对企业档案管理工作规范化的思考

高琛琛

【摘要】随着我国经济体制的不断改革，各个企业改变传统的经营理念，同时，也更加注重档案管理工作，各级领导人员充分认识到档案管理直接决定企业的发展方向，进而对档案管理提出了更高的要求，并建立了完善的档案管理制度，使企业档案管理工作更规范化、合理化，从而推动企业的可持续发展。

【关键词】企业；档案管理；规范化

所谓的企业档案管理工作，是指将零散的档案资料进行整理、分类妥善保管起来，以此全面管理好重要的档案资料，要求档案管理人员必须要结合档案管理制度的规定，规范档案管理行为，明确档案管理工作的内容和流程，规范化管理和归纳各类档案，将档案进行细致化分类并保管起来，时刻注重做好档案管理规范化工作，从而取得最佳的管理效果。

一、当前企业档案管理工作中存在问题

当前，企业档案管理工作中存在诸多问题，如：档案管理方式陈旧落后，管理方法不规范、不细致，没有认真对档案进行分类，致使档案管理非常混乱，难以取得良好的管理效果，甚至出现档案丢失的现象，使企业的机密和重要信息泄露出去，造成难以挽回的损失；不注重引进先进的信息技术，现有的档案管理模式，不能高效整理档案，进而降低了档案的完整性。同时，所运用的档案管理制度不完善，没有体现出实质性内容，档案管理制度过于形式化，使档案管理人员不清楚规范的管理流程进而出现不规范的现象。另外，企业各级领导人员对档案管理工作不注重，忽视培训档案管理人员的业务能力，使档案管理不具有职业素养，没有能力完成档案管理工作，不清楚规范的管理流程，不懂得如何运用先进的信息技术，无法提高档案管理效率，以上叙述的内容是档案管理不规范的主要原因。本文针对这一现状提出规范档案管理工作的具体策略，从而解决存在的问题。

二、对企业档案管理规范化工作的思考

（一）注重档案管理的信息化建设。新形势下企业要积极引进先进的信息技术，运用信息技术管理档案，推动了档案的信息化建设，改变了传统的管理模式，档案管理人员利用信息技术，高效分类大量的档案，迅速整理好档案资料，也可以对重要档案进行加密，保证档案管理具有完整性和安全性，同时规范了档案管理行为，结合现代化的信息技术制定规范化的管理流程，进而规范化完成档案管理工作。同时，创新了传统的管理方式，使档案管理工作更加规范化、信息化，不仅提高了档案管理效率，还加快了档案管理信息化建设的速度，从而推动档案管理顺利开展。

（二）建立完善的档案管理制度。现阶段企业要建立完善的档案管理制度，严格管理档案管理人员的工作行为，使档案管理人员明确规范化的管理流程，細致化分类和整理档案资料，并明确档案管理的职责，全面掌握档案管理的内容，按照规范化的流程归纳档案，认真完成档案管理工作，深入落实工作责任，时刻遵守档案管理制度。同时，企业应将档案管理制度和问责机制落实到位，一旦档案出现丢失的现象，相应负责人和管理人员应担一定的责任，进而增强档案管理人员的责任感，更加注重做好档案管理工作，规范化、细致化开展档案管理工作，有效杜绝出现档案丢失的情况，进一步保护好重要的文件和档案资料，避免出现档案泄漏的现象，由此可见，制定完善的档案管理制度是非常重要的，使企业档案管理更加规范化，从而取得良好的管理效果。

（三）对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的业务能力。新时期企业要想做好档案管理规范化工作，必须要对档案管理人员进行培训，使他们全面掌握先进的信息技术，并认识到档案管理工作的重要性，进而严格自身的工作行为，规范化完成档案管理工作，并且，扎实掌握专业知识，学会运用先进的管理方式，不断增强自身的业务能力，使档案管理人员具备较强的职业素质，充分体现了加强培训是非常重要的。同时，在培训结束后对档案管理人员进行严格的考核，进而明确档案管理人员对规范化的管理流程掌握的程度，以及是否学会运用信息技术管理档案，只有通过考核才允许上岗，这样才能保证档案管理人员规范化完成本职工作，从而有效提高档案管理人员的业务能力管理水平。

（四）注重做好档案管理规范化工作。目前，企业领导人员要注重做好档案管理规范化工作，要求档案管理人员依据相关规定，规范管理档案的流程，进而掌握规范化的档案管理工作，时刻遵守企业档案管理的规章制度，深入理解档案管理的条例，认真整理各类档案。此外，领导人员要提高对档案管理的重视程度，并充分认识到档案管理规范化工作直接决定企业的发展方向，进一步严格要求档案管理工作，及时解决在管理档案过程中遇到的难题，并将档案管理工作合理分配给管理人员，做到分工明确、各司其职，使档案管理工作流程更加规范化，避免出现档案管理混乱的问题，有效管理好、整理好大量的档案资料，从而实现规范化管理档案的目标。

三、总结

综上所述，要想解决以往企业档案管理中存在的问题，应组织档案管理人员进行系统的培训，既加强档案管理能力，又使档案管理人员学会运用现代化的信息技术，高效管理和整理档案资料，使档案管理工作规范化、信息化，同时，制定完善的档案管理制度，严格规范档案管理行为，进而做到规范化管理档案，从而推动档案管理工作顺利进行。

【参考文献】

[1]李晨.关于企业档案管理工作规范化建设的几点思考[J].兰台世界，2014（S5）：107.

[2]林敏芳.做好企业档案规范化管理工作的几点思考[J].科技风，2015（20）：251-252.