基于物资供应管理的降本增效措施

2018-03-28刘小薇王瑞涛

山东化工 2018年12期

刘小薇，王瑞涛

(中国石油化工股份有限公司洛阳分公司，河南洛阳　471012)

随着全球经济一体化和信息技术的快速发展，市场竞争日趋激烈，资源争夺日益加剧，企业成本压力不断增大，物资供应已经不再是简单的持币购物，而是起源于物资需求产生、结束于物资需求满足的一种技术经济行为，成为维系整个供应链安全性、可靠性和及时性的重要手段，是企业控制外部资源、降低运营成本、提升核心竞争力的战略性举措。物资供应管理得好不好，直接影响到企业的经济效益。

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司高度重视物资供应管理工作，积极践行科学理性采购理念，始终坚持以保供降本为主线，以采购管理对标提升为抓手，以规范操作、高效执行和服务增效为重点，从严治内，精细管理，规范运作。2017年全年采购物资16.19亿元，节约采购资金1.04亿元，采购资金节约率6.42%，物资供应保证程度达到100%。

1　优化管理、降本增效的措施

1.1　依托ERP系统，优化物资管理

ERP系统是企业资源计划(Enterprise Resource Planning)的简称，是利用先进的计算机技术和科学的管理思想为企业提供的管理平台，实现了企业物流、资金流、信息流“三流合一”的管理体系，对企业的人力、资金、材料、设备、信息和时间等各项资源进行综合评价管理，最大限度地利用现有资源获得更大的经济效益及管理效率[1]。

自从ERP系统上线之后，中国石油化工股份有限公司洛阳分公司的物资供应管理在一个统一的管理平台上进行操作、运作和协调，软件系统上设置了内部控制点，各项控制实现了统一化、规范化、关联化，管理水平明显提高。

1.1.1优化物资需求计划管理

在物资需求计划管理方面，借助ERP管理系统，通过集成整合需求计划平台、信息标准化编码系统、BW系统、物资供应管理协同工作平台、供应商动态量化考核系统等，使物资供应信息能实时共享，能随时查询、输出信息；优化业务流程；加强了物资需求的调度，提高了物资需求计划准确率；同时取消了纸质计划和线下采购计划审批流程，提高了工作效率。

物资供应信息实时共享，有利于编制物资采购计划。科学编制物资采购计划，必须做到数据准确，内容完整措施可行，要做好"六平一改"(平库存、平积压、平闲置、平期货、平自制、平修旧、改代利用)，需要综合平衡库存及储备定额，确定是否采购及采购数量，而物资供应信息实时共享，可随时查询、统计数据信息，为物资计划编制提供完整的统计数据和科学的依据，为计划管理提供可靠的数据来源，做到计划有依据，核算有定额，资金有来源，定额有分析，使物资计划具有严肃性、预见性和可行性[2]。

取消纸质计划和线下采购计划审批流程，提高了工作质量和工作效率。物资供应计划管理流程中的每一个步骤、每一项工作节点的实施都是通过 ERP线上完成，计划和采购之间根据采购申请直接完成资料备案和流程交接工作，不需要纸质计划，不需要编制纸质采购计划审批单，也不需要找领导签字审批，每一步操作系统都会自动留下痕迹，包括需求计划的创建、提交、审批、变更、采购计划的下达等。取消纸质计划和线下采购计划审批流程可以说是物资计划管理的一次重大的革新，无纸化办公省时省力，大大提高工作质量和工作效率。

1.1.2优化物资库存管理

过高的库存成本不利于企业对于成本的控制,过低的库存成本会降低企业对环境变化的应对能力,库存管理问题越来越成为企业未来发展的一个至关重要的因素。中国石油化工股份有限公司洛阳分公司利用ERP库存控制模块用来控制管理存储物资，它是动态、真实的库存控制系统。库存控制模块能结合部门需求、随时调整库存，并精确地反映库存现状。

通过动态跟踪、定期分析、督促出库、积压追责等措施，提高各单位提报需求的准确性；部门联动齐抓共管，全面强化库存管理，分解目标，全面调整库存资金占用责任主体，每月督促落实情况，每季度通报责任主体单位的控制情况，打造了储备工作各部门齐抓共管的局面；全面推进储物于商工作，降低了企业库存，节约了储备资金；开展清仓查库工作，摸清家底，了解实际库存，为下一步储备管理的顺利开展奠定了基础。经过多方努力，积压物资占库存比例逐年降低(不含化工原料和煤炭)，2014年12.3%，2015年9.07%，2016年4.75%，2017年0.94%。

1.2　大力推行易派客采购

易派客是中国石化结合公司物资采购与供应实际建立的集采购、销售功能于一体的电商平台。中国石化将通过易派客

平台，集成上下游间的纵向产业链和企业间互融互通的横向供应链，打造"互联网+供应链"的工业品电商运营新模式。易派客平台采购可以解决寻求资源能力不足、采购队伍专业性不强、采购成本高和供应商配合度差等问题。

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司深化易派客系统应用，持续加强信息化建设，压实管理责任，实现了信息化系统的专业化维护和管理；邀请总部专家、信息管理部门、关键用户等，进行了多轮次的业务培训，全方位提升业务人员应用水平；与信息中心协作，完成了系统中价格比对分析、合同归档、单据打印、项目物资跟踪等功能的深化应用，提高采购效率，满足企业需要。通过大力推进易派客平台采购，分公司易派客上线采购额和比例逐年增加，2015年3.15亿元，占当年全部采购额的21.59%；2016年5.86亿元，占比40.96%；2017年12.39亿元，占比90.952%，易派客平台应用率达到了100%。

1.3　利用招标采购降低采购价格

中国石油化工股份有限公司洛阳分公司严格依法合规，坚持应招必招，严禁通过指定特定品牌、设置特殊功能、化整为零、拆分批量等方式人为规避招标采购。大力创造条件，推进能招尽招，紧密结合需求性质和物资特点，确定招标采购品种范围，持续提高招标比例。加大框架协议的招标力度，凡是能集合需求批量的物资，全部实施框架协议招标采购。以公开招标为手段，促进供应商之间的竞争，使采购价格大幅度下降。

着力规范招标采购行为，制订小额物资招标实施细则、邀请招标职责分工等更加细化的办法，形成了比较完善的招标管理制度体系；建立健全评标专家库，提高招标管理队伍素质，现专家库成员323人，为物资采购提供了有效的智力支持。强化招标过程控制，源头防范招标风险，严格执行招标程序，做到全程在案、永久追溯，使招标过程更加严格。招标采购率显著提高，2015年为55.48%，2016年为88.83%，2017年为91.3%。

2　物资供应管理中的现存问题及解决对策

在推进物资采购招标工作中，中国石油化工股份有限公司洛阳分公司物资采购中心始终坚持应招必招、能招尽招、积极稳妥、循序渐进的原则，提前梳理可招标物资，优化招标采购流程，规范招标程序，取得了一定成效。但在推进性价比最优、全生命周期总成本最低的招标采购方面还有不足，价低质劣现象时有发生。

建议物资需求部门和技术部门，在招标采购工作中，对招标物资的技术要求、技术参数等进行详细的描述，把技术要求提供准确，为招标创造良好的条件。在重要设备等物资使用过程中，建立数据库，如检维修台账及使用周期台账等。以数据为依托，积极开展全生命周期成本分析，在招标过程中利用分析结果，实现科学理性招标，努力做到供应总成本最低、性能价格比最优。