浅谈新时期广电系统文书档案管理工作

陈爱珍

【摘要】文书档案管理对于每一个行业而言都属于基础性的保障工作，具备较强的机密性、专业性和政策性。在信息社会发展的环境之下，传统档案管理方式已无法满足实际工作的需求，越发突显文书档案管理工作信息化建设的重要性和必要性。本文主要分析在新时期信息社会背景下广电系统的文书档案管理工作。

【关键词】新时期；广电系统；文书档案管理

在新时期高度信息化的社会环境之下，广电系统的文书档案管理工作必然会面临信息容量、种类不断增多等等诸多挑战，从而导致传统档案管理方式越来越无法满足实际工作需求。在这样一个发展背景前提下，文书档案管理工作必然需要持续创新改革，从而进一步提升广电系统文书档案管理工作的效率与价值。

一、文书档案管理工作信息化的重要性和必要性

当前，广电系统文书档案管理工作的实效性并不十分理想，其主要原因在于信息社会所提供的各种信息化工具并未充分应用于传统的文书档案管理工作中，简而言之，就是文书档案管理工作并没有随着时代的发展而进行改革。

在实际工作中，尤其容易在思想上与时代脱节，认为文书档案管理工作经过许多年的经验积累已经形成较为成熟的体系，不需要再进行大程度的更新换代。这一思想的存在一定程度上导致了当前文书档案管理工作故步自封、停滞不前的现象。我们不难发现，时至今日，仍有部分单位在文书档案管理工作中未引进现代计算机技术和信息管理技术，文书档案管理仍然停留在手工检索阶段，导致工作量大大增加，工作效率处在低下水平，无法适应当今快节奏的社会。伴随着科技的不断发展，人类社会已经全面步入信息化时代，只有充分利用现代化科学技术，实现文书档案管理工作的信息化、技术化，才能减少资源浪费，大幅度提高工作效率。

二、新时期文书档案管理工作的改革

（一）文书档案管理方式的变革。新常态下，文书档案管理工作的方式必然需要持续革新，这也是广电系统向着信息化、规范化方向发展的必然途径。传统文书档案管理方式仅仅是对纸质文件的管理，档案信息相对零散、迟缓、更注重载体，而新时期的文书档案管理工作实行信息化、数字化管理，显得更为系统可靠，相对及时快捷、更注重信息内容。新时期的文书档案管理理念，由实体保管转向以信息组织并加以利用；信息的储存方式从过去的纸质形式转为纸质形式加电子形式。使用计算机检索利用文书档案非常快捷，仅仅输入关键词，便可搜索到相关的文书档案，大大缩短检索时间，工作效率显著提升。

（二）建立现代化的文书档案管理系统。文书档案管理工作为整个广电系统的办公室工作提供更为便捷的服务，最基本的要求便是保障广电系统的信息安全性，因此，建立现代化的文书档案管理系统尤为重要。目前本单位2001年至2016年的文书档案已全部录入“光典”档案查询系统，基本实现了文书档案数字化建设，只需输入关键词，就可以查询到相关文书档案，大大提升工作效率。同时，将经过数字化加工后的档案电子文件备份数据移交县档案馆，确保资料安全。下一步，我们还要加入县档案馆的“馆室一体化”系统，实现全县文书档案在该系统内的共享利用，打破了以往各单位文书管理部门“各自为政”的局面，实现文书资源共享，有效提升文书档案网络化的效能。

（三） 培养专业的文书档案管理人才。人员知识特别是计算机水平低下是目前文书档案管理工作得不到信息化的主要原因，只有提高管理人员在计算机方面的技能，才能有效促进文书档案管理的数字化建设。为了更好地实现信息化和数字化，首先要在管理层面引进具有相关的管理水平和计算机水平的专业人才。其次要加强对当前在职人员的岗位培训，使他们能够更好地熟悉和处理相关的管理工作。培训内容分为两个部分：一要加强其专业领域方面的培训，结合广电系统具体工作，使理论知识与实际工作更好地结合。二要加强对其工作态度的培养，将激励机制引入到档案管理工作中来，提高他们的工作积极性。

三、 结语

综上所述，在目前全球经济发展和信息化时代发展的大环境之下，新时期广电系统的文书档案管理工作必然会成为信息化的主要改革方向，同时也会逐渐渗透到社会企业当中加以应用。因此，在今后的工作中，需要根据广电系统实际情况，不断探索和改革文书档案管理工作，让其紧跟时代的潮流不断创新发展，为广电系统的建设发展提供强有力的基础和保障。

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