医院安全保卫档案管理现状与对策分析

胡 琦

（赤峰学院第二附属医院，内蒙古 赤峰 024000）

医院安全保卫档案是对安全保卫工作各项活动实施的记录，包括医院的治安管理、消防管理、医院的隐患纠察整改以及医患纠纷处理等.这些资料可以作为以后查找的依据，同时也能够为同种类型事件的发生提供参考，所以具有很强的保存价值.但是当前的安全保卫档案管理工作中存在很多的因素，影响档案的管理和保存，导致档案丢失或者不完整，因此还需要针对其中存在的问题，探索医院安全保卫档案的管理对策.

1 医院安全保卫档案的特点

首先，医院安全保卫档案具有多样性的特点，安全保卫工作的种类多、内容复杂，所以在档案中不仅有案件档案、调查档案、事故档案以及项目档案，同时还包括改造档案、监督档案以及治安处罚档案.因此在管理中需要对档案进行分类，并根据档案的重要程度采用合理的方式进行管理；其次，医院安全保卫档案具有现实性.医院安全保卫档案都是对医院安全保卫工作的客观记录，是在安全保卫工作的不断开展中积累而成的，同时也能够直接应用到安保工作的指导中，为安保工作提供服务；再次，医院安全保卫档案的动态性.医院安全保卫档案并不是一成不变的，还需要根据安保问题的性质和工作手段和方式等进行转化，因此在档案管理中也需要能够根据档案的动态变化采取合理的管理方式；最后，医院安全保卫档案具有机密性[1].在安全保卫档案中部分档案涉及到党和国家的相关保密文件和事件，所以安全保卫档案也具有一定的机密性，在保管的过程中需要对这类档案进行加强管理，防止档案信息泄露，对国家和社会的安全埋下隐患.

2 医院安全保卫档案管理的作用、分类

2.1 档案作用分析

医院安全保卫工作档案是对安保工作过程和各项活动的记录，这些档案能够为以后的工作提供指导，同时也为相关事件的解决和实施提供参考依据，为安保工作提供服务.安全保卫档案可以作为一种凭证，因为档案是对客观事实的记录，是真实的历史事件凭证，可以作为现实工作的参考和现实问题的处理依据.同时档案还可以提供一定的参考作用.档案不仅是对客观事实的记录，同时也是对以往安全保卫工作思想、工作成效以及形势变化等反面的真实记载，能够为当前的安全保卫工作提供有效的借鉴和参考[2].最后，档案还具有服务功能，安全保卫工作档案中蕴含丰富的内容，为安保工作的研究提供有效的参考资料，同时还可以为教育、宣传等方面提供有效的服务.

2.2 档案管理分析

医院安全保卫工作档案管理主要可以分为两种类型，其一为文书档案管理，其二为业务档案管理.其中文书档案管理中包括领导部门下发的文件，比如工作计划、工作总结、统计报表等文书材料；或者安全保卫工作规章制度、先进工作者的评选登记表等事迹材料以及安保机构内部的财产登记表等；业务档案则主要包括安保工作中涉及到的治安工作档案，比如一些批准材料、防护设备和措施.或者是一些刑事案件以及治安案件等相关的调查和处理材料.同时也包括消防、政保等方面的资料内容.

3 医院安全保卫档案管理的现状

医院安全保卫工作是保证医院正常、安全运转的基本保障，同时医院安全保卫工作形成的档案也对安保工作提供有效的参考，所以医院安全保卫档案的管理也显得非常重要.但是从当前的安全保卫档案管理情况来看，其中还存在很多的不足，影响档案的完整性和准确性，为医院安保工作的发展造成一定的阻碍，所以还需要对当前的安全保卫档案管理工作的现状进行分析，并查找其中存在的问题，为接下来对策的探寻奠定基础.

3.1 医院安全保卫档案管理的硬件设施不完善

从当前医院安全保卫档案管理的具体情况来看，信息化建设滞后，当前很多的档案管理工作还都采用传统的手工操作流程，这也与安全保卫档案管理工作不重视有关.进而导致安全保卫档案存在严重的破损、丢失等现象，同时在档案查找的过程中也存在很大的困难，所以还需要加强对档案管理的硬件设施建设，进而保证档案管理的科学性和完整性[3].

3.2 医院安全保卫档案管理的制度不健全

医院安全保卫档案管理的制度还不够健全，很多制度虽然明确列出条款但是缺乏可行性，从而导致在档案管理中一旦遇到问题，各管理人员容易出现责任的互相推诿.而且由于制度的不健全也会导致很多管理人员工作懈怠，在实际的操作中存在违反规定的情况.比如在管理室内吸烟等.此外，部分管理人员由于职业道德的缺失，为了一己私利利用管理的漏洞进行不法的勾当，从而导致档案泄露.

3.3 档案管理工作人员的素质不高

医院对安全保卫档案的不重视，也使得其在档案人员管理招聘中对人才的管理能力和素质等考核不严格.同时在招聘人员上岗前也没有进行必要的培训，导致档案管理人员的素质、能力以及管理意识等不足，造成管理上的漏洞，影响档案管理效果[4].

