如何做好事业单位文书档案管理工作

文书档案管理工作具有一定的专业性要求，所以，相关工作人员应该抱有严谨的工作态度，细致认真的执行管理工作。随着信息技术的不断发展和进步，当前事业单位文书档案工作量也越来越大，信息量的剧增，为事业单位文书档案管理工作带来了更为严峻的挑战，所以提升管理水平，是一件势在必行的工作内容。

一、事业单位文书档案管理工作的重要性

不同于一般的文献内容，文书档案是对员工个人信息、事业单位发展情况的一种真实记录，具有客观性的含义，且其中的法律意义极为明显；其次，事业文书档案内容也弥补了国家档案的不足，由于国家档案信息的记录缺乏详细性的特点，事业单位文书档案的内容正好填补了这一空白。要想确保人事档案可以将员工的真实情况反映出来，相关管理部门需要对单位内部员工的工作调配、职称职务评聘、绩效考核、有关奖惩，以及具体的工资待遇情况展开真实有效的记录，并根据职员的实际发展，不断充实档案内容。

二、事业单位文书档案管理工作中存在的问题

(一)工作水平有待提升

在实际的调查中发现，由于事业单位的工作模式过于传统，导致其文书档案管理工作的整体水平，缺乏足够的灵活性，且事业单位的内部，对于文书档案管理工作的认识不够全面。除此之外，随着信息技术的不断发展和进步，文书档案工作的管理形式也变得越来越多元化，但是一些事业单位的文书档案管理结构却变得越来越落后，其档案管理主要是以纸质档案为主，大多数是人工管理，其信息化程度较低，只是个人信息、档案目录等进行数字化办公，其档案管理工作与信息技术环境存在脱离的问题。

(二)管理方式过于陈旧

在对事业单位文书档案管理工作展开分析和总结的时候发现，当前文书档案工作中，其管理方式较为陈旧，采取的方法沿用了十几年，缺乏必要的创新和突破，且一些管理人员的工作意识也较为落后，其管理技能、管理思想都难以适应单位以后的发展需求。除了这些问题，在进一步的探究中了解到，在县一级的事业单位中，其文书档案管理工作过于简陋，有的直接将档案与废旧的办公杂物，一起存放在库房中，较差的基础设施条件，导致大多数人事文书档案管理工作难以正常的开展。

(三)重视程度仍旧不足

在一般情况下，文书档案管理工作中，最关键的环节是分类与归档的工作内容，但是随着我国现代化技术的不断发展，数字化、信息化技术的应用，在为行业注入活力的同时，也为整个文书档案管理工作带来了更多的挑战。单位领导对文书档案管理工作缺乏重视，导致这个岗位的人员配置出现了空缺，这也使得现有工作人员难以和其它工作岗位享受同等的待遇，久而久之，这些工作人员容易滋生懒散、懈怠的工作情绪；还有，重视程度不足也会影响事业单位文书档案管理工作缺乏现代化技术的引入，导致管理手段仍旧停留于传统领域，使得其缺乏科学化的技术和理念。

三、改善事业单位文书档案管理工作的具体措施

(一)坚持人本的工作理念

随着国家的不断发展和进步，人本理念被各行各业的工作人员所推崇，这一点在事业单位的管理中也不例外。在文书档案管理工作中坚持人本的工作理念，可以帮助相关人员意识到，文书档案管理工作也属于是一线工作岗位，增强和管理人员的交流沟通，并对管理人员自身的职业规划、工作心理进行认识；还有，在坚持人本理念的同时，管理者也应该认识到，“流程”在文书档案管理工作中的重要性，必须要在管理岗位上，结合实际的情况，制定步骤，明确规章。并且部门要从上至下，树立严格的档案意识。像在对职员人事档案材料进行收集的时候，档案管理人员必须要展开全方位的鉴别，确保归档材料的真实性，各项手续齐全，文字内容清楚，记录对象明确，且具备相应的保存价值。在这个过程中，如果需要相关组织的审查盖章、本人签字，也应该在完成之后方可归档。

