医院档案管理现代化建设浅析

颜锐

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）11-000-02

摘 要 医院档案是医院职工工作过程和成果的记载，也是医院文化体系的传承。当前医院档案管理工作存在着档案的空缺、损坏与顺序错乱等诸多问题，如何使医院管理更加高效能、精细化与智能化是医院现代化管理面临的一个重大课题。

关键词 医院档案 新形势 现代化 管理

医院档案是医院相关部门总结经验教训更好地展开未来工作的重要技术手段，也是宣传医院文化，增加医院知名度的有效基础资料。由于医院档案与医院所产生的经济效益没有直接挂钩，一直没有得到足够的重视，这对医院档案的纵向传承性和横向延伸性都构成了严重的威胁，需要引起相关部门的重视。

一、医院档案管理存在的问题分析

1.医院档案管理问题的思想根源来源于对其重视程度不够，进而导致医院针对档案管理的资金投入、人力资源分配和配合度等方面大打折扣。意识的提高应该体现于从上级领导的意识层面渗透到下级执行人员的具体操作上，只有上级领导认识到档案管理工作与医院效益的间接联系，才能更好地指导管理层与基层员工的具体工作。现阶段，医院大多把重点放在提高医疗设备和医务人员的职业水平上，忽视了档案管理水平的进步，没有意识到建设信息化、现代化的档案管理体系也是需要充足的资金支持才能完成的。

2.随着医院的发展，住院的病人越来越多，这使得医院对空间的需求增大，档案管理部门的空间被不断压缩。同时，由于医院对档案管理部门的投入少，无法满足档案管理部门的基本需求，导致档案管理部门的保管设备比较落后，甚至部分医院单位由于档案管理部门的空间过于狭小，管理人员不得不将部分时间比较久的档案清除出档案管理房间，造成部分档案失去了价值，这些现象是对医院历史文化的一种极大破坏，严重影响了医院档案的完整保存。

3.医院档案管理人员、操作人员都要有一定的专业技能要求，虽然部分医院的档案管理负责机构已经制定出了系统的档案管理制度，但是由于专业技能水平有限，所制定出的制度大多流于形式，不能考虑到其所在医院的特殊性，不能给出针对性的管理规划。同时管理层对于档案管理工作具体环节的落实也缺乏足够的监管力度，多方面因素导致档案管理的工作质量低下，使档案不能在医院实际运作中发挥很好的效益。

二、醫院档案管理的新策略探究

1.建立医院档案管理数据库系统。医院档案管理数据库系统主要有三个层面：一是把现有的电子数据库做初步的信息收集处理与归纳；二是将医院的纸质数据以规范的模板录入到计算机系统中；三是建立档案数据库录入的规范流程。在初期的无纸化管理中，两方面的操作量都是巨大的，但是打好前期的基础，将为日后的档案管理与档案调动等各项工作提供极大的便捷性，为医院档案发挥其最大效益创造更多的可能性。需要注意的是，数据库的建设要结合医院运作的实际情况，从而更好地为医疗服务，增加医院管理水平与综合竞争力。

2.提炼医院档案的管理理念。医院档案管理现代化的前提是工作人员理念的现代化，管理者建立本岗位的责任心，把工作的重心转移到档案的后续使用和为医院服务上，建立档案管理工作的大局意识。上级领导需要认识到档案管理工作与医院效益的间接联系，落实管理层对基层员工的培训、鼓励他们创造新型管理模式与方法并提高他们对于档案的运用能力，进而功能导向性地带动档案管理水平的进步。管理部门还应该建立规范化的档案管理制度和监管政策，保证档案管理操作的规范性和有效性，实时对档案管理负责人员进行职业技能考核和技能培训，将单一线性的档案管理制度向多元化发展。

3.配齐医院档案管理的现代化设备。硬件设施是医院档案管理的重要物质条件保障，如果没有与医院发展相匹配的硬件保障，那么档案管理的质量便难以保证。这就要求各医院将档案管理的成本预算纳入到医院的资金预算中，增加对档案管理的资金支出和人力资源支持，积极反馈档案管理部门提交的资金需求，支持他们采购自动化程度较高的档案保管设备。在空间上，应该分设档案的存储、办公与检索三个功能区，同时要注意档案避免受恶劣环境影响。最后，管理部门需要格外重视的是计算机系统安全问题，更新医院的防毒软件，及时对档案信息进行备份以免丢失。

4.培养档案管理人员的职业素养。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案 据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。

相对于传统管理模式，管理人员大多是在做计算机的初级工作，有必要通过医院内部与外部培训的结合，优化现代化管理的技术手段应用水平，打造出职业技能水平相对较高的新型档案管理专业人才。同时，医院应该定期组织轮岗培训，提高管理人员的全局意识与业务水平，以提升档案管理的工作效率。最后，医院应该适当地加强档案管理工作人员的薪资水平，这是提高档案管理工作人员的责任意识与积极性的重要保障。

三、展望

电子信息系统具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用 些功能可进行档案的鉴定工作。在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作；在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理；用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务，必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化，建设是项耗资巨、复杂的系统工程，必须明确目标，抓住机遇，加强协调，统一建设，重视培养一支高素质的档案管理人员队伍，确保档案资源的安全和保密，以实现档案信息化，推动档案工作的改革。

档案管理信息化就是将档案管理的具体工作与先进的计算机技术相结合，它是传统医院向新型智能化医院转型的重要构成因素之一，是档案管理部门顺应经济社会发展的必要措施，也是加快医院现代化建设的有效环节。

参考文献：

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[2] 喻芳.浅析医院档案管理工作的创新[J].办公室业务，2017（06）：153.

[3] 高丽春.医院档案现代化管理工作的探索[J].办公室业务，2016（09）：133-134.