新建本科院校科研档案规范化管理的思考

【摘 要】本文针对新建本科院校科研档案管理中制度不健全、管理力量薄弱、归档方式单一、归档难度大等问题，提出新建本科院校应结合自身实际，通过健全档案管理制度、强化档案管理意识、提升业务水平、采用信息化技术、提高档案利用率等措施规范科研档案管理。

【关键词】新建本科院校 科研档案 规范化管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2018）01C-0097-03

新建本科院校是我国高等教育大众化的重要承载主体，正处于规模扩张和内涵提升的转型期，要顺利实现转型，就必须充分发挥科研促进教学与服务社会的纽带作用，提升科研水平，提高科研成果转化率。在此背景下，新建本科院校科研工作日益繁重，科研档案与日俱增，对科研档案的管理提出了更严格的要求。科研档案是单位、研究团队或个人在科研活动中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，贯穿于科研项目的申请、获批立项、中期检查、验收、成果登记及推广应用的各个环节。在高校科研管理工作中，如何对科研档案进行规范管理，提高科研档案有效开发与利用率，实现学校内部科研先进经验和研究方法的资源共享，成为新建本科院校科研工作迫切需要解决的问题。

一、规范的科研档案管理在高校科研管理中的重要性

（一）有助于推动高校学科建设。学科建设是从专科教育到本科教育的重要标志。学科建设过程中将产生大量科学研究和服务社会的档案材料。充分开发和利用科研档案，将科研档案转化为生产力，既可以丰富教师的教学内容，也可以提升新建本科院校服务经济社会发展的能力，在学科建设中，教师科研能力的提升、科研成果水平的提高和高校服务社会能力的增强是反映学科建设成效的重要评价指标之一。因此，系统、规范的科研档案管理是新建本科院校学科建设的助推器。

（二）能保證高校科研工作的持续开展。科研材料归档完整、系统、规范是做好科研工作的基础，对科研成果的推广应用，发挥科研成果在社会服务中的作用具有十分重要的意义。科研工作是一个长期且连续的过程。在科研平台、科研项目和课题研究中，人们需要查阅相关的研究资料，借鉴前人的研究经验和已有的科研成果，为了保证科学研究的连续性，科研材料的归档十分重要。

（三）有利于提高科研管理部门的工作效率。档案管理工作是科研工作的重要组成部分，科研档案管理的质量直接反映科研管理部门的管理水平，影响着整个部门的工作效率和质量，也是保证科研管理部门持续发展的一项关键性工作。科学技术手段的运用于档案数据库，形成了强大的信息检索能力，如英国国家档案馆建设了国家档案目录信息网，全球用户可以随时在网上检索档案信息。为了能够在需要的时候迅速准确地调取资料，我们就必须运用现代信息技术，规范科研档案管理。

（四）有效服务高校各项工作的开展。新建本科院校在办学过程中面临着本科教学评估的压力，同时也要接受国家、省、市等各级业务部门指导和检查，包括学校办学定位、教学水平、师资力量和管理能力等各方面的检查。检查中学校须提供大量的材料，科研平台建设、科研项目开展、教师科研成果等科研档案是各类评估和检查的支撑材料之一，规范的科研档案管理能够保证各项评估检查工作的顺利开展。

二、新建本科院校科研档案管理现状及存在的问题

（一）现状。本文以桂林旅游学院为例，探讨新建本科院校科研档案管理现状及存在的主要问题。2015年，桂林旅游学院从专科院校升格为本科院校，升本后的科研管理工作主要包括学校科研发展规划、制度建设、纵横向科研项目管理、科研平台管理和科研成果管理等，与专科阶段相比较，升本后增加的工作内容为科研平台管理。学校的科研档案管理于2016年初正式启动，目前由科技处负责归档，归档的材料主要包括：

1.科研发展规划资料。包括学校“十一五”、“十二五”、“十三五”科研发展规划，以及2006年至今的工作总结。

2.科研制度档案。包括“十一五”以来学校科研管理工作涉及的各类科研制度。

3.科研文书档案。包括上级管理部门下发的与科研工作相关的文件和批示文件等；学校科研管理部门下发给二级学院的通知、文件、反馈材料等；学校学术委员会、社科联等工作的相关文件，通知和会议材料等。

4.科研项目档案。主要包括纵向项目、横向项目和校级科研项目的管理。纵向项目和校级科研项目的材料为申报书、立项通知、立项文件、合同、经费预算表、中期检查报告、结题报告、结题证书、经费决算表等全套材料。目前纵向项目是根据项目立项年份和项目级别进行编码，如“01代表国家级科研项目、02代表省部级科研项目等”，并贴上标有“项目负责人、项目名称、项目来源等”信息的标签，方便查找。横向项目因数量少，则根据项目签订合同年份进行归档，归档材料包括合同审批单、合同原件、经费预算表、结题报告等为一整套材料。

