基于数字化的事业单位档案管理探析

张勇

【摘要】本文分析了事业单位档案的重要性；探讨了当前事业单位档案管理中存在的问题；笔者通过结合个人工作经验，就如何做好数字化的档案管理工作展開了讨论。

【关键词】事业单位；档案管理；数字化；问题；措施

档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。档案管理数字化是信息时代的必然要求。

一、基于数字化的事业单位档案管理中存在的问题

（一）对数字化档案管理工作的思想认识不充分。事业单位档案数字化建设能否顺利进行受很多因素影响，其中对它的“思想认识”就是一个极为重要的方面。但是从当下来看，很多人并没有认识到这一点，具体体现在以下两个方面：

1.单位领导对档案数字化建设的认识脱离实际。追求个人政绩以及单位外在形象而盲从社会发展潮流，为了数字化而数字化的情况存在。从而导致在后续的档案信息化管理方面存在较大问题，诸如重建设轻管理、重形式轻内容等此类现象不绝于耳。

2.单位领导、工作人员对数字化的档案管理工作认识深度不足。档案数字化建设既要求相关人员录入馆藏传统纸质档案，又要求其紧跟社会发展潮流进行最新信息与资源的收集整理。此外，数据库建设、客户端APP开发、网页建设等等都包含在内，因此它是一项极为复杂且繁琐的工作。但是一些单位工作人员却对这些问题认识不足、准备不充分，最终导致经费不足、人手不够等问题频频出现，从而又会降低档案管理工作的整体效率。

（二）数字档案管理工作所需要的配套设施不完善。档案数字化建设离不开具有较高性能的软硬件作为基础支撑。但是由于缺乏对档案管理数字化建设的深刻认识，一些单位领导认为只要借助网络技术就可以实现档案的全部开发与利用，因此不注重对档案数字化管理环境、配套设备等方面进行完善。一方面，致使其内部档案室条件极为简陋，甚至有些单位根本没有为档案管理工作留出一席之地。另一方面，使得配套设备落后陈旧，得不到及时更新。此外，软件系统的不完善与不流畅也会导致用户查阅体验较差，不利于档案整体利用效率的提升。

（三）规章制度不科学。一方面由于档案数字化建设作为一种新兴事物，我们缺乏对此工作的制度建设经验。另一方面，伴随着档案管理环境的变化，原有的一些档案管理制度都不再适用于当下。所以在实际的档案管理过程中难免会出现规章制度与实际情况相矛盾的现象。

（四）信息安全不可靠。造成事业单位档案资源不安全的因素有二：一是档案管理部门缺乏对数字化档案管理的安全意识，导致其审查与管理力度不足。二是伴随着信息技术的进步，黑客的窃密技术也得到飞速发展，严重威胁着档案信息安全。以前段时间流行的“勒索病毒”为例，正是由于一些档案管理部门平时不注重加强防范，不注重技术维护，从而导致事业单位档案信息被封锁。

二、做好数字化档案管理工作的措施分析

（一）不断提升档案数字化建设的思想认识。首先应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好事业单位档案数字化建设的重要性，最大程度争取领导对工作的支持。其次，档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的与数字化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将数字化的档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，单位应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及数字化档案管理知识，以提升社会各界对档案数字化建设的重视程度。

（二）不断完善档案数字化建设所需的基础设施。完善的软、硬件配置一方面有利于促进档案管理数字化建设进程，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为档案管理工作配备良好的计算机及系统；也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。

（三）不断更新补充档案数字化建设的规章制度。首先，应当要求档案管理工作人员严格依照《档案法》的各项规定进行材料收集、归档、调阅等。其次，要求单位要在《档案法》的基础上，依据单位实际发展水平对各项规则进行细化。最后，为了确保数字化档案管理制度的有效推行，单位应当制定责任追究制度，对于一些档案泄密行为、违反规则的行为进行追责与制裁。

（四）不断加强档案信息的安全性建设。首先事业单位档案部门应当通过宣传讲座等形式提升部门工作人员的安全意识。其次，单位要采取有效措施、运用先进技术加强网络信息的保护。最后，相关部门要加强内部管理，不仅要提升工作人员思想素质准入门槛，也要对现有工作人员进行定期思想素质考核。

（五）不断加强对工作人员的培训，以提高其综合素质。首先应当加强对事业单位档案管理工作人员的专业知识培训，单位应当积极邀请业界专家进行知识讲座，以扩充档案管理工作人员视野，提升其档案管理工作水平。其次，单位应当加大对档案管理工作人员的计算机技术培训，以使工作人员能够方便快捷地运用信息系统。最后，为了提升档案管理工作人员的道德素质，单位应当在人员招聘时加大对工作人员的思想道德素质考察。

四、小结

综上所述，档案管理的数字化能够帮助事业单位提升整体工作水平。但是从当下来看，我们在档案数字化建设管理过程中仍然存在一些问题。为此，我们必须要通过提升思想认识、完善基础设施、更新补充规章制度、加强档案安全建设四个方面来提升档案管理工作的整体水平。

【参考文献】

[1]施文静.浅谈如何做好新时期档案利用与服务工作[J].才智，2014（04）：316.

[2]窦林莉.新时期档案管理工作若干问题的思考[J].兰台世界，2009（S2）：120.