浅谈信息时代医院文书档案的信息化管理与应用

毛婧婧

【摘要】科学技术飞速发展，信息化社会建设是不可逆的大趋势。医院文书档案管理是开展医院文化建设、提升医院综合管理能力的重要基石。因此其信息化进程的推动，也是新时代发展的必然要求。

【关键词】医院；文书档案；信息化

当今社会，随着互联网技术的飞速发展，信息传播速度不同往日，社会信息量也在成倍增加。直接导致的后果就是在单位时间内人们可获取的信息量以几何增长的方式在攀升。这种现象被尼拉·尼葛洛庞帝等学者形象地称为“信息爆炸”。而在这样的大环境、大背景下，不论是在工作还是在日常的生活中，对知识、信息产品的熟练掌握、合理利用决定了最终的效率。

医院的发展是民生建设中不可或缺甚至可以说是极为重要的一部分，医院工作效率的提升所带来的利益是惠及千家万户的。本文仅以医院文书档案管理工作中信息化管理方式的普及和广泛应用作为切入点，试分析医院如何在网络社会全面来临的大环境下，稳步变革，大幅度提升办公效率。

一、医院文书档案概述及当前工作现状

（一）医院文书档案概述。广义上的文书档案是指行政档案，即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类，其实质是突出强调档案的行政性或政治性。衍伸来看，医院的文书档案主要是指医院在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案。主要包括与其他机构（上下级或平级）之间的来文往复；院内发文、简报；会议记录以及工作总结、计划等材料。

（二）医院文书档案工作现状。虽然信息新技术在不断为我们的工作提高效率，提供便利，但这一走向的前提还是建立在对新时代新技术的充分利用上。就现在的传统医院文书档案管理情况来看，大部分还是沿袭了以往的手工管理模式。这样的工作方式难免会对人力物力造成一定程度上的浪费，效率为先的时代，在工作效率上一旦落了后，就务必要将变革提上日程。其次，在新时期医改政策变化、医疗任务加重、医患矛盾紧张等各种复杂因素交织的大环境下，各种文件的传递和交流量也只增不减，文书档案工作者时刻需要面对“信息爆炸”的状态，落后的传统管理模式不仅降低了工作的效率，更严重的会影响工作质量。档案材料归档不及时、有缺失或错漏、系統建立不全面都是在传统管理手段不能及时适应新时代“信息爆炸”大环境下工作情况变化而时有发生的情况。工作质量和工作效率的双重影响使得我们应意识到文书档案工作信息化全面开展乃是“大势所趋”。

二、文书档案加强信息化管理的重要性和可行性分析

文书档案的信息化管理，首先对档案材料本身就是一种保护。日常工作中，我们在处理文件的过程中对文件材料的不断接触，自然会造成一定程度上的磨损和消耗。而很多档案材料内容是非常重要的，记载了医院发展过程中所经历、所发生的重大时刻，对医院历史的记录、医院文化的记忆及医院形象的宣传工作都会起很大作用，并且延时很久。加强信息化管理，可以在现有工作架构基础上最大程度地保护档案材料的系统性和完整性。

档案信息建设这个概念其实很早就被提出。2002年，国家档案局、中央档案馆发布的《全国档案信息化建设实施纲要》，规定了“十五”期间档案信息化建设的主要内容和任务，即：基础设施建设、标准规范建设、档案信息资源建设、应用系统建设和人才队伍建设5个方面。而随着信息技术的飞速发展，这一制度在各个领域档案工作中的具体实施又有了一定的软、硬件依托。文书档案信息化管理，不仅能在日常的工作中减少人力物力的无谓消耗，更能提高工作效率，保障工作质量，最大程度地发挥其价值。

