浅析水利工程档案管理

2018-03-25

水利建设与管理 2018年3期

(山东黄河河务局，山东济南　250011)

水利工程档案是水利工程建设管理的重要组成部分，水利工程档案可反映水利工程建设的详细情况，也是工程建设审计、工程验收、质量评定的重要依据。本文就工程档案工作中存在的问题进行分析总结，在规范收集、整理、保管利用好工程档案等方面提出见解。

1　存在的问题

近年来，由于水利工程建设投资的加大，工程建设项目档案逐年增多，业务部门间的分工越来越细。工程建设文件包括参建相关单位在建设管理过程中形成的原始文件、质量评价评定文件、技术文件、行政文书、音像资料等，是文字、表格、图纸、音像、电子等各种载体文件的总和。水利工程尤其是大中型水利工程一般都形成了种类繁多、数量庞大的工程文件。因此，整理好工程文件对工程项目是否能顺利验收具有非常重要的意义。但现阶段的工程建设项目档案管理工作仍然存在不少问题，必须加强归档文件质量管理。

1.1　工程量大，管理环节多

a.随着工程建设项目管理水平的提高，建设工期越来越短，项目过程管理要求越来越高，项目负责人及监理人员对工程建设质量比较重视，而对项目档案的归档意识较为薄弱，造成工程建设过程中大量资料未能得到很好的保管。

b.施工工艺和技术标准更新较快，档案管理步伐难以跟上项目管理步伐。

c.大量新技术、新产品、新工艺的运用，使归档范围不断扩大，档案管理工作缺乏可参照的依据。

1.2　管理不规范

部分参建单位存在管理不规范现象，直接导致工程文件资料不规范。例如：应进行干密度和压实度双控制的土方填筑工程仅进行了干密度单项指标控制实验、见证取样制度落实不到位、部分原材料进场未报验、分部工程未履行开工审批手续、个别监理单位审批的施工进度计划由副总监或监理工程师代签字、土工布铺设没有按技术规范要求施工、未经批准进行变更等，这些建设管理不规范的问题直接导致了相应工程文件形成不规范。

1.3　全面性和真实性差

个别工程文件不能全面如实反映建设管理实际情况，有造假现象。例如：施工、监理日志不是现场记，而是在办公室补，并且内容简单、粗糙，不能反映工作实际；施工文件中的单元工程质量评定表中填写的部分内容与现场不符；个别监理单日抽检批量大，部分工程标段文件整理人员为完成任务，集中把工程各类检测、评定文件做好，捏造虚假工程文件。

1.4　管理人员队伍不稳定

参建各方档案人员变动频繁且技能欠缺，呈现“三多三少”特点，即：兼职的多、专职的少；新手多、有经验的少，尤其是有大型水利工程档案管理经验的人更少；等待观望的多、主动学习、主动开展工作的少。特别是工程进入尾声时，大量技术人员被抽走，留下整理档案的人，往往不熟悉工程建设情况，具体整编操作也颇为生疏，严重影响了档案工作的有序正常开展。

1.5　管理模式落后

传统的档案管理模式难以满足水利工程建设项目快速发展的需要，主要表现在：ⓐ档案管理规章制度建设滞后于工程建设项目建设，部分制度与业务制度有冲突，对档案管理要求不统一；ⓑ档案管理没有得到足够重视，管理职责不够清晰，监督考核不够严格；ⓒ部分职工存在思维定势，“被动接收”档案的情况普遍存在，工程建设人员和档案管理人员未能建立良好的沟通机制，对彼此的专业不够了解，造成归档脱节。

由此，以工程建设管理流程为基础，建立与之相适应的工程建设项目档案管理体系，充分发挥工程档案的作用，成为水利工程建设项目档案工作发展的迫切需要。

2　档案质量管理措施

2.1　有效利用合同约束

建设单位在招投标和与各单位签订合同时，增加比较明确的档案归档要求条款，并与工程进度款支付、监理费支付相挂钩来约束相关参建单位。监理单位起着承上启下的作用，必须要求监理单位配备专职档案管理人员，加强档案的日常督促管理和指导工作，有效发挥监理单位在管理、审核把关和移交档案工作中的职能作用。监理单位在做好自身档案管理工作的同时，必须加强对施工单位及设备厂家文件资料的督促指导，不仅体现在过程中对文件资料数据的质量控制，还体现在施工单位移交档案时对档案进行审核把关。通过合同约束，有效促进档案管理跟上施工步伐。

2.2　档案管理严格纳入工程建设全过程

工程建设项目文件材料产生于工程建设的全过程，其形成、积累和管理都应纳入工程项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施，在工程档案专项验收中要严格考核这些指标体系。从工程建设项立项时，就同时进行文件材料的收集和整理工作，签订勘测、设计、施工、监理等合同时，要对工程项目文件材料(包括竣工图)的归档范围、份数、整理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程项目形成的文件材料的原始性和技术质量，注意纸张、书写笔等应符合档案规定和要求。在进行项目成果评审、鉴定和重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

2.3　明确参建各方收集重点及要求

对于工程建设项目，参建单位有项目法人、勘测设计、招投标、施工、监理等多家单位，对于档案的整理和重点有所不同。项目法人的重点在工程项目前期运作立项、报批、设计审查合同签订、竣工验收组织等。勘察设计单位重点是项目建议书、初步设计、施工设计、设计报告、施工详图、竣工验收鉴定书及相关文件等。招投标单位重点是招标过程中形成的文件。施工和监理单位是工程项目产生档案数量最多，也是工程建设项目档案中最为重要的部分。整理档案之前就要搞清楚工程项目划分有多少个单位、分部、单元工程。档案员在收集整理时才能把施工过程中产生的零乱文件材料，有机的组合在一起。施工单位收集档案重点为单元工程质量评定报验批、隐蔽工程和关键部位检查验收记录、原材料进场报验批、施工放样和测绘成果、设计变更、竣工图等。监理单位重点是监理大纲、规划、细则，单元工程质量评定抽检和旁站记录、原材料复检、抽检记录、报告单或者是洽商单等。

2.4　建立网络交流平台，实现工程档案的“模板化”

利用网络，建立联络平台，对水利工程项目档案案卷目录、卷内目录、案卷封面、卷内备考表、特殊载体目录等内容进行格式的统一和共享。较为成熟的工程建设项目档案模板样式可以提高档案整理的完整性、准确性和系统性，便于查漏补缺。通过档案模板的共享降低档案人员的工作量，为档案整理提供了较为明确的工作方法和工作方向。同时，联络平台的构建，可使成员之间就档案资料整理过程中存在的问题进行实时提问和解答，便于建设单位及各项目办了解各参建单位的档案资料整理进度。

2.5　加强培训，不断提高档案人员管理能力

工程档案管理是一项专业性强的技术工作，多数工程档案管理人员既是工程建设者，又是工程档案管理者，因此，业务培训就显得尤为重要，按照“打铁还需自身硬”的要求，不断强化教育培训，努力提高工程档案人员管理能力。组织各参建单位进行集中培训、集中整理，邀请工程档案专家授课，通过专家现场整理指出问题所在，基层工程档案员能够快速有效地掌握档案收集整理方法。