大数据背景下高职院校系部教学档案管理的问题与对策

倪春美 于正永

(淮安信息职业技术学院 江苏淮安 223003)

0 引言

《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》提出将大力促进大数据、云计算、物联网技术的广泛应用。江苏省早在2014年5月就制订发布了《江苏省云计算与大数据发展行动计划》，提出推动云计算与大数据示范应用，突破核心关键技术，加快引进和培育龙头企业，整合资源，发挥江苏区域优势和特色，优化产业生态环境，促进云计算与大数据融合发展，把江苏省建设成为全国云计算与大数据发展的重要基地。随着云计算发展规划的进一步落地以及云计算和云存储技术的日益成熟，越来越多的企事业单位将会选择把信息管理系统建在云端，这也为各个单位建设和实施档案的大数据管理提供了技术和平台。

大数据背景下，档案管理模式从传统、低效的纸质记载转变为更加高效的信息化、数字化存储，大大提高了档案管理的效率[1，2]，但同时大数据环境下也面临着网络安全等方面的问题，给档案管理带来了挑战[3，4]。对于高职院校系部教学档案管理来说，如何运用大数据分析手段获取有价值的信息来优化和改进专业教学，从而提升人才培养质量，是大数据背景下档案管理的关键所在。本文归纳了大数据背景下档案管理模式发生的变化，分析了高职院校系部教学档案管理存在的问题，并结合实际提出了相应的对策。

1 大数据背景下档案管理模式的变化

1) 档案归档效率更高。传统档案管理模式的归档工作烦琐且工作量大，档案存储采用纸质形式，不仅需要使用大量的纸张，增加档案管理的成本，且工作效率较低。在云计算和大数据的时代背景下，新的档案管理模式应运而生，该模式要求所有的档案材料均使用计算机技术转换成电子文件的形式，传统的纸质记载材料将越来越少，档案材料存储形式趋于信息化、电子化和数字化，档案管理人员只要在档案管理系统中录入档案归档相关信息即可实现长时间保存，采用信息化系统管理更加便于档案信息的分类和汇总，其工作量大大减少，有效提高了档案归档的工作效率[5]。

2) 档案保存质量更好。传统档案管理模式采用纸质档案，抗风险能力较差，一旦档案保存地点发生水灾或火灾，就会带来致命性的损坏甚至丢失，就算在正常保存状态下长时间的纸质档案也易出现纸张老化、字迹模糊等现象，难以确保档案保存的质量。大数据背景下，一是档案保存采用电子化存储，可以很容易实现档案的永久保存，有效克服了纸质档案管理的不足；二是通过云备份等多种手段，将存储的电子档案备份到云计算服务器上，实现远程备份，避免档案在灾害中损坏和丢失；三是通过设置档案管理系统用户权限，不同用户对应不同级别的档案查阅权限，有效控制了档案材料的安全保密。总之，通过存储电子化和云备份技术，大幅度地提高了档案保存的质量。

3) 档案服务功能更强。传统档案管理模式主要完成档案材料的标准化、规范化建设，将档案按照要求进行存档，以便后期查询和使用，并没有进行档案深层次的统计和分析，也没有过多地为后期工作开展提供有价值的参考。在大数据背景下，档案管理模式发生了质变，由于具备大数据技术的优势，更加注重档案管理数据的深层次挖掘、提取和分析，更加关注不同档案材料之间的关联性，从而提炼出对后期工作开展有参考价值的信息，为单位管理者做决策提供参考意见，从而增强了档案服务功能。

2 大数据背景下高职院校系部教学档案管理的问题

1) 档案管理观念更新不够及时。以往系部教学档案管理观念主要遵循档案收集、整理、保存、后期使用与维护、报废等工作流程，一般来说首先会根据教学档案的重要程度以及国家档案管理的有关规范和制度来确定其保存的时长，接着对教学档案材料进行整理和保存，最后为师生提供相应的档案服务。根据教学档案实际保存的情况，实时进行日常维护，对多年过期限的、可报废的系部教学档案材料按照相关规定进行报废处理。在大数据背景下，上述传统的教学档案管理观念受到了很大的影响，原有的档案管理模式显然已不能满足当前的档案管理要求，现在更加强调系部教学档案的利用，为师生提供更为多样化的档案服务。但多数高职院校的系部教学档案管理人员及相关分管领导重视程度不够，还没有意识到大数据背景下教学档案信息化、电子化和数字化的必要性和重要性，系部教学档案的管理观念还停留在以前“重保存、轻利用”的层面。

2) 档案管理人员综合能力普遍不高[6]。由于高职院校系部教学档案管理工作的复杂性、重要性以及保密性，要求档案管理人员应具备相应的计算机技术、档案管理理论以及档案管理能力，档案管理人员综合能力的高低直接影响着系部教学档案管理的水平。就目前来说，高职院校系部教学档案管理人员多数由行政管理人员兼职，并没有聘请专职人员，他们缺乏档案管理专业基础；部分系部档案管理人员尚未具备熟练操作使用计算机的能力；部分系部档案管理人员虽然是档案管理相关专业出身，其综合能力也较强，但由于其对档案管理岗位的认识不到位，认为系部教学档案管理不是学校的主要岗位，不适合个人事业的长期发展，往往从事一段时间后就转岗了，导致系部教学档案管理人员的综合素质不高，直接影响了档案服务和利用的效果。

