办公自动化背景下的医院档案管理分析

陈佳强

【摘要】信息技术的飞速发展带动了办公自动化的普及，在这样的大背景下，医院档案管理也开始从传统管理模式向着现代化、信息化和智能化的方向转变。本文从办公自动化的特点出发，对当前医院档案管理中存在的问题进行了简单分析，并就如何提升档案管理效果提出了几点建议。

【关键词】办公自动化；医院；档案管理

档案管理对于医院的正常运营意义重大，而针对当前医院档案管理中存在的问题，如何保证其在办公自动化环境下的管理效果，是医院能否实现顺利运营的关键。从医院角度，应该做好问题的分析，做出适当改变，创新档案管理方式和手段，利用电子管理的方式来推动医院档案管理的自动化。

一、办公自动化的特点

办公自动化指利用先进的计算机信息技术实现办公，内容包括信息传递、数据存储等，可以显著提升办公的灵活性和可靠性。从医院档案管理的角度，办公自动化具备几个非常显著的特征：一是资源共享，通过对计算机互联网信息共享系统的利用，医院档案管理更加规范，可以借助办公自动化实现资源共享，强化不同部门、不同科室之间的沟通交流，对于办公效率的提高有着良好的推动作用。二是迅速精准，医院能够将记录的资料迅速录入到信息系统中，提升档案管理的精准性和高速性，保证管理的系统化，也能够为信息的实时检索提供便利。三是存储灵活，传统档案管理采用的是纸质文档，对于存储环境有着较为严格的要求，而且需要占据较大的空间，而在办公自动化的支持下，纸质档案变成了电子文档，也可以对图像、音频和视频等进行存储，在节约空间的同时，也可以延长文档寿命。

二、医院档案管理中存在的问题

首先，在医院档案管理中，并没有配备专业的档案管理人员，其本身专业素质不足，对办公自动化缺乏足够的掌握，依然习惯沿用传统的文档管理模式，或者只是单纯地掌握了计算机操作技术，并不能很好地胜任新时期的文档管理工作。其次，医院档案管理缺乏完善的管理系统，调查显示，多数医院档案管理系统的水平不高，实用软件少，操作繁琐且缺乏针对性，无法实现与医院其他管理系统的有效融合，电子文件与电子档案的转化和存储缺乏可靠连接，档案信息的录入障碍重重。再次，管理不足，办公自动化的出现，为人们的办公提供了便利，但是同时也引发了一些新的问题，如无法对原始文件进行保存，文档存储方式不统一等，导致数据库检索相对混乱，给文献资料的检索工作增加了难度。最后，安全隐患众多，办公自动的最大问题在于其本身存在诸多安全隐患，电子文档本身并没有固定的形式，也没有可供对比的特殊标记（字迹、签名等），在方便修改的同时，也使得其失去了权威性和标志性。另外，自动化的文档管理很容易遭遇木马和病毒等的入侵，导致数据错乱或者丢失，在影响医院档案管理质量的同时，也可能导致病患个人隐私的泄漏。

三、办公自动化背景下医院档案管理

（一）提升人员素质。高素质的管理人员是保证医院档案管理效果的关键，想要确保医院档案管理的有效落实，必须设置专门的档案管理人员，比如兼职或者轮值的情况。从适应办公自动化需求的角度，医院应该加强对于档案管理人员的教育和培训工作，为管理人员提供理论学习与实践的机会，促进管理人员专业素质和职业道德素质的提高，为档案管理工作提供良好的人才保障。另外，应该设置相应的考核机制，对档案管理人员的能力进行考查，配合激励机制，激发管理人员的竞争意识，使得其能够更加积极地投身到档案管理工作中去，逐步构建起完善的档案管理及机制。

（二）完善管理系统。在办公自动化背景下，医院应该立足自身实际，加快办公自动化档案管理系统的研究和完善，增加一些实用性强的管理软件，构建档案管理子系统，推动电子文件与电子档案的有效连接，以方便文件的转化与存储。档案管理系统中可以设置相应的信息共享平台，实现医院各部门各科室之间的信息共享，对于不同应用，应该做好相应的权限管理，以此来强化档案管理的针对性和适用性。

（三）规范管理流程。医院应该制定完善的档案管理规范和条例，对档案管理路程进行规范，配合计算机技术，促进档案管理效率的提高。同时，应该制定严格的档案管理标准，依照国家相关规定，从医院本身的实际情况出发，合理进行档案分类，提升档案管理的标准化程度，管理人员必须依照相关标准进行档案管理。另外，应该做好医院档案管理制度的更新和调整，定期进行档案的检查，保证数据准确可靠。

（四）强化安全防护。医院应该构建可靠的信息化管理网络，通过设置防火墙、权限管理和信息加密等方式，提升档案管理的安全性；应该定期对档案信息进行备份，以确保档案遭到破坏或者出现遗失后，可以进行数据的恢复。

四、结语

在办公自动化背景下，医院档案管理出现了许多新的特点，也暴露出一些问题，需要医院领导的高度重视，运用办公自动化技术手段，逐步实现档案管理的电子化、数字化和现代化，提升档案管理的有效性，推动医院的长远稳定发展。

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