OA系统在科研院所办公信息化建设中的应用探索

宋转玲　宋庆磊　苏天赟　李新放　丁明　滕中山　刘海行

摘 要：OA系统基于工作流概念，采用Internet/Intranet技术，可实现全员高效协同无纸化办公。以某研究所OA系统建设为例，分析了科研院所使用OA系统应用现状、存在问题、需求调研、架构设计并根据调研过程中的经验给出建议。

关键词：OA系统 协同 移动办公 科研院所

中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）11（b）-0005-04

办公自动化（Office Automation，简称OA）系统是面向行政组织机构的日常必备办公运作和管理，基于计算机、移动设备和网络平台提供便捷、高效的办公业务信息采集、处理、共享等服务的信息系统，跨越时域和地域的限制，变革过去复杂、低效的手工办公方式，实现即时无纸化办公。OA系统的实施不仅提高个人办公效率，更重要的是实现群体协同工作，提升办公效能和信息利用率，并为组织机构管理和决策提供科学数据支撑[1-4]。

OA系统经历文件型、流程型、知识型、智能型4个阶段的发展[5]，尤其从2006年知识型阶段开始，市场上的OA系统已经产品化、平台化，并在系统应用功能的深度与广度、研发技术的选用等方面都有了全新的改进和拓展，已经从单一的传统的收发文或行政办公业务向综合业务协同管理平台发展[6]，广泛应用于政府和企事业单位。启用OA办公自动化系统可以改进工作方式、提高办公效率，是当前的行政组织机构信息化建设的向智能型发展趋势[7]。

我们以某研究所OA系统建设为例，分析科研院所OA系统建设的现状和用户需求调研进展等情况。

1 OA系统在某研究所工作中的应用现状

近10年来，某研究所在信息化办公系统方面开展的积极探索和尝试是结合具体的业务需求，自主研发了目前正常运行的科研项目管理系统、业务出差登记系统等20余个应用系统；委托第三方机构研发了财务管理、物资采购管理等应用系统；其他一些业务应用系统如开发项目管理等也正在根据具体业务需求进行设计和研发。各管理信息系统基本上满足当时的业务需求，在一定程度上提高了各部门的办公效率，但当前某研究所协同办公信息化工作中遇到以下几个急需解决的问题。

（1）目前建成运行的系统多是针对当时各自的具体应用而设计，对整体协同办公的需求考虑较少，采用的技术体系和系统架构标准不一，系统之间形成信息孤岛，进行有效地交互和信息共享难、集成难，不能满足各部门之间的高效率协同办公的需求。

（2）在公文审签、流转和交接等工作仍然依赖传统的人工办理和纸质流转的方式，纸质公文的存储和查询不便，效率较低，出错率高，不能满足某研究所当前业务办理效率需求。

（3）上下级和各部门间无法实现协同办公，办公审批流程需要当面签字因时空问题无法完成签字，办事流程中断延误。

（4）办公信息和工作流程分离，缺少至关重要的工作实时记录，不能及时沟通，以至于承担责任者无法及时准确地获取所管辖部门的工作进展，使工作监控和评估无法有效针对性的开展。

随着计算机技术、网络技术、移动终端的迅猛发展，在现有的所区计算机网络上建立高效、协同的数字化办公系统已成为可能，这也是能够从根本上变革办公及管理体制的有效途径。

调研小组通过采用网站调查问卷的方式，有针对性地对所内多个部门职工进行需求调研，统计总结发现96.77%的职工迫切希望引进OA系统（见图1）。

2 某研究所OA系统需求

为了充分了解全所范围内工作人员对OA系统的功能需求，调研小组对所内工作人员通过调查问卷、邮件、电话、面谈等方式力争100%覆盖性需求调研，其中针对部分功能模块，与相关部门人员进行了面对面的多次沟通，共同分析总结和归纳出某研究所具体工作对应OA系统功能需求与架构。工作紧急需求对应的系统业务功能模块主要有18个（见图2）。依据调研结果，优先拟定基本上满足科研院所的日常办公需求的用户新需求，不含成型的信息管理系统功能，具体内容见表1。

3 某研究所OA系统总体架构与功能设计

综合所内工作人员与所办公室工作实际功能需求变化，按照“依规管理、照章办事、各司其责”的行政管理运行原则，以提升管理办公效率为目的，对某研究所OA系统架构和功能进行设计。

3.1 基本构架

（1）按照职责和岗位分工，采取“所领导→中层领导→普通工作人员”的层级授权模式，实现对日常工作的过程控制、监督及管理（见图3）。

（2）采取以工作流为基础、以个人和事务为中心，实现办文、办事、催办督办的行政管理运行核心，通过系统信息共享机制，有效地连接应用和各种数据（如与采购系统、人事基础信息系统、办公用房管理系统等其他业务系统的整合），控制和跟踪各个业务流程，方便各部门协同工作，大幅提升办公效率。

