高校办公室秘书角色与素质提升途经分析

一、高校办公室秘书的角色定位

一个办公室秘书想要出色地完成自身的工作，应该对自身工作性质有一个明确的认识，在清楚了解自身的工作性质之后，才能够从实际出发去制定自己的工作方案，承担起属于自身的工作责任，也才能够从自己的工作性质中发现自身能力欠缺之处，从而找到改进的方向。所以在分析高校办公室秘书角色的定位之前，应该先分析该工作岗位的性质。

(一)高校办公室秘书工作的性质

第一，工作内容多样性。办公室秘书不仅承担着校内工作，而且也承担着一部分校外工作。校内工作部分，办公室秘书需要和部门的上级领导、其他部门、学校的老师和学生之间进行相互沟通，根据上级领导的要求和工作中的实际情况，完成公文写作、通知发布、会议记录、信访接待、物资采购等多方面工作。校外工作内容包括与学校与政府、企业、其他兄弟院校间的沟通交流，完成相关合作事宜。

第二，服务对象复杂性。办公室秘书每天所处的人际网络十分复杂，不仅要面对自己的部门领导和上级领导，也要面对自己本部门的下属和同事，也需要和不同部门之间的工作人员有所交集，最重要的是办公室秘书还要为广大任课教师和全体学生服务。

(二)高校办公室秘书的角色定位

由于高校办公室秘书工作的多样性、服务对象的复杂性、工作环境特殊性等因素，这就决定了其身份也具有多重性，即高校办公室秘书应该同时担任如下不同的角色：

第一，高校办公室秘书是一名服务者。办公室秘书隶属于部门领导，所以首先应该为部门领导服务，在领导的要求下完成辅助性工作，以便能够提升领导的工作效率。办公室秘书应该为部门同事服务，满足部门同事的需求，并且代替同事向领导反映下属的工作汇报、工作建议等等。

第二，高校办公室秘书是一名协调者。在高校办公室秘书的人际网络当中，他起到的了上传下达，协调沟通的重要作用。这要求办公室秘书能够在工作过程中，能准确把握领导的意图，精确传达并安排好领导部署的工作，及时向领导反馈重要信息。同时，能够将各种工作资源进行高效配置，为办公室其他工作人员或其他部门同事开展工作创造便利条件。

第三，高校办公室秘书是一名监督者。高校办公室秘书在工作中首先要进行上传下达，其次应该负责检查上传下达的工作内容的落实情况，尤其是向下传达部分的工作的落实情况。如果领导传达的工作内容没有得到真正的实施，就很难达到理想的工作效果。

第四，高校办公室秘书是一名决策参与者。高校办公室秘书的这一角色体现在当领导要做某些决定时，需要从秘书这里获得一些相关的信息、资料，这就需要办公室秘书去完成资料的收集、整理、分析等工作，最后给领导提供最有效的信息，让领导能够依据这些信息去做决策，所以我们可以将办公室秘书看作决策的参与者。

二、高校办公室秘书素质提升的途径分析

(一)努力提高自身政治理论水平和素养

作为一名高校办公室秘书，应该具备良好的政治理论素养，这样在面对各种政治立场、政治观点、政治纪律的同时，才能够保持清醒的政治鉴别能力，时刻遵守国家和学校的方针政策，才能够抵御各种风险考验，坚定政治信仰并以此为精神指引，做好本职工作。

(二)不断提升自身专业素质

作为一名高校办公室秘书，应该具备专业的理论知识，包括各类公文写作知识、办公室事务管理方面的知识，同时，档案管理、监督协调、调查分析等知识也是一名高校办公室秘书必备的理论素养。

(三)不断提升自身组织协调能力

高校办公室秘书承担的工作是十分复杂的，这要求办公室秘书应该具有很好的组织协调能力，在工作中，要将办公室的人力和资源组织起来，将有限的人员和资源优化分配，应对各类日常工作及紧急工作。在面对工作中产生的分歧时，高校办公室秘书要统筹兼顾，努力协调各方关系，通过检查监督发现并解决工作中存在的问题，使负责各项工作的个人能够形成一个高效的集体。

三、小结

高校办公室的良好运转离不开一位优秀的办公室秘书，通过本文的研究，可以发现在高校当中，办公室工作完成的效率以及质量与办公室秘书工作完成得如何有着很大的关系，但是有些高校的办公室秘书并没有清楚地意识到自身工作的重要性，从而在完成办公室工作的过程中产生了一系列问题，影响了办公室工作的成效。因此本文从上述实际出发，从分析高校办公室秘书的角色定位入手，再深入探讨如何提升高校办公室秘书的素质，以此来引起办公室秘书对该项工作的认识，促使其不断提升自己来适应该岗位的需求。

参考文献：

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