新媒体时代电子档案管理存在的问题及对策

2018-03-29

传媒论坛 2018年12期

（湖北交通职业技术学院，湖北武汉 430079）

一、引言

电子档案以现代信息技术和计算机技术为依托，在档案的存储、输出等方面具有纸质档案无法比拟的优势，正在飞速发展，给我们的工作带来了更多的便捷。然而在电子档案飞速发展的同时，由于诸多因素可能会导致其发展速度减缓、发展质量降低等情况的出现，电子档案的发展为档案管理者提出了更为严峻的挑战。

二、新媒体时代电子档案管理中出现的问题

（一）观念陈旧，对电子档案重视程度不够

当前，由于我们正处于大数据时代的早期，掌握敏锐的思维方式和领先的技能优势显得尤为重要。但我国长期以来都以传统的纸质档案为主，因此许多档案管理人员并未根据工作环境的转变而及时地转变观念，反而可能会因为传统纸质档案管理封闭落后的观念而对新兴的电子档案产生抗拒的心理。另外，部分领导和干部，对新媒体时代产生的电子档案的认识不足，狭隘地认为档案管理工作只是保管的事务性工作，对于档案管理工作在整个组织单位中的重要性认识不足。这些都会导致对电子档案的观念更新不及时，从而对电子档案的信息化建设与发展产生消极的影响。

（二）大数据管理范围不全面，难以统筹协调

新媒体时代下，电子档案的数据来源于多个部门和多种途径，然而对于此变化，档案管理部门很难积极做出应对，对电子档案的大数据进行统筹规划。且对于电子档案中日常的管理和划分，档案管理人员也并没有做出合理的分配。另外各职能部门常常各自为政，协作配合不够，制度管理体系不够健全，导致了电子档案的保存不够完整和连续，从一定程度上影响了电子档案的管理和发展，易产生漏洞。

（三）电子档案的安全隐患严重

由于新媒体时代下新兴技术发展迅速，电子档案对网络的依赖性较强，而互联网具有极强的开放性和自由性，随着信息化时代的到来，电子档案在深入发展其存储、传输等信息化技术的同时，也极有可能存在着被窃听、盗取或者感染病毒的可能性，如果电子档案经常由互联网进行大量的发布、浏览等，就极有可能会经常出现人为的破坏和修改等情况，由此可见，电子档案的安全隐患问题也十分严重。

三、新媒体时代加强电子档案管理的有效对策

（一）转变大数据管理观念

首先，我们要立足全局，从新媒体时代大数据的背景下来深入了解电子档案的优势。档案管理部门要积极转变观念，建立大数据、大档案、大资源思想意识，从传统的档案资料管理转变为数据管理、资源管理，收集和保存各种渠道产生的数据和资源，从而促进电子档案的完善和发展。

（二）规范制度，制定大数据战略

在新媒体背景下，各国已经纷纷制定了符合本国发展的大数据战略。而随着电子档案的快速发展和在实际工作与生活中的运用，我国的档案管理部门已经开始对电子档案管理进行深入的研究和探讨，制定了一系列相关的管理制度与条例，如《电子文件归档与电子档案管理规范》，为电子档案的规范化管理奠定了基础。

（三）加强对档案管理人员的培训

对于很多档案管理人员来说，电子档案的管理和操作还是十分陌生和生疏的，因此要在其转变观念的基础上，对档案管理人员进行定期的培训，积极开展电子档案的学习与研究工作，另外，档案管理人员也应该积极学习先进的电子档案管理技术和知识，不断地加强自身的专业素质，才能在新媒体时代适应档案管理的新要求，从而促进电子档案的建设和发展。

（四）完善电子档案管理的技术手段

针对电子档案管理过程中出现的安全隐患问题，我们必须在电子档案的存储、传输、应用等环节严格把关，提前做好各类准备工作，积极引进先进的科学技术，依靠不断发展的科学技术对人为破坏、病毒侵扰等进行严格的防范，不断地完善电子档案管理的技术手段，防止电子档案中的信息出现泄漏、损毁等情况，从而导致信息的流失，影响电子档案管理的发展。