三、文书档案管理信息化建设探讨

（一）争取领导重视，革新管理模式。领导的重视以及顶层设计的合理性，对一项工作能否顺利开展、不断优化是具有决定性作用的。文书档案工作不能直接创造经济效益，带来切实客观的利润，因此实际工作中从领导到从业人员都会或多或少出现对此项工作价值意义认识不清，不够重视的情况。因此，大家思想意识上的转变是所有工作开展的前提。就院内工作的开展来看，办公室文书档案管理人员要时刻以此为己任。日常工作中，不断关注当前最新的行业发展趋势，及时向领导汇报情况，通过各类信息的传递让院领导逐步关注、了解到档案管理工作这一颗小小“螺丝钉”在整个医院管理机制中不可或缺的作用。同时，还要注意积极传达档案管理部门相关文件和精神，加大宣传，让各职能科室工作人员乃至全院职工都能意识到档案工作的重要性。有了意识才会有配合，有了配合才会有效率，有了效率才会出成果。院领导重视、管理层支持，文书档案管理工作的信息化之路才能真正迈开步子。积极探索适合本院情况的文书档案信息化管理模式，逐步改善陈旧工作方法，充分利用已掌握的信息化管理技术，是稳步提升文书档案管理工作质量的必经之路。

（二）加大资金投入，完善基础设施。工欲善其事，必先利其器。信息化的技术和设备是此项工作模式转变的基础，也是整个工作能有序开展下去的必要条件之一。而资金的投入则是能拥有基础设施的前提。首先，一直以来，我们所沿用的手工文书档案管理模式是肯定要慢慢走向被淘汰的结局的。按当前信息化社会的发展趋势来看，以计算机为中心，软盘、光盘、U盘、移动硬盘等各种缩微介质层出不穷，更新换代令人眼花缭乱。能实现档案录入、扫描、检索等功能为一体的办公软件也有越来越多的可选择空间。只要加大资金投入，合理选择优秀的基础设施，人力、财力、物力上的节约以及高效、高质量的服务就触手可及。值得注意的一点是，电子档案管理不仅仅是其基础设施需要资金投入。若想真正建立一个完备的、完美的档案实体管理系统，防盗、防控等监控系统的配套设置，防尘、防湿、防火、防磁等设施都要一应俱全。档案管理软件运行过程中的防毒、防网络盗窃措施的也要给予加强。以资金投入为依托，加强档案管理软件、硬件投入两手抓、两手硬，是推动医院文书档案信息化管理与应用的基础保障。

（三）重视人才培养，加强队伍建设。任何工作的开展都离不开人才，人才的培养和队伍的建设应不间断地贯穿整个文书档案管理工作信息化建设工作中。档案工作本身就具有一定的专业性，对从业人员的理论基础和实际操作能力都有一定的要求。但由于种种原因的限制，实际上在大部分医院，从事档案管理工作的大多不是专业的档案技术人员，甚至是普通科员兼做这项工作。从业人员在技术上的不专业，对整个工作的进展和进步都有很大的阻碍。因此人才的培养和引进就极为重要。其次，当前社会的高速发展，对任何领域任何岗位的从业者来说都是机遇和挑战并存。构建了能与信息社会相接轨的档案管理系统，就必然需要能不断适应新科技的发展与变化，不断学习新技术、汲取新知识的学习型高端人才。始终重视人才的引进与培养，不断为档案管理人员提供学习新技术、新科技的机会，构建具有学习型和管理型综合能力的复合人才队伍，是始终坚持并推进文书档案信息化工作的关键。

四、结语

信息化发展是趋势，信息爆炸是各行各业都必须面对的大环境，我们要做的，就是积极去适应环境的变化，改变陈旧的工作模式，“质量优先，效率紧跟其后”的工作宗旨要牢牢抓紧。医院文书档案是医院文化建设的基础，是医院有序开展医疗护理管理、行政管理工作的重要凭证。规划先行，着眼需求，重点突破，做好医院文书档案信息化管理工作，是提升医院综合管理水平道路上必须坚定、踏实迈好的第一步。

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