3.2 系统功能模块

根据某研究所单位性质和工作特点，系统功能设计原则如下。

（1）按照“依规管理、照章办事、各司其责”的行政管理运行原则，将现有行政管理工作和运行程序（涉密工作、特殊工作除外）全部纳入OA平台，实现政务工作信息化、公开化、无纸化办公，为科研人员打造一流的行政管理服务支撑系统。

（2）以OA系统运行为平台，以行政管理信息数据共享为支撑，实现不同管理业务数据同步更新，提高各部门联动工作效率，并为管理层和各部门提供及时所需的信息统计分析数据，为决策和管理提供数据和平台支撑。

系统功能模块设计主要有两部分组成，分为系统基础信息设定模块和工作流模块（见图4）。

（1）系统基础信息设定模块可實现个人在所内工作最基本情况（如名下资产、办公房间、负责工作内容等，个人隐私信息归于人事系统）的所有信息查询以及组织结构等基础信息的维护。主要包括个人信息设定、个人办公、首页定制、权限管理、组织管理等信息模块。

（2）工作流模块按科研院所现有管理层级、部门职责、岗位职责等采用层层授权架构，将工作责任层层落实，管理层可实现对整个行政管理流程节点的管理与追溯，方便督办催办，提高行政管理执行效率。主要包括公文管理、公告管理、公共文档、督查督办、行政办公管理模块。

4 科研院所引入OA系统建设过程中的建议

以搭建统一的协同管理平台为目标，整合现有的办公信息系统，扩展新的业务应用模块，实现全所日常业务工作的信息化协同管理，创新工作方式，提高工作效率，助推科研院所科研和管理综合业务能力的提升。建议如下。

4.1 统筹规划

鉴于针对传统办公手段的彻底改变，项目推进过程中涉及到较多的部门，要基于全员去安排需求调研、产品选型、系统功能设计、应用推广和集成整合等工作，需要单位负责人及相关部门领导自上而下的顶层设计和高度支持与配合。为OA系统的顺利实施建议成立以科研院所领导为组长、院所办公室组织实施和管理、信息中心提供技术支撑、其他机关处室固定联系人共同参与的实施小组的办公自动化建设组织机制，并统筹规划，分步实施，尽快实现预期效果。

在系统实施前期需要根据管理业务流程和岗位职责设计系统功能。科研院所管理工作量不断增加，工作流程根据不同阶段需求和政策而变化。所以OA系统建设前，需要相关部门提供确定的组织架构、固化业务工作流程和明确详细的岗位职责。在系统运行环境上建议部署到互联网，通过加密方式通讯保护信息安全，所有敏感信息、涉密信息都不上网。

4.2 多期建设

通过调研了解到，许多办公自动化系统都经过了多期建设，还有一些系统正在计划进行升级优化。实践证明，实用、高效的信息系统的建设和运行是一个“需求更新—系统升级”迭代反复、循序渐进的过程，往往需要在建设和使用过程中经过若干次规模较大的修改，甚至推倒重新建设。几乎没有一个系统一次建成后，能一劳永逸，解决所有问题。这就需要在需求分析和系统设计阶段，加强与用户的沟通交流，不断分解系统功能，尽可能细化业务流程，争取最大限度覆盖现有和可预期的业务需求。而且在经费预算中也要考虑分期预算和支付。

结合信息化办公现状和科研及管理人员的需求，无论从办公实际需求、用户适应程度以及与开发公司沟通效率方面考虑，建议尽快推动一期部署，边使用边建设。

5 結语

科研院所人员多、公文流转频繁、业务流程复杂，传统手工办公效率低下，出错率高，信息保存不完整，上下级信息沟通不畅。发展了三十多年的OA系统尤其是当前各大成熟的OA产品化系统基本上能较好地实现跨级别、跨部门、跨时空在网络环境中利用电脑、手机等终端随时随地高效办理的移动办公模式，解决科研院所办公信息化建设中亟待解决的问题。通过采用加密、身份验证体系及移动办公终端设备管理相结合的方法，在保障信息安全前提下，实现无线移动、无纸化、群体协同办公，提高科研院所管理工作水平，增强科研竞争力。

参考文献

[1] 杨波，闫睿.OA办公自动化系统建设略谈[J].减灾技术与方法，2015（8）：29-30.

[2] 陈晨.OA系统应用的现状分析[J].办公室业务，2014（8）：62-49.

[3] 刘铮，王静.移动办公在发电企业中的研究和应用[J].电信科学，2013（11）：115-121.

[4] 余丽萍，王瑜.浅析OA系统的应用实施[J].网络与信息，2010（12）：7.

[5] 李正涛.OA系统发展历程与趋势[J].办公自动化杂志，2008（129）：14-15.

[6] 樊红梅.OA系统的发展及其意义探析[J].现代商贸工业，2011（10）：244-245.

[7] 王俊行.OA系统的国内外研究现状及发展趋势[J].信息与电脑，2015（21）：45-46.