新时期档案管理信息化建设研究

高波

【摘要】随着网络技术的快速发展，信息技术应运而生，逐渐被广泛应用于档案管理中，进而推动档案管理信息化建设，便于档案管理人员快速区分档案类别，高效整理档案，改变了传统的管理方式，运用信息化平台，可以实现动态管理档案的目标，使档案管理工作更快速、更便捷、更规范，从而有效提高档案管理水平。

【关键词】档案管理；信息化；建设

新时期，要加强对档案管理人员进行培训，使案管理人员灵活运用先进的信息技术，学会借助网络平台，快速分类档案，将档案妥善保管在相应的文档中，并学会加密重要的档案，进而高效完成档案管理工作，不仅提高档案的管理效率，还提高案管理人员的综合素质，充分体现出档案管理信息化建设的重要性。

一、新时期档案管理存在的问题

在以往档案管理过程中所运用的管理方式比较陈旧落后，需要耗费大量的时间，才能整理好档案，在短时间内难以高效完成档案管理工作，致使档案管理效率低下，不能快速分类档案，无法推动档案管理工作顺利进行，进而增加了档案管理人员的工作负担，主要原因在于没有投入大量的资金引进先进的信息技术，所运用的硬件设备不齐全，无法实现信息化管理档案的目标。同时，受传统理念的影响，档案管理人员没有与时俱进的意识，不注重学习先进的管理方式，无法快速归类和整理档案，对于一些有价值的档案资源没有进行严密的保管，很容易出现档案丢失的现象，进而造成难以挽回的损失，降低了档案管理的严密性和安全性。与此同时，没有对档案管理人员进行培训，致使档案管理人员不了解先进的信息技术，无法提升档案管理效率和水平，进而限制了档案管理信息化建设，致使管理观念落后难有最佳的管理效果，对于档案管理现状，本文提出了相应的解决策略。

二、新时期档案信息化建设策略

（一）运用信息化平台，实现动态化管理档案的目标。新形势下，档案管理应注重信息化建设，档案管理人员运用信息化平台，随时掌握各类档案存在的位置，改变了传统的管理模式，实现动态管理档案的目标，利用网络平台可以全面了解档案的存放的时间，充分了解档案的动态变化，借助信息技术，构建动态化的管理制度，便于档案管理人员快速更新人事资料和档案信息，使档案管理更快捷，并且，具有信息化、动态化的特点，使档案管理更全面更先进，进而高效率地整理和分类档案，便于档案管理人员轻松完成整理档案的工作，并且，有效提高档案管理的信息化建设速度。

（二）引进先进信息技术，提高档案管理的安全性。新时期引进先进的信息技术，推动了档案管理信息化建设，进而创新了档案管理方法，改变了传统的管理观念，档案管理人员运用先进的信息技术，对重要档案进行加密管理，需要指定的密码才可以使用，有效避免出现档案丢失的现象，使档案管理具有安全性。将纸质的档案统一录入到相应的信息数据库中，对档案管理进行信息化处理，不仅节省了存放空间，还增强了档案管理的严密性，需要特定的密码才能存取档案，进而保护好重要的档案和文件，充分发挥出档案管理的优势和特点，由此体现出档案管理信息化建设的重要性，不仅改变了传统的管理方式，还提高了档案管理的安全性。

（三）加强对档案管理人員进行培训，提高档案管理人员的综合素质。新时期应与时俱进，积极引进先进的信息技术，注重档案管理的信息化建设，深入落实信息化管理技术。同时，加强对档案管理人员进行培训，重点培训档案管理人员的综合素质、职业素养、责任意识以及信息技术，使档案管理人员学会灵活运用网络管理档案，扎实掌握信息技术的理论知识，灵活运用信息技术管理档案，并学会加密重要的档案和文件，通过系统的培训明确档案管理的重要性，清楚本职工作职责和义务，并结合相应的法律法规制定完善的管理制度，并将信息化的管理技术应用到实处，进而创新了传统的管理方式，借助信息技术，可以快速整理档案，高效率分类各种档案，利用网络平台便可清楚档案存放的位置并方便存取，逐渐掌握信息化、网络化的管理知识，由此可见，对档案管理进行培训是非常重要的，从而有效提高档案管理人员的综合素质。

（四）创新和改变了传统的档案管理方式。在新时期背景下，运用信息技术管理档案，创新和改变了传统的管理方式，借助信息技术的处理功能，将纸质的档案资料转为电子的形式，存放在相应的文档中，通过搜索便可快速找到所需的档案，明确档案存在的具体位置，并且，便于档案管理人员整理诸多的档案资料，弥补传统管理的不足之处，使档案管理规范化、信息化。与此同时，各个企业档案管理人员运用网络化平台，可以相互交流管理经验，进而共同进步，实现远程交流和传递的目标，推动了档案管理信息化建设，解决了以往档案管理中存在的问题，便于档案管理人员高效率完成本职工作，从而提高档案管理水平。

三、总结

综上所述，新时期档案管理信息化建设，取代了传统的管理方式，档案管理人员运用信息化平台，快速整理好档案，并将档案进行加密处理，避免出现档案丢失的现象，逐步提高档案管理的安全性和严密性，同时，创新了传统的档案管理方式，进而高效开展档案管理工作，取得最佳的管理效果，从而提高档案管理的效率，有助于实现企业档案管理的高效率进行，实现企业更为长远的发展。

【参考文献】

[1]陶梅.新时期档案管理信息化建设的方法分析[J].黑龙江科技信息，2017（17）：280.

[2]马菲.新时期档案管理信息化建设研究[J].科技展望，2015，25（19）：219.