4 医院安全保卫档案管理存在问题的原因

4.1 医院对安全保卫档案管理的重视度不足

医院的主要职责是治病救人、为社会服务，而安全保卫科室从表面上看与医院的主要职责关系不大，所以医院对安全保卫科室的档案管理重视度也不足.在档案管理中没有招聘专业的档案管理人员，而是由安全保卫科室的工作人员兼职，这也导致档案管理人员的结构不稳定，人员的素质和能力不足，在工作时经常容易出现脱节的现象，造成档案缺损或者丢失.而且档案管理人员的管理意识不足，也使得在档案资料的收集和整理上会存在不完善的情况，档案管理职责更无从谈起.而且在部分医院中医院没有设置档案管理专门的职位，而是将档案直接放在分管人手中，进而导致档案的管理分散，缺乏系统性，那么管理后果也就不得而知了.由于安全保卫档案资料的缺失也使得医院的正常工作存在很多阻碍.

4.2 安全保卫档案归档流程不科学

档案管理工作最基础也是最重要的工作就是归档，但是从医院的安全保卫档案归档情况来看，对归档工作的重视度严重不足，同时在归档的过程中没有按照标准的流程进行操作，而且归口的管理也不够规范和明确.部分医院在档案管理的归档中只是凭借经验进行，导致归档的程序错误，档案管理混乱在后期的管理和查找中也存在很多的问题.

4.3 医院安全保卫档案管理工作的信息化水平建设不足

大部分医院的安全保卫档案管理工作都还采用传统的手工操作方式，从而使得档案管理工作无法实现信息化、科学化和现代化的发展，同时在档案的收集、保存、分类以及查找过程中也存在很多的困难，降低了档案管理的效率，其中存在的管理漏洞，会导致安全保卫档案无法保证完整性和精确性.

5 医院安全保卫档案管理工作的完善措施

5.1 提升安全保卫档案管理的信息化、标准化水平

档案管理的信息化指的是在档案的管理和存储中，需要利用信息技术、计算机技术以及通信技术等现代化的手段提升管理效率，同时也提升档案管理的经济和社会效益.近年来，随着医院办公自动化和信息化的发展，传统的工作思路和工作方式已经无法满足当前的医院档案管理办公要求，所以还需要加强对医院档案管理信息化的建设，从而提升档案资源的管理和利用水平.档案管理的标准化指的是在档案管理工作中需要满足标准化的要求对档案进行规范化管理，包括档案的组卷格式、方式，以及分类和标引规则等.特别是要保证档案著录的规范性和严格性，进而使档案管理以及标引工作更加完善，这也影响档案管理的现代化发展效果.通过提升安全保卫档案管理的信息化和标准化水平，使档案管理工作更加科学、完善，提升档案管理的效率.

5.2 加强安全保卫档案管理的电子化建设

随着科技的发展，档案的管理也开始实现电子化.而电子化的档案也使得档案资料载体的形式呈现多样化.当前医院安全保卫档案管理中电子数据、影音等形式越来越多，同时为以后工作提供的参考途径也呈现多元化.所以医院还需要加强对档案管理工作电子化的重视，提升电子化水平，为安全保卫工作提供更便捷的途径.同时对于一定年限的资料，纸质载体逐渐风化、破旧，还可以利用电子化技术对原件进行扫描和复原，形成电子格式进行保存，从而保证安全保卫档案管理工作的准确性和完善性，提升档案管理的电子化水平.

5.3 提升医院安全保卫档案管理人员的专业能力和素质

影响医院安全保卫档案管理效果的因素不仅是档案管理从业人数的数量，同时还包括从业人员的专业能力和素养.档案管理人员的工作方式是否科学、管理体制是否合理、职业道德和素养是否具备等都对档案管理工作具有直接的影响.因此还需要不断的提升档案管理人员的水平和服务质量，进而使医院安全保卫档案管理工作能够不断的向更理想的方向发展，同时保证档案管理的规范性和专业性.

同时医院安全保卫档案管理要想实现现代化管理也需要高素质、高专业能力的复合型人才队伍作为支持.档案管理人员不仅要具有扎实的理论基础知识，同时还需要具有先进的科技能力和完善的专业技能.一个合格的档案管理人员要熟练的掌握管理的各个流程，同时可以身兼数职及时弥补岗位的空缺，从而提升档案管理的效率.

参考文献：

〔1〕刘进.医院安全保卫档案管理现状与对策[J].江苏卫生事业管理,2017,28(02)：93-94.

〔2〕伍肇民.浅谈医院安全保卫工作中的档案管理措施[J].办公室业务,2017(06)：155-162.

〔3〕马茂盛.新医改背景下医院档案管理的改进方法探究[J].黑河学刊,2016(05)：20-21.

〔4〕崔永亮.医院安全保卫工作中的档案管理[J].黑龙江史志,2013(11)：76-78.