3) 档案管理的网络安全意识较为薄弱。传统的系部教学档案管理以纸质为主，一般做到防水、防火、防盗，基本上就能确保档案的安全，不存在网络安全隐患问题。但在大数据背景下，系部教学档案的网络安全成为重要的话题，对高职院校系部教学档案的安全性管理提出更为严重的挑战。由于教学档案材料多数已从传统的纸质形式转变为电子形式，存在较大的网络安全隐患，很容易受到木马和病毒的攻击，从而造成档案数据的损坏和丢失。主要原因表现为：一方面目前多数系部教学档案管理人员的网络安全意识较为薄弱，不能有效地做好相应的预防和保护措施，比如设置防火墙，做好档案远程的云备份等，这些措施做得不到位就会导致档案管理系统被非法访问和材料泄漏；另一方面有些系部教学档案管理人员在计算机使用上比较随意，缺乏网络安全防护知识，在浏览网页或使用相关软件时由于操作不当导致木马和病毒的入侵，以致系统被篡改和非法利用，从而损坏教学档案材料。

3 大数据背景下高职院校系部教学档案管理的应对策略

1) 及时转变系部教学档案的管理观念。大数据背景下，档案管理观念要实现从传统的“重保存、轻利用”向更加注重教学档案的利用和服务方向转变。具体做法：一是建立现代化的系部教学档案管理理念。大力宣传大数据背景下的现代化档案管理工作的必要性，分析大数据给档案管理工作带来的影响，以及新背景下档案管理所发生的变化和档案管理功能的转变，强调档案管理由保存功能转变为服务功能，更加注重对现有档案信息的二次挖掘和分析，提取对提升教学质量和专业人才培养质量有帮助的信息。二是加大推进系部教学档案信息化建设的力度[7]。在大数据背景下，信息化是必然的趋势之一，也是做好系部教学档案管理的基础。从系部层面，应进一步加大对教学档案管理信息化的硬件设备、档案管理系统软件以及搜索引擎等的资金投入，及时更新设备，确保与新技术保持同步；从教研室层面，强化系部教学档案信息化建设对专业建设改革和提升人才培养质量的促进作用，做好教研室教学档案的信息化整理和归档；从教师个人层面，要求教师掌握系部教学档案的信息化处理技术和手段，并能借助相关大数据分析软件获得系部教学档案材料的内在价值，反哺课程教学。三是积极推进系部教学档案管理标准化建设。档案管理标准化主要是指档案管理制度的标准化，即按照国家档案管理相关的规范和制度要求，制订系部教学档案归档、信息化建设、利用等方面的系列化管理制度，构建系部教学档案信息化管理体系，从而规范系部教学档案管理工作，推进其标准化建设。四是构建基于大数据的系部教学档案管理平台[8]。以大学城高教园区为单位，建立大数据平台，在保证安全的前提下促使档案资源实现一定程度的共享，相互借鉴，进一步提升系部教学档案管理水平和提高专业人才培养的质量。

2) 提升系部教学档案管理人员的综合能力。为积极适应大数据背景下系部教学档案管理的需要，高职院校应做好档案管理人员素质和能力的培养工作，这直接关系系部教学档案管理工作能否有序、高效的开展。主要采用“内培外引”方式，具体做法：一是引进专业化档案管理人才。引进具备网络技术等方面的档案管理专业技术人员，提高准入门槛，提升档案管理团队整体水平。二是加强对现有系部教学档案管理人员的知识培训[9]。大数据背景下教学档案管理需要较为专业的计算机和网络方面的知识，需要大数据挖掘和分析等技术，需要不断更新档案管理知识，所以应定期组织现有教学档案管理人员参加相关培训，及时更新和提升他们的知识水平和技能，提高教学档案管理人员的综合素质。三是加强系部教学档案管理经验的交流和合作。加强与兄弟院校及国内外相关档案管理部门的交流和合作，学习别人在档案管理方面的经验和好的做法，不断提升自身的档案管理水平。

3) 强化系部教学档案管理的网络安全意识。大数据背景下，档案存储形式趋于电子化，网络安全成为大数据时代最受关注的问题，为了确保系部教学档案的保密性和完整性，务必做好网络安全的保护措施。具体做法：一是提高对档案网络安全管理重要性的认识。只有树立危机意识和加强重视，才能时刻保持警惕，做到避免安全问题的发生。同时应该选聘政治上可靠、工作责任心强、工作积极性高的人员作为系部教学档案管理人员。二是学习和掌握网络安全技术。要积极顺应大数据时代的要求，学习系部教学档案管理过程中需要具备的网络技术、安全防护措施，检查网络防火墙和局域网控制权限等是否设置恰当、杀毒软件安装和升级到位，遇到网络安全突发问题能及时加以解决。三是采用云计算技术做好系部教学档案的云备份工作。云备份即通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中众多不同类型的存储设备运用应用软件建成资源池来协同工作，共同对外提供数据存储备份和业务访问的功能服务[10]。系部教学档案的云备份实际上就是通过云存储的方式将档案材料备份在网络上，备份的数据更加安全，不会发生丢失现象。通过云备份操作，可以避免意外灾害导致近端电脑中档案材料损坏或丢失，实现远程存储和备份。

4 结束语

高职院校系部教学档案管理是系部管理工作中一项重要任务，云计算技术发展和大数据时代的到来，系部教学档案管理工作挑战和机遇并存，利用好大数据技术挖掘教学档案所蕴含的有用价值信息，有利于指导专业教学改革、优化专业人才培养和提高人才培养质量。档案管理工作是一项系统性工程，大数据背景下需要更加注重其信息化、规范化、标准化建设工作，因此作为档案管理人员应及时更新档案管理观念，提升自身档案管理综合能力和强化档案管理的网络安全意识。