浅谈计划生育档案管理中的创新

毕洪军

成武县苟村集镇人民政府卫生计生办公室 山东菏泽 274200

一、计划生育档案管理存在的问题

（一）各级主管部门对计划生育档案管理认识不到位

各级主管部门对档案管理没有给予足够的重视使其成为一般性的工作。往往是领导只注重完成工作的任务量而无人过问完成工作后的材料整理归档工作。这种问题造成计划生育档案管理的滞后无发展、不重视、无创新大量材料积存。

（二）档案内容虚假

由于管理不严谨负责整理材料的工作人员不上心，常常造成档案丢失、错误、遗漏、破损和发霉。为了迎接上级检查，突击编造数据弄虚作假、使资料反映不出真实情况。

（三）材料管理人员整体水平低

现在从事计划生育档案管理的工作人员，很多没有接受过相应专业的培训，使档案管理成为一项人人都能干且人人都干不好的一项边缘工作。

（四）管理制度不完善

计划生育档案管理的要求并不是很高，加上计划生育发展的每个阶段对档案整理的质量要求不一样，使目前的管理制度缺乏规范化统一化。没有统一的档案号、目录号段，没有规范的案卷题名，特殊案卷没有标记等等造成计划生育档案比较混乱。

（五）数据库建设水平低

已经建立的数据库纸质资料过多查找不方便，电子数据库长期不更新降低了工作效率。

二、计划生育档案管理的创新

创新才能有进步。要发展就要有创新，档案事业也是如此。计划生育的档案管理工作应当不断创新，并且只有不断创新才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，适应社会主义市场环境对档案工作的需要。在工作实践中不断的提高自身的适应性从而更好地为社会服务，并在今后的发展中更好地适应社会主义市场环境。所以乡镇应加大对计划生育档案的管理，认识档案管理在计划生育工作中的重要性。全面提升工作人员知识素质和业务素质定期组织工作人员学习档案管理相关专业知识确保工作质量、提高工作效率。可以对资料进行科学地采集并熟练掌握计算机收集、整理、鉴定、著录的操作。能够在工作中发现问题并解决问题肩创新的意识与观念。

三、计划生育档案管理数字化

（一）档案信息时代发展的要求

首先计划生育档案管理数字化、网络化是提高档案的管理效率的有效手段。档案信息网络化的利用，为计划生育档案工作提供了极大的便利。其将计生档案工作推进了一个崭新的工作环境使计生工作的开展进入了良性循环之中。其次档案数字管理化为计划生育档案工作者提供了更加方便、快捷、高效的工作方式。档案数字管理化可以将档案及时归档为使用者提供便利。

（二）计划生育档案信息数字化是计算机大量应用于计划生育管理的必然结果

计划生育工作需要查阅和建立工作地区范围内所有人员档案和户籍档案计算机网络化管理的出现使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境并伴随着应用的普及而演变为一种工作方式。

四、计划生育档案管理的发展方向

计算机现代化的标志将计算机应用于档案管理中不仅可以提高工作效率同时还可以提高工作质量、节约成本。档案管理的数字化将成为未来计划生育档案管理的发展方向。首先建立全国统一的计算机档案管理软件整理以前积累的档案将其按照软件要求分类录入做到格式统一、规范、准确率高。这样方便数据的储存以及各部门间的数据传送。其次建立统一计算机数据管理制度根据档案的重要性、利用率以及价值进行分次著录。首先录入反映问题单一或查考价值不高的档案其次录入同一内容的档案最后录入反映问题复杂的文件或一些重要文件。

综上所述新时代的计划生育档案管理工作需要我们积极探索新理论加强计划生育档案管理工作的管理提升工作人员技术水平重视创新及数字化建设。档案管理在计划生育工作中发挥的作用不可被忽视作为计划生育工作者我们要更加科学、合理地对档案进行编排和管理精炼档案材料、充实档案内容，切实提高档案工作的水平。推进网络化、规范化、组织化和制度化建设，使计划生育档案管理工作再上新台阶。