5.科研成果档案。包括各类专利、软件著作权、地方标准、专著和科研成果获奖等材料。科研成果档案一般在每年科研绩效和成果奖励统计时进行材料收集，其中由于科研论文和科研成果获奖因是教师评定职称的主要材料，且均为孤本，因此，科研论文和获奖文件由教师自行管理，科研管理部门仅保留复印件，其他成果则须提交原件提交科技处归档。

6.科研平台管理档案。包括科研平台的申报书、成立文件、建设任务书、年度检查报告、中期检查材料、结题报告、结题文件等一系列材料。因目前学校的科研平台创建时间较短，材料较少，主要以平台来源进行归档。

（二）存在的主要问题。具体表现在以下方面：

1.档案管理制度不健全。新建本科院校科研起步较晚，基础薄弱，高职高专时期，由于科研项目数量少，科研平台缺乏，科研档案的收集工作大多在年底的成果统计时进行，一般以年为单位进行归档。科研管理部门成立时间短，有部分高校未设置独立的科研管理部门，仅在教务处下设科研科，规章制度不健全是新建本科院校普遍存在的问题，科研档案的管理制度更是未列入议事日程，科研档案管理工作处于讲起来重要，做起来次要，忙起来不要的尴尬地位。多数高校连全校的档案管理制度都未制定，更不用谈健全党政部门和二级学院的档案管理制度。

2.科研工作剧增，档案管理工作面临严峻挑战。从专科教育进入本科教育后，科研工作的量明显增加。本科教育更注重学科建设，重点学科、重点实验室、人文社科重点研究基地等各级各类科研平台数量上升。本科教育对科研要求更高，因晋升职称、评定荣誉称号和绩效考评的需要，科研项目申报和立项数量增加，科研成果数量也大幅度提升。新建本科院校是应用型高校的主体，注重服务地方经济，横向项目增多。与之相伴产生的申报书、立项文件、合同等档案材料也呈几何级数增加，且目前多数新建本科院校科研和档案均未实现信息化管理，科研档案管理工作面临严峻挑战。

3.管理力量薄弱，科研人员档案意识不强。随着学校发展的需要，新建本科院校已经意识到科研的重要性，但不重视科研档案管理工作。一些高校认为科研档案仅仅只是用于供教职工提取证明材料或应付各类评估和检查，导致管理人员归档积极性不高。新建本科院校科研管理部门工作人员少，科研项目申报、过程管理、结项，以及档案管理工作均由科研管理部门承担，人少任务重。多数二级学院未设置专职科研秘书，一些二级学院领导不注重兼职科研秘书的选择，随意安排没有科研经验和管理能力的人员负责科研管理和归档工作，有的学院甚至每个学期更换一次科研秘书。档案交接不完整，材料缺失，也是导致归档质量不高的原因之一。科研管理人员和二级学院工作人员均未接受过系统的档案知识培训，管理人员忙于眼前的工作，而忽视了建档工作，科研材料的归档存在滞后性。此外，多数科研人员重视科学研究实践和成果报奖，忽略了科研档案的整理和归档，认为科研档案管理工作是科研管理部门的事，平时不注意保存科研文件，从而使得归档文件不齐全。

4.科研材料归档方式单一，未实现信息化管理。目前的科研材料仍以纸质存档方式为主。以桂林旅游学院为例，科研管理部门当初建立档案，主要是为了在迎接评估和各类检查时，利用档案准备材料。教师晋升职称、评定荣誉称号等也可从纸质存档中调取。而纸质存档方式存在很多弊端：重复劳动多，劳动强度大；调取资料时间长，工作效率低；档案的利用率不高，尚未发挥其生产价值；纸质档案占据大量的室内空间；由于受潮、虫蛀和火灾等原因，纸质档案易受损或遗失。随着信息化进程的加快，现代人工作和生活已离不开高科技产品。因此，实现高校科研档案的信息化管理非常必要。目前，多数新建本科院校的科研管理系统仍旧在开发阶段，在一定程度上阻碍了档案信息化管理的发展进程。

5.研究时间不确定，归档难度大。科研项目从申报到项目结项短则几个月，长则十余年，而科研平台的建设更是一个长期的过程，由于科研时间的不确定性，也使得科研材料的收集不能与研究进度同步。科研人员在研究过程中丢失立项文件、申报书等时有发生，从而影响了科研材料的归档，导致科研档案不完整。

