建筑面积6万平方米；可总计储存量达400万箱，折合160万米档案。公司现已入库客户有六家保险公司、三家银行、十二家医院、会计事务所等65家。

二、寄存式管理的可行性分析

1.市场经济的深化，为企业档案寄存式管理的发展创造了条件

企业经济主体地位的逐步确立，使企业对档案管理方法的选择具备了一定的自主权。没有企业经营主体资格的明确，企业也就不可能在市场上寻找为其提供管理服务的档案机构。我国社会主义市场经济体制的进一步完善，也给建立档案中介机构提供了广泛的发展空间。而且随着经济市场化的不断推进，档案管理的中介服务市场也在不断健全与完善，无论是在服务内容上还是在服务方式上都更加的科学化、规范化，这样就有效地保障了企业档案寄存式管理的需求，更好地为企业的发展提供服务。

2.法律环境的逐步建立与完善，为档案中介机构的发展提供了必要的法律保障

档案中介机构越来越受到各级档案行政管理部门的重视，国家档案行政管理部门已出台相关政策，各地档案行政管理部门也相应出台了一些地方档案法规或者管理条例，以求对档案中介机构进行规范和管理。国家和地方对档案中介机构的政策和规定的出台，为档案中介服务市场的健康发展提供了法律依据。

3.信息技术的快速发展，为企业档案寄存式管理提供了技术保障

在企业将档案管理工作委托给档案中介机构之后，双方依靠信息技术进行信息传递与沟通，确保企业及时得到所需要的档案信息，保证了企业对档案管理工作的需求；而在档案中介机构进行檔案管理的时候，也可以通过先进的科学技术与信息化的管理手段，为企业提供更加高效、快捷、科学的管理服务，这使得企业在不需要动用大量技术以及资金的前提条件下，就可以掌握最新的档案管理动态，进而提高自身的效益。

4.业务外包形式的出现，改变了企业传统的经营方式与业务模式

市场竞争的日益加剧，使企业的经营者更加认识到，企业必须把主要精力集中在公司的核心业务上，才能促进企业核心竞争力的提高。在社会分工越来越细，各个行业业务越来越专业化和精细化的今天，非核心业务实行外包，成了管理的新趋势。

业务外包形式的出现，为企业档案寄存式管理提供了有效管理手段，使得企业可以将档案管理工作外包给专业的档案中介机构来进行科学的、规范的管理，这样不仅满足企业对档案资料的需求，还有效地节约了企业的运行成本，并最终提高企业的效率。

三、寄存式管理的适用范围

1.企业角度

各种规模、各种所有制、各种业务类型的企业都可以采用档案寄存式管理。破产企业、国有企业、外资企业、民营和私营企业等都可以，尤其适用于需要节约档案保管成本的企业，档案管理状况较差的企业，不具备档案管理条件的企业以及金融业、法律行业、医疗保健行业等在主要业务中会产生大量凭证的企业。如中国银行上海市分行，目前的凭证量已经达到每年产生5000万张～6000万张，并且保持每年10%的递增率。

2.档案角度

企业可以选择全部档案都采用寄存式管理，也可选择将部分档案交由档案中介机构进行管理。笔者认为以下几种档案尤为适合采用寄存式管理：一是有电子版本的档案或已经完成数字化的档案，只在特定情况下还需要查考原始版本。二是具有查考利用价值，又并非需要永久保存，只在相当一个时间段里不能销毁的档案。三是由专门机构集中保存更为安全可靠的秘密档案。四是需要特殊保管条件的档案。

四、寄存式管理的优势

1.降低企业管理成本，提升企业档案管理水平

一方面，由于档案中介机构服务内容的专一性和服务的规模化，决定了服务成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本。另一方面，由于目前中小企业规模水平有限，从经济效益的角度出发，设立专门的档案管理机构会增加企业的管理成本，采用寄存式管理模式节省了人、物、财力，能够大大降低企业的支出，也减少企业在档案基础设施建设中的重复投入现象。档案中介机构专业化、高水平的管理技术与管理手段，能为企业提供准确、有效的信息资源，也让企业的档案也可以更加科学规范的管理，在一定程度上保证档案管理的进程和质量。

2.创新企业管理机制，提高企业运行和管理效率

现阶段由于整个经济环境的发展，市场竞争的压力对企业效益提出了较高的要求。集中资源、强化核心事业已成为企业面对激烈竞争必须做出的反应，这也促使企业对其管理机制进行调整，以档案管理的角度来看，企业采用寄存式档案管理模式，可以将时间、精力和资源集中地投入到主营业务上来，而将一些具体的繁琐的档案管理业务交给档案中介机构来处理，可以提高企业的运行效率和管理效益，增强企业核心竞争力。

3.激活档案工作机制，实现档案管理业务效益的提升

档案中介机构不仅使企业档案得到更加科学化、专业化的保管，而且可以实现档案信息有偿服务的目标，进一步激活我国档案工作的运行机制。灵活的竞争机制是档案中介机构自身发展的巨大推动力， 可促使其不断改进服务水平，优化服务手段，提高服务质量，获得更多的收益，从而激发档案管理的积极性，促进档案工作的创新。档案中介机构一方面通过有偿服务实现自身的盈利，以维持自己的生存与发展；另一方面它也在提供服务的过程中使企业档案信息增值并逐步促进实现企业的盈利目标。

综上所述，企业档案寄存式管理可以幫助企业减少管理成本，使企业有更多的精力和资源投入到核心业务中去，从而间接地提高企业的经济效益，增强企业的竞争力，而且将企业档案存放在档案中介机构，既不影响本企业业务的正常运行，又能够使企业档案得到很好的保管，可谓“一举多得”。但企业档案寄存式管理也存在一定的风险，比如档案中介机构的管理不规范、操作不当，可能会威胁到档案信息与实体的安全，其次，档案的利用程序也会较存放在本单位更繁琐更复杂，这点尤其体现在急需档案的利用上。不同的档案管理模式有其不同的特征，企业应该根据自己的实际情况，选择适合自己发展的档案管理模式。只有这样，才能真正发挥出档案的价值，使其更好的为企业发展服务。

（作者单位：辽河油田勘探开发研究院档案室）