谈学校档案的管理与保护

倪静

【摘要】学校档案工作是学校管理中的一个重要环节，随着经济社会的不断发展，学校档案的地位也在不断提高，其利用价值不断增强，因此，如何更好地管理与保护学校档案就成为了一个亟待解决的重要问题。本文针对当前学校档案管理与保护中存在的普遍问题进行说明，并且就解决问题的方法提供了一些建议。

【关键词】学校档案；档案管理；档案保护技术

档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和國家各项建设事业必不可少的环节。而学校档案工作，则是学校各项日常事务的原始记录工作，它具体反映了学校在成立以后各个历史时期的实际情况，为学校编写大事记、明确组织机构沿革、撰书修志提供了宝贵的真实材料和证据，同时，它也是衡量学校教育质量和管理水平的重要指标。

一、学校档案管理与保护工作的基本内容

档案管理工作，是指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、统计和利用服务。档案管理是一种比较普遍并且意义深刻的社会现象，它对于人类社会的生存、发展以及历史文化传承具有重要作用。如果没有档案与档案管理，人类社会统一性和连续性就不能得到维系。

二、当前学校档案管理现状，以我校具体情况为例

（一）学校已经具备的档案管理基本条件：1.档案硬件设施基本齐全。我校目前拥有独立的档案库房、查档室、办公室各一间，查档室内配备独立电脑以及阅档桌，档案五联柜20联共计100个，干湿温度计、空调、抽湿机等设备一应俱全。2.档案管理制度齐全。我校具有比较完整的档案管理制度，并全部张贴上墙，如档案保管制度、档案保密制度、档案鉴定制度、档案利用制度，以及档案室人员岗位职责制度。3.档案管理工作基本按时按量完成。我校当前已经基本完成2014年之前（包含2014年档案在内）的档案整理工作，就目前统计数据来看，文书档案（永久、长期/30年、短期/15年）共有330卷和3125件（《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》于2003年开始全面推广以件归档），会计档案588卷，学籍档案286卷共计26785条（已移交），业务考绩档案194卷，照片档案7卷，光盘档案3卷，基建档案8卷，设备档案1卷，实物档案142件。4.档案数字化工作逐步完善。我校的档案数字化工作从2014年末开始，主要完成了学校办学以来的所有学籍档案以及文书档案的数字化，另外，照片档案也以电子档的形式存放于计算机中。

（二）学校当前档案管理中存在的问题：1.档案管理硬件设备还有部分不足。由于学校场地的限制，档案库房的地理位置条件不佳，一是承重方面存在问题，二是容易产生阳光直射，并且不能完全靠遮光避免。此外，档案库房温湿度、防尘、防蛀、防火等设施尚不完备。2.档案管理与保护人员不够专业。虽然我校配备有3名档案工作人员，但是因为教学等各项工作的问题，都不是专职档案人员，在档案的管理与保护方面不能付出很大的精力，只能在本职工作之余，抽出部分时间来完成各项档案工作，因此，关于档案的管理与保护等工作无论是从知识层面还是技术层面来说都缺乏专业性。3.实体档案维护措施不到位。我校自1951年成立之初就有档案随之产生，而这些年代久远的档案不管是在档案本身材质、笔迹，还是保管条件上都存在很大的问题，部分甚至出现了褪色、脆化现象，这对于我们今后保管利用这些纸质档案产生了很大的影响。4.档案计算机管理数据保护不安全。随着电子计算机在档案工作中的应用和普及，计算机技术及计算机在档案管理中的应用是当今时代档案工作必备的环节，而随之产生的信息安全成为我们必须考虑的问题。

三、优化学校档案管理与保护的途径

（一）强化硬件设施，提高实体档案保护的全面性。针对我校档案硬件设施方面的薄弱环节，通过学校各领导层面的协助，可以得到有效改善：1.改装库房窗户，阻断光照，解决档案库房的光照问题。2.库房内增添消防设备，如干粉灭火剂、二氧化碳灭火剂等。3.购置档案专用防蛀、防霉药物，放置于档案柜中。4.使用紫外线灯对有需要的档案进行照射杀菌，等等。

（二）开设档案工作相关知识培训，提高档案工作相关人员素质。学校内除了少数档案工作人员外，主要承担各科室文件资料收集工作的负责人是不具备档案专业知识的，因此，需要相对专业的档案工作人员定期对其进行相关知识的培训，并且根据科室要求进行现场指导，这样才能保证收集的文件资料具有连续性和完整性。

（三）学习档案保护技术知识，增强档案工作人员的档案保护技术能力。对于具备一定档案知识基础的档案工作人员，需要通过进一步的学习来增强自己的专业技术能力，尤其是档案保护技术中档案修复的技术，因为在档案的保管和利用过程中，由于理化因素及有害生物的影响，使档案制成材料受到不同程度的损害，为了延长档案的寿命，必须对破损档案进行修复。

（四）管控、备份档案数据库，提高档案计算机管理安全性。计算机系统的安全性与使用人数和设备连接数的平方成反比。绝对安全的计算机系统是不存在的，绝对安全的网络也是不可能实现的。我们当前所能改善的档案计算机管理安全问题主要有三个部分：档案管理计算机系统物理安全、档案数据安全、网络安全。

【参考文献】

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2005.