档案信息化建设与档案管理的几点思考

2018-03-27王宝吉林省大安市太山镇劳动和社会保障事务所

传播力研究 2018年33期

王宝吉林省大安市太山镇劳动和社会保障事务所

在如今档案管理方式中施行信息化管理已经成为了最佳的方法，而我们要做的就是将现存的建设信息化问题进行有效的解决，以此推动档案管理的长远发展。这可以说是一项较为困难的任务，也可以说是一个挑战，因为如果想要有效的达到这个目标，那么需要的是社会各个人群的共同努力。所以对于此种状况，笔者将会为其提供相应的档案管理措施，为以后信息化建设档案管理工作顺利开展奠定坚实基础[1]。

一、档案信息化建设的意义

所谓的“档案”主要就是对历史信息的一个记录。但是我们要能够明确的知道，我们如果想要获取一定的档案信息，不单单是依靠档案自身的记录，还能够获得经过如今信息化技术获取更全面的知识。然而如今档案信息化内容主要是包括如下几方面：一是狭义上的信息化，主要就是指将原有档案内容进行信息化；二是指广义上的信息化，主要是指将原有的档案信息内容结合外界的政治、经济以及文化等各个方面因素进行的进一步处理。所以随着信息化建设的到来，一方面有效的完善了档案信息系统，促进了信息的广泛传播；另一方面有效的将档案内容与其它形式相融合，在一定程度上更加有利于为社会服务。

二、促进信息化建设档案管理的措施

(一)树立档案信息化理念，增强档案管理责任感

随着社会的迅速转变以及信息技术的到来，那么各行各业的管理理念自然也要随之而变，尤其是在档案管理信息化建设方面尤为明显，现如今的档案管理都是将其信息化作为核心理念，但是与此同时还要不断的加强工作人员对信息化的认识，因为只有让工作人员真正意识到其意义所在，才能有效的激发出其饱满的工作激情，对于他们的档案管理事业才会更加尽职尽责，从而使其工作责任感也会得到加强[2]。

(二)强化管理人员专业素质，建设复合型的管理队伍

在整个档案信息化建设管理当中，工作人员占有着十分重要的地位，并且他们的工作质量能够直接的影响其最终档案信息化建设的应用效果。因此，在整个工作过程中，必须要坚持以人为本，不断的培养专业性人才，组建专业的工作团队，提升各个专业工作人员的职业素质。另外相关部门还要为其提供一定外出学习的机会，这样能够使各个工作人员及时的了解外界档案管理建设的发展变化，能够快速的掌握如今信息化档案方面的信息以及相关的职业技能，同时还能够通过提升自身专业素质加速档案信息化建设的实现。除此以外，相关部门还可以为工作人员专门设置一个奖惩制度，从而在一定程度上激发工作人员的积极性。与此同时档案管理单位还要不断的引入先进的专业人才，并且逐渐的搭建一支专业的管理队伍，在整个工作过程中不断的将其进行优化，有效的提升整体的工作管理效率。

(三)加大资金的投入，提升基础设施建设

其实想要快速的实现信息化管理建设，不仅是需要人才的引进，更多的是需要大量资金的投入，因为只有足够的资金才能加强硬件设施基础建设。所以对此，档案的相关部门必须能够明确自身所处的地位，并且不断的向上级领导申请资金的投入，有效解决目前所存在的信息化建设资金管理问题，从而逐渐有效解决基础设施的问题。因为信息化建设的档案管理需要完善的设备、健全的信息管理平台以及各种相关软件的开发，这些都少不了资金的投入。只有在各个方面准备齐全，才能有效的实现档案管理的全方位以及多层次的现代化管理模式[3]。

(四)建立规范的技术体系，提升档案管理效率

档案管理信息化的主要标准是不断的推动档案管理信息化，并且在整个档案管理工作中将其进行贯彻以及落实。想要将档案管理信息化标准进行统一，那么必须得到国家政府部门的大力支持，争取早日打破分散管理模式，有效的将档案各项工作进行规整，与此同时还要建立规范的技术体系，能够保证有效实现信息资源共享。另外，要为其相关的档案信息建立完善的信息化管理制度，对各项管理管理制度以及流程进行严格规范和控制，将档案管理安全责任落实到个人，防止信息泄露的状况发生，保证信息资料的完整性，有效的提升档案管理的有效率。