事业单位档案管理工作研究

2018-03-27张锡川陈冬梅

成功 2018年3期

张锡川陈冬梅

武汉市江夏区环境监测站湖北武汉 430200

一、事业单位档案管理现状

档案管理对事业单位各项工作的开展具有十分重要的作用，档案信息资源的合理化利用可以减轻劳动强度，提高工作效率。但长期以来，事业单位对于档案总是重藏轻用，认为档案管理只是项附加性的辅助工作，对档案工作重视程度不够，投入精力不多，资源开发不足，信息利用率不高。

首先，相关档案的整理、收集、保护、保密等管理制度不够健全规范。档案管理工作没有制度所制约，没有规范所遵循，档案管理质量差强人意。有的单位根本没有制定档案管理制度，无章可循，档案并未进行合理收集分类及装订，只是简单散放在角落里；有的单位虽然建立了管理制度，也只是为了应付检查，流于形式，缺乏执行力，编号混乱、标题内容不符，严重影响了档案的使用价值，给查阅寻找工作带来非常大的困难。

其次，近年来科学技术日新月异发展，信息技术在管理工作中广泛运用，无纸化办公是现在机关、事业单位及企业办公发展的主流趋势，档案管理工作也势必走向信息化和数字化。通过对档案进行数据录入和管理，方便调阅和查询，使数据分析更准确和便利。但部分事业单位的档案管理工作仍旧停留在上一阶段，依旧采用手工收入检索，工作量繁冗，信息量小，不利于档案资源的充分利用及发展。人们对于信息化档案管理理念也存在一定误解，认为纸质储存的资料文件才是档案，电脑储存的就不是；另外，实现档案管理信息化也需要各方面资金投入，如档案室建设，电脑硬件采购，也需要专业人员的时间和精力进行日常管理维护工作，档案管理工作得不到必要的资金和人力保障[1]，档案管理的信息化工作就得不到良好发展。

另外，档案管理人员素质参差不齐，档案管理专业出身的人员少，知识结构不合理，学历普遍不高，知识水平低下，高层次人才少，不能满足新时期档案管理工作的要求。单位对档案工作也缺乏专门培训，工作人员全凭经验工作，没有专业培训和提升，观念陈旧，缺乏创新能力。同时，部分工作人员缺乏计算机操作的基本技能，不能充分利用各种现代化的信息技术对档案进行相关的开发以及研究，基础性管理工作都难以完成。

二、优化档案管理的建议

（一）提高档案管理的认识

要充分认识档案工作的重要作用，增强做好单位档案工作的使命感和责任感。高度重视档案管理工作，把它放在单位日常管理工作中，明确做好档案管理工作是各级领导和同志义不容辞的义务和责任。进一步加强和改进企业档案工作，采用各种现代化科技手段，不断提高服务质量，努力建设制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的现代化档案管理体系。建立档案管理工作领导小组，定期对档案管理工作进行检查和指导，建立档案管理考核机制，对档案管理工作实行定性定量考核，有效推进档案管理工作的开展。

（二）全方位加强档案管理工作

建立科学的档案管理体系的基础是健全的档案管理规章制度。事业单位要根据相关法律法规并结合本单位实际情况，编写有针对性和操作性的档案管理规章制度，并进行统一管理考核；加大档案管理工作投入保障，实现档案管理的现代化信息化。采用现代化计算机设备及信息化科学技术储存、检索、分析档案资料，在节省时间和人力的同时更好的服务社会。保证档案管理专业人员和工作场地的到位，有利于档案管理工作的顺利开展；创新档案管理模式，做到与时俱进。推行部门立卷、整合档案管理系统和办公系统以及网络服务系统等创新方式促使信息化管理模式的优势得以最大程度的发挥，提高事业单位档案管理工作的能力水平，满足不断发展的时代要求。

（三）提高人员素质水平

档案管理工作人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量，为了充分发挥档案管理工作人员的主观能动性和积极性，使档案管理工作人员能够适应档案管理工作不断发展的需要，首先要加强系统培训，提高档案管理工作人员业务水平和现代科技知识的学习应用能力，从而不断提高档案管理工作水平；建立目标责任制，使档案管理工作人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，提高对档案管理工作重要性认识；加强沟通协调能力，档案管理不仅涉及到本单位，还有其他单位及企业，确保每个环节都正常才能确保档案的完整性和准确性。