企业档案信息资源开发利用的问题与对策探讨

高荣欣

中交一航局第三工程有限公司 辽宁大连 116083

随着时代的发展，社会中的各个企业也逐渐朝着现代化的方向发展，同时企业中也逐渐建立起现代化的管理制度，从而使企业中的档案资源管理也更加科学化、规范化。进行企业档案管理的目的除了将档案资料准确完整地保存下来之外，还需对档案资源进行充分的开发与利用，但目前我国各个企业在开发利用档案资源的过程中还存在各种各样的问题，本文就此进行了简要的分析。

一、企业档案信息资源开发利用中的问题

（一）认识程度不足

在企业进行档案资源信息开发利用的过程中，管理人员一般存在两种想法，一种是档案资源无用论，认为企业中的档案资源不过是一种过时的材料，从而档案工作人员主要工作就是看守那一堆资料，只需要保证档案不会短缺就可以，没有认识到档案资源开发利用对于企业发展的重要作用。另一种就是档案资源开发利用的危险论，部分管理人员担心对企业档案资源进行开发利用会使企业中的档案资源出现泄漏或是失密的问题，严重情况下，可能还会导致档案开发人员的过度利用，从而形成一阵失控场面，担心对档案资源进行过度的开发利用会给企业带来更大的麻烦，增加企业负担，从而阻碍档案资源的开发利用。

（二）信息统计过于简单

企业中的档案资源管理部门为了充分掌握档案资源的使用情况，需要档案管理人员利用各种数据信息，例如使用人数、档案数量以及复印情况等数据信息进行管理，但是却没有了解到对档案资源进行开发利用的具体效益，包括开发利用档案资源所产生的社会效益和经济效益。企业所进行的档案资料收集工作虽然在一定程度上也能将档案资源的使用情况充分反映出来，但是统计方式过于简单，从而无法将档案资源的经济价值与具体作用充分显现出来。

（三）没有对档案进行深度加工

目前企业在开发利用档案资源的过程中存在着档案深入加工不足的问题。企业中各个部门中都记录有准确、详细的档案资源，同时还采集了各种档案有效利用的具体案例，但没有对档案资源进行整理编发，从而使这些档案资源能够重返社会，重新应用到企业发展当中，为企业提供借鉴，从而促进企业的不断发展。部分档案管理部门虽然比较重视档案资源的重新利用与反馈，但是在采集了各种优秀的档案利用信息之后，却没有对其进行深入的加工，从而重新应用到企业发展当中，在一定程度上也阻碍了企业的发展，档案部门在管理开发利用档案资源的过程中，大部分管理人员都将工作重点转移到档案借阅中来，从而没有对档案资源进行深度加工，对于企业的发展状况没有进行全面的考察分析，甚至在管理过程中都没有结合档案收藏实际，从而导致企业档案资源管理的混乱，有的企业甚至都没有制定出科学具有指导性的规划方案，就进行编研工作，从而企业中的档案资源开发管理不能有效的成为一种发展的推动力。

二、企业档案信息资源开发利用的具体措施

（一）强化对档案资源开发利用的重视

首先企业在发展过程中应该对档案资源利用管理有一个充分地认识，改善档案资源无用的想法[1]。要了解档案资源对于企业各项工作，例如经济发展、技术研究以及文化建设的重要意义，对档案资源进行充分利用能够为企业创造出更多的财富，从而提高企业的经营效益。为此企业应该认识到档案资源就是企业发展中的重要宝贵财富，是企业的信息资源，从而主动进行档案资源开发，提高档案资源利用的自觉性，其次企业需要改善档案资源的危险论，企业在开发利用档案资源的过程中需要以档案资源内容和使用方式的不同来进行合理的开发利用，从而提高档案资源的使用效率。为此只需要相关的档案管理人员严格执行各项方针政策，国家政策许可范围内处理好档案利用和保密之间了联系，在利用档案资源的过程中就不会发生失密的问题。

（二）健全借阅制度

在档案资源进行查阅的过程中是不会直接出现经济效益的，一般情况下，都需要同通过具体的实践，才能将档案资源的价值充分体现出来，从而为企业创造出更多的经济效益。为此企业应该根据国家所制定的档案法中的相关规定来建立完善的档案借阅制度，从而更好地管理企业中的档案资源借阅工作，实现档案资源的科学利用，完善各项审批程序、严格遵守相关的登记规定来借阅档案资料。在统计相关的档案利用信息时，要保证遵守两个同时的要求，一个是在档案资料的借阅过程中，将相关的档案资料利用表展示给借阅者，另一个就是在档案资料归还时，要求借阅者同样填写好档案资料的利用效果表。

首先在表中应该表明档案利用的现实目的，不能填写一些过于泛泛的原因，例如工作考查等原因，而是应该将工作考查的属性表明出来，例如是在哪项工作中进行考查，企业中的哪一项房产案件纠纷、经济案件审查以及工程项目投标等工作，同时还要标注出档案资料在使用过程中所产生的具体经济效益和价值作用，同时还要将工作的具体内容表明出来。其次就是将档案资料的使用成效清晰地表现出来，例如具体的事件、利用人物、使用时间以及使用地点等信息，从而促进资料的持续积累，将企业档案资源的利用价值真实地记录下来。

（三）加强档案史料的编纂

加强企业中档案史料的编撰工作，企业中的史料编撰工作其实就是根据资料题目的分类，使用科学的编辑整理手法，将一些比较关键的档案资料整合在一起，从而将其打印成书，并印发出版，有利于读者的查阅。史料编纂也是比较系统、广泛的工作方式，目的就是为社会中的各行各业提供服务，为企业发展提供各项档案资源，同时也是企业进行档案开发中的重要工作。为此企业在进行档案资源开发利用的相关工作中，应该将档案资源潜在的各种价值进行深入的挖掘，从而将档案资源的价值充分激发出来[2]。从企业发展的实际需求出发，深入加工企业中的档案信息资源，将档案资源编制成各种电子文件汇集、政策指令汇编、档案综述介绍、档案史料专题丛编和汇编等资料，从而为企业提供更为优质的查阅服务。将传统的被动服务的形式，转化为主动提供服务的模式。其中的档案资源编辑、出版等工作是一项发展长远的工作，具有多种作用。不但在建设现代化社会主义社会中发挥着巨大的作用，同时还可以为人们进行艺术、文化、科研、政治等工作提供各种信息材料。同时还可以将社会中较为珍贵的材料完整地保存下来，从而为后代子孙留下一份宝贵的史料，为将来社会的发展打好基础。

（四）使用信息化手段开发档案资源

随着科技的不断发展，各种信息网络技术也相继出现，并逐渐应用到社会中的各行各业，同时企业中进行档案资源的开发利用工作也开始使用各种信息化手段，企业已经将档案利用工作转移到通过网络电子查阅上来，改变了传统的纸质保存的模式[3]。针对时代的变化，企业应该将计算机普及到档案资源利用中来，从而实现档案的自动化利用管理，并通过网络来传递各种档案信息，利用光学技术提高信息储存密度。从而扩大档案利用的辐射范围，提高档案的利用效率。为了满足企业在新时期的发展需求，应该创新档案资源的开发利用模式，加快企业的信息化建设工作，在记录相关的档案资料时，通过管理软件对档案资源进行自动分类，并自动整理出档案目录，提高档案资源的管理效率。

结语：综上所述，企业档案资源的开发利用是体现一个企业档案管理工作水平的重要依据。企业对档案信息资源进行合理的开发利用，转变档案被动服务模式，为企业各项工作提供高效精准的服务，提升企业业绩，宣扬企业文化，传承企业精神，对企业具有深远的意义。