浅谈企业法务文件管理体系的建设

2018-03-26晏艺文

成功 2018年2期

晏艺文

云南电网公司丽江供电局云南丽江 674100

同时近年来，企业的运行维护单位在日常工作过程中，有大量的办公、日常巡检、监测等过程的文件需要管理，文件包括：文档、表格、图片、视频、监测数据等，这些文件随日常工作的开展文件不断增多和扩大。而日常基层工作人员对这些重要文件管理，仅仅是保存在独立的存储中给工作带来极大的不便，管理员在维护过程中也需要到具体的用户现场进行操作同时文件文档无法归档管理，使得工作效率降低。因此本文阐述了一套适合企业内部法务文件管理的信息化系统建设，该系统是一套独立的、安全的文件管理系统。

一、业务分析

企业中文件管理业务，主要包括工作过程中文件收集、集中管理，为各应用系统提供日常工作过程持续增加的文件支撑。其具体内容如下：

（一）实现日常工作过程持续增加的文件集中存储与管理

将分散在个人PC、手机、NVR、NAS、文件存储设备、视频录像机等终端中的文档、视频、图片、音频、文本文件、监测文件等日常工作过程持续增加的文件集中存放到该平台，实现日常工作过程持续增加的文件的集中存储。

（二）衍生工作过程文件归档网盘应用

基于该平台衍生出工作过程文件归档网盘应用，能为每个终端用户通过该网盘应用存放某个项目的资料或个人工作过程的文档，实现个人工作过程文件的备份，以及跨设备访问。同时基于网盘平台的权限管控机制，实现部门内部、部门之间文件共享协作。

（三）规范供电企业内部日常工作过程持续增加的文件统一存储与管理规范

技术服务于业务，而业务系统能够得到正确运行的前提是有完整规范的规章制度用于执行。我局将按照安风体系的要求结合当前我局内部日常工作过程持续增加的文件管理的现况，系统性的梳理供电企业内部日常工作过程持续增加的文件的存储、管理、以及应用。

二、标准化文档管理

（一）设计范围

文件管理为日常工作过程持续增加的文件，包括企业管理过程中所有大量的日常巡检、监测、办公等动态实时文件，涉及业务文件有：日常巡检文件、巡检照片和视频、物理终端内的监测文件、视频监测文件。

（二）业务流程梳理

1、文件类别模型建立

管理员用户首先登录系统，打开“文件类别”管理功能；管理员可以查看所有文件类别，可以输入关键字进行筛选；管理员选择某项类别后，查看文件类别的详细信息，并可以进行添加、修改和删除操作。

2、文件管理功能

管理员用户首先登录系统，打开“文件管理”管理功能；管理员可以查看所有文件列表，并可以输入关键字进行筛选；管理员选择某项类别后，查看文件的详细信息，并可以进行添加、修改和删除操作。

3、文件搜索功能

用户（管理员、文件归口人、文件使用者）首先登录系统，打开“文件搜索”功能；用户可以查看所有文件信息列表，并可以输入关键字进行搜索；搜索后可以选择自己相关文件，并导出清单；用户选择某项后，可以查看其详细信息。

4、文件查看功能

基本流程：在显示文件列表的情况下，用户都可以某项文件，系统将显示文件的详细信息。

三、体系建设

企业的法务文件管理系统应用是针对企业法务建设的特点而专门设计的，主要是从两个方面构建系统体系：

（一）法务文件管理平台

法务文件管理平台的主要作用：一是建立内部网络，并实现企业内网与外网的连接；二是建设独立的文件服务器，保存文件；三是对文件进行定期自动保存，备份；四是使用同一的邮件系统，统一分配邮件地址，有效地管理企业人员与外部的邮件往来；同时还需建立一个云端存储设备供大容量的文件传输。

（二）法务文件数据库管理系统

在法务文件管理平台的基础上，再进行深度软件开发，建立数据库的管理系统，在建立管理系统之前，按照文件之间联系的紧密程度，对法务文件可人为的先进行分类，简化管理模式。为了有效地管理法务文件，需要从文件中分别出关键信息加以保存，方便以后的文件检索和处理。同时还需要记录文件的固定信息和随着企业及国家政策的变化，记录法务文件的变化信息。

四、其他应注意的问题

企业法务文件中各种图片、图纸、合同等文档都是一种宝贵的资产，高校的进行文档管理是利用这些累积资源的必要手段，大多数企业已经意识到这一管理的重要性，但没有找到最优的解决方案。增加文档管理人员，对文档的管理起不到根本性的改革作用，并且人工管理的方式也面临诸多弊端，随着互联网，大数据对企业的冲击，文档管理的方式和安全性也必将面临更大挑战。

法务文档信息量的剧增和电子文件等新载体的大量出现，使文档信息存储方式发生了深刻变革，现代化的文件管理，对文件管理人员提出了新的更高的要求。文件管理如果未能利用好文件信息资源服务于企业管理，则是对企业信息资料的隐性浪费。传统的文件管理系统主要是针对文件本身，没有从整企业的全周期进行管理，出现文件管理孤岛现象，制约了企业的快速发展，降低整个企业的管理水平。