(二)引入先进的技术手段

信息技术的发展，带动了各行各业的进步，事业单位文书工作的管理质量，也能够得到进一步的提升。在实际的应用过程中，相关领导可以结合当前的一些信息化手段，针对文书档案工作的特点，引入一些必要的工作软件，构建新型的管理模式，争取能够让文书档案工作朝着一体化和数字化的方向发展；还有，在具体的工作中，应该结合现代化的技术内容，对单位内部的文书档案材料进行统筹与整理，定期归纳出相关的数据信息，为单位领导的决策提供参考，这样事业单位的发展能够更为科学性。像当前事业单位的档案类型，主要为电子和纸质这两类，其中纸质档案不容易泄露、伪造，而电子档案在这方面有待加强，所以对于电子档案的保存，管理人员不妨采取更换密码、人员轮换，以及数据加密的手段来提升安全性。当然，通过现代化和信息化的改革，单位内部的各项工作都能够得到统一，这也在无形中促进了各部门的沟通、联系。像借助eHR系统，可以在线进行绩效考核的打分程序，并根据各方的评定结果，自动计算出考核结果，同时还能够对考核结果展开智能化的分析与比对，将其体现到档案管理的内容之中，这样也能够为单位领导的人事管理工作提供一些参考。并且设定员工自助平台，也可以让员工对个人绩效成绩进行查询，通过系统给予相应的反馈，能够使整个人事考核结果更具公平性。

(三)完善相关的制度内容

在事业单位的文书档案管理工作中，完善相关的制度内容，具有极为重要的意义。在实际的实施过程中，事业单位应该根据文书档案的具体内容，制定对等的惩罚制度，这样能够让那些身处文书档案管理工作岗位的人员明确自身的职责；还有，在对管理制度进行完善的时候，也应该对其责任感进行强化，确保各项管理工作都能够有序进行，事业单位在制定文书档案的相关管理机制时，应该将相关工作人员的个人发展和追求制定到考核评定的体系之中，针对那些业绩较为突出的管理人员，在进行表彰的同时，也应该对给予其合理的晋升机会，施行物质、精神两种奖励的并行策略，让文书档案管理人员，以更为积极的心态面对工作，强化其责任感。在实际工作中，单位应该建立主动送交人事档案材料的工作制度，由档案管理人员负责收集单位内部的文书档案，执行相应的归档工作，在文书档案材料形成之后，要通过审查签章等一系列的流程后，将其送交至单位的人事档案室内进行归档，并且，职员在事业单位工作期间所形成的各类材料，也需要在离开单位前移交到档案馆进行保存。

(四)优化相应的人员配置

事业单位工作的核心是人，在对文书档案管理工作进行改革的同时，也要对其人员配置进行合理的设定。在事业单位内部，针对文书档案管理岗位，工作人员应该加大人员配置力度，对管理人员的综合素质进行提升。还有，在工作中，要对激励体制进行健全，这样才能确保工作人员可以发挥出其潜在的工作动力，这对完善事业单位文书管理工作质量和工作队伍大有裨益；与此同时，在对人员配置进行优化的同时，事业单位还应该落实针对员工的一些制度内容，像学习要求、发展规划，这些都应该进行有效的落实，从基础内容着手，为文书档案管理工作的效率进行提升；最后，单位上层的管理者，还需要就文书档案管理内容，进行适当的创新，对改革内容多做解释，让一线文书档案管理人员意识到改革的重要性，争取能够让他们理解变革，支持改革，并自觉接受监督。

四、结语

总而言之，在事业单位中，对于文书档案的管理工作，相关人员需要给予高度的重视，结合具体发展情况，对此前工作中的一些问题进行积极有效的改革，强化工作人员的责任意识和工作能力，制定出适合单位文书档案管理工作发展的制度内容，让具体负责人员在大的框架下展开灵活化的管理手段，这样在体现其个人价值的同时，也能更好的完善事业单位的有关工作。

参考文献：

[1]刘晶.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015(13).

[2]陈美珍.基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究[J].城建档案，2015(04).