职业学院档案管理信息化建设研究

2018-03-27张娟山东外贸职业学院泰安校区

传播力研究 2018年32期

张娟山东外贸职业学院泰安校区

一、职业院校档案管理信息化建设的重要性

档案信息资源在职业院校的发展中有着不可缺少的重要意义，对档案管理的强化也是非常必要的，这不仅仅可以为社会提供开放的信息资源，还可以给学校师生提供开放的信息档案资源，使相关的资源能够为教师的教研工作和行政管理工作提供更好的服务。在职业院校的档案管理中，对档案管理的信息化建设进行不断的加强，要充分的利用档案的价值，这样可以共享档案信息资源，并且可以有效的提升相关的档案信息的服务水平，从而充分的发挥档案管理的共享效益和社会效益。随着社会科技的不断发展，社会也进入到了信息化的时代，这就不断的给职业学院的档案管理有了很大的冲击，这就使得职业学院档案的信息化建设成了必然的方向，这也是档案管理必要的需求，从而保证职业学院能够更好的发展以及良好的社会效益。

二、职业学院信息化档案管理现状

随着我国档案事业的不断发展，对职业学院的档案信息化要求也成了最重要的任务，计算机的应用已经进入到了千家万户，并也成为了社会信息化最重要的特征，在不同的领域也有了非常普遍的应用，尤其是在学校档案管理上的应用，对人们的工作方式也有了非常大的改变。在职业学院的档案管理中，也由于信息化有了非常深刻的改变，也为相关的档案管理工作制造了非常大的挑战，这就需要在学校档案管理工作中，要有新的管理理念和方法，采用适应时代的先进的技术，从而能够实现职业学院档案管理的信息化建设。

对档案信息化管理的规范进行合理的加强是职业院校中档案管理工作信息化建设非常重要的工作，相关的规定的制定要根据相关的学校的档案管理需求进行严格的制定，能够使得相关的规定更好的服务于档案管理的信息化建设。不仅要对职业院校的信息采集和管理进行严格的规定，还要对相关的电子文件的归档和整理工作进行不断的完善规定，能够使得职业学院的档案管理信息化建设有章可循，保证其能够更加顺利的进行。

随着职业院校不断的发展，档案管理也在不断变化，尤其是档案的载体也有了很大的变化，从传统的纸质形势，已经开始演变成机读型的档案管理。随着时代的推移和社会科技的进步，很大程度上改变了院校档案工作的利用当时，所利用率也在不断的增大，也拓宽了相关的内容。档案工作人员也从原来的档案工作者，转变为档案信息的传递者和档案信息的生成者。

虽然科技在不断的进步，但是，很多的职业院校并没有在档案信息管理中合理的利用先进的技术，导致了不健全的档案管理制度，从而阻碍了职业学院档案管理信息化的建设。很多的职业院校也开始对档案管理信息化建设进行不断的重视，要想能够更好的适应社会的发展，以及学校对档案管理的要求，就要在对档案管理的过程中，更新相关的信息档案的理念，完善各项制度，并对相关的档案管理工作人员的技术进行定期的培训，并提高其综合素质。

三、职业院校档案管理信息化建设有效途径

(一)构建档案管理信息化平台

要想保证职业学院的档案管理能够顺利的进行，就要保证建立合理的档案管理信息化的平台，并且保证相关平台是更加的合理化。首先，职业院校要购置更加先进的设备，保证档案管理信息化建设更加有序的进行，如档案信息管理软件，数据库服务器等等设备，只有保证这些硬件设备的先进化，才能够保证档案管理信息基础建设得到有效的推进，最重要的就是对数据库的建设工作。在实际的档案管理工作中，职业院校要根据自身的需求，对相关的数据库进行不断的改进，这样可以更好的对档案进行有效的应用。职业学院要对相关的网络建设进行不断的加强，特别要加强档案数据库之间的联系，这样可以达到相关的信息能够实现共享化，从而能够更加充分的发挥档案信息的服务功能。另外，职业院校要对传统的信息档案管理进行不断的改善，使其能够更加有效的转化到现代化的档案管理，实现档案管理信息化和数字化，从而有效的提高档案管理的相关水平。

(二)进一步规范档案信息化管理

为了能够在档案管理上实现信息化的建设，职业院校要对档案管理进行统一的网上录入标准。由于高校的档案信息管理非常的复杂，并且相关的内容非常的丰富，这就需要在实际的档案管理中更加的规范操作，形成正式的信息查询系统。另外，还需要对相关的档案管理制度进行完善，从而保证档案管理的信息化能够更有序的进行。在实际操作中，要结合职业学院的实际需求，构建更加合理的档案管理系统。另外，为了确保档案信息的安全性，要积极的制定相关的档案安全管理制度，并制定的电子文档的安全管理制度，以及电子文档的查阅审批制度等等，尤其需要进一步完善电子文档的归档制度，并严格要求相关的管理人员对制度进行严格的执行，从而保证档案管理能够更加快速的向信息化迈进。

(三)加强档案管理人才队伍建设

在职业学院的档案管理中，主要的执行者就是档案的管理人员，这就需要对相关的档案管理人员队伍进行不断的加强，能够保证档案管理的信息化建设。在职业学院管理的工作中，职业院校必须要重视信息技术人才的培养工作，才能够保证档案管理人员能够熟练的掌握信息技术，能够对信息技术进行灵活的应用，更好的实现档案信息化管理。必须要积极的引用优秀的信息技术人才，从根本上提高档案管理人员的信息素质，促进档案管理信息化的进程。