高校外事管理工作优化研究

2018-03-27佟玲

成功 2018年3期

佟玲

天津海运职业学院天津 300350

在经济全球化日益加剧的今天，高等教育国际化己成为全球高等教育改革发展的基本趋势之一。但是，由于我国目前还没有十分健全的高校外事管理工作体系，管理工作水平不高，这些问题的存在直接影响了我国高等教育的整体水平并阻碍高等教育国际化的改革发展进程。然而，高校外事管理工作是地方高等教育与国际高等教育进行交流的纽带和桥梁，因此，很有必要尽快解决和优化管理中的缺陷，提高校整体的外事管理工作水平。

一、高校外事管理工作中存在的短板

（一）外事管理制度的缺失

高校自己制定的外事管理制度是保证校园正常秩序和一切外事工作顺利进行的有利手段，能从微观上帮助管理者处理高校具体的外事事务。然而，我国绝大数的高校却生搬硬套、完全依赖国家和政府外事方针政策和法律法规，忽视对本校外事规章制度的制定和管理。例如，部分院校缺少外籍教师岗前培训制度、合作办学监管制度、专门的外事档案管理制度等；还有部分院校缺少留学生缴费管理制度、留学生和教师的居住管理制度等。

（二）外事管理制度的混用

外事管理工作的管理对象具有复杂性和多元性，与本国高校的管理事务有着很大的区别。因此，高校在制定制度时候应因事而异、分别管理。然而，我国高校却普遍存在制度混用、制度内容模糊、一竿子管理的现象，例如教务处用管理中国教师的教学制度来约束外籍教师，用管理中国学生的制度来规定留学生等。

（三）忽视外事档案管理工作

思想上的重视程度决定了工作的执行力度，由于外事档案管理工作一直处于外事工作的边缘，我国很多学校的外事管理工作人员只有在学期末或是年底总结时，才会意识到文件归档以及档案管理的重要性和实用性。还有部分高校由于外事管理工作起步较晚、对外合作与交流不多、外事活动中产生的档案材料少，就存在思想上不重视、责任分工不明确的现象。

二、高校外事管理工作优化路径

（一）优化管理理念

优化管理的内容包括：优化管理目标、优化和构建组织内部人员的管理理念、优化和提升管理对象的质量、优化和合理设置组织结构、优化和加强管理者的执行力、优化和创新组织人员工作机制等，通过采取科学合理的措施，形成有效的管理模式，能够使管理满足社会发展和市场经济的需求，实现资源的优化利用，对实现组织既定的目标起到了积极、有效的作用。优化管理的根本目的在于使组织的人力、物力、财力得到合理运用，发挥和提高组织系统的效能及效益，最终使组织系统达到最优状态。

（二）优化外事活动管理办法

首先，寻求政府的支持和帮助。我国各高校要积极主动寻求政府的支持和帮助，积极配合政府的外事管理工作。政府则要大力发展经济、维护社会治安、繁荣文化、建设交通、增加高等教育经费投放额，为高校提供良好的社会环境，帮助高校培养师资力量，增强国外院校来我国合作和交流的吸引力；其次，融合民间外事单位的外事活动。民间外事单位主要是指当地的对外友好协会，主要与国外非政府组织、民间社会团体开展合作与交流，具有广阔的外事资源。我国各高校要充分利用这些资源平台，建立与当地对外友好协会的合作关系，共同举办一些与本校特色专业学科密切相关的国际学术研讨会，以及其他如派遣志愿者、友好访问、文化艺术表演、中外企业合作论坛等外事活动，以获取更多的合作交流机会。

（三）优化外事制度管理规定

首先，我国政府要鼓励和督促高校的法治建设，加强对高校外事事务的法治管理，加大制度管理的监管力度，同时健全现有的法律法规，为高校外事管理工作提供良好的法治环境；其次，高校外事管理者要树立牢固的法治观念，从本校实际出发，创建具有学校特色的管理制度。学习和借鉴外事管理制度和相对健全的高校的经验，结合国外的管理和本校的可用资源，建立相对完善的制度管理体系，为以后不断发展的外事管理做好准备。外事事务和外籍人员较多的高校，更要创建和完善适合自己校情的外事管理制度，健全的管理制度有利于吸引更多国外高校与其合作，增加生源、教师资源、合作项目资源等，各种教育资源的不断积累又会促使高校完善管理制度，形成良好的循环，利于提高高校整体的外事管理工作水平。

（四）优化档案管理模式

首先，规范岗位管理，明确责任意识。高校管理者要认识到高校的外事工作是学校对外交往的窗口和国际交流的枢纽，而高校的外事档案管理工作水平和效率是保证这一“枢纽”畅通与否的关键，对学校的外事管理工作、国际知名度、科研和教学发展具有重要影响；其次，外事档案管理工作者要转变传统的档案管理思想为先进的电子化或信息化外事档案管理的思想。采用信息化档案管理方法一方面可以减少工作人员的劳动强度，另一方面方便管理者及时检查和核实，也有利于学校对外宣传。