三、新建本科院校科研档案管理规范化的有效措施

（一）建立健全科研档案管理制度。档案管理制度化是规范科研档案管理的有效途径，通过完善规章制度，理顺档案管理部门、科研管理部门和二级学院之间的管理关系，使科研档案管理有据可依。新建本科院校应根据《高等学校档案管理办法》和《科学技术研究档案管理暂行规定》等文件的有关规定，经科研管理部门和档案部门充分沟通后，结合学校的实际情况，制定可操作性强的科研档案管理办法，分别明确管理人员和科研人员的责任和义务，明确归档范围、归档要求、归档单位和保管期限等。管理人员和科研人员应把学校科研档案管理办法作为日常档案管理的工作指南，对科研档案进行分类、整理和归档，将科研档案的相关表格、重点内容和程序等固定下来，以保证科研档案工作标准化、规范化。

（二）强化科研档案管理意识。新建本科院校各级领导应重视科研档案管理工作，科研档案是各个科研平台、项目的智慧结晶，记载着丰富的信息。学校应在人力和财力上给予支持，各二级学院也应根据自身的科研业务量配置专职或兼职的工作人员，且不能随意调整科研秘书。其次，要求全校科研人员和科研管理人员学习《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规，并在全校范围内开展科研档案重要性的宣传教育活动，提高对科研档案管理的认识，使其充分认识到做好科研归档是自己应尽的责任和义务，增强自觉性，主动提交科研档案，进一步提高科研档案收集的工作效率。高校可以采取一些制约措施，将个人科研归档列入绩效考评的范围，或成立档案管理领导小组，对档案材料进行定期检查和考核，不断提高科研档案的管理水平。同时，也可以制定档案管理的激励制度，提高科研相关人员的归档主动性、积极性和创造性。科研档案管理工作较为繁杂，管理人员只有不断提升自身的综合素质，以细心的工作态度、高度的责任感和乐于奉献的精神对待工作，才能做好科研档案的管理工作。

（三）提升科研管理人员业务水平。科研档案的管理质量与档案管理人员的业务水平密切相关。由于新建本科院校科研档案的种类增多，载体形式多样化，科研管理人员应主动学习档案管理相关的法律法规和标准，加强继续教育，掌握档案管理的新技术，在日常工作工作注重与上级科研主管部门、兄弟院校之间的沟通，学习先进的档案管理经验，不断提升自身业务知识、管理水平和操作能力，使科研档案管理工作做到“四同步”：下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成累积情况同步；验收科研成果与验收档案材料同步；上报登记、申报科技成果评奖以及科研人员职称考核与档案部门出具的归档情况证明材料同步，为学校科研工作的发展规划奠定基础。

（四）实现科研档案的信息化管理。当今社会已进入信息化管理时代，传统的科研档案管理方式已不能满足研究人员和管理人员的需求，科研档案数字化、信息化是未来发展的必然趋势。信息化管理能将传统方式记录的文字、声响等科研档案信息进行编码处理，形成电子文件，拥有强大的信息处理能力，易于传递，资料储存时间长，不易受外部环境的干扰，既方便科研人员查询，又能提升档案管理人员的工作效率，也能实现档案长期保存的要求。在安全性能方面，科研档案管理软件可应用安全认证等技术手段，保障文件的安全性。科研档案的信息化管理，将不断提升科研档案的科技含量，实现科研档案的规范化、系统化、标准化管理。

（五）提高科研档案的利用率。提高科研档案的利用率，必须对科研档案信息进行概况和总结，编写档案参考资料，如编制科研年鉴、科研大事记和汇编科研成果等。档案参考资料不同于科研档案的原件，参考资料具有问题集中、文字精练、概况性强、内容准确的特点。科研人员不必翻阅大量的档案，便可快速获得所需的材料。还可利用信息技术，将档案参考资料上传至网络，方便科研人员查阅和使用。同时，加大科研档案的宣传力度。重点宣传科研人员的工作情况、重大科研成果等，扩大科研的影响力，营造浓厚的科研氛围。

综上所述，科研档案管理是高校，尤其是新建本科院校的档案管理的重要组成部分。要实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化，使其发挥更大价值，不仅需要学校领导的重视、科研人员和管理人员的积极参与，还需要管理人员不断学习档案管理的新技术，不断总结和创新工作方法，推动科研档案管理的信息化管理，以更好地为新建本科院校的科研发展服务。

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【作者简介】杨慧敏（1986— ），女，硕士，桂林旅游学院科技处讲师，研究方向：科研管理、旅游管理。

（责编 苏 洋）