职工住房档案管理信息系统的探索观察

摘要：职工住房档案管理信息系统在央产房上市过程中起着至关重要的作用，历经十多年单机版系统的实践磨合终改造升级成为网络化、系统化、模块化新系统，本文以国家图书馆的信息系统为例，对职工住房档案管理信息系统旧与新的探索和观察。

关键词：住房档案；信息管理；数据支持；探索观察

职工住房档案管理信息系统，为央产房上市交易提供数据支持，任一信息的不准确或不完整都会使房屋上市交易的无法进行。因此一个高效、综合、系统、相互关联的信息系统是不可或缺的。

一、国家图书馆职工住房档案管理信息系统的发展历程

国家图书馆职工住房档案管理信息系统，始建于2003年，经过十多年多位老师的辛勤努力和不断完善，现已建成具有包含在职职工、离退休职工等2892人，房源1342套的庞大数据库系统。这其中绝大部分信息是在单机版的数据架构下不断完善起来的，单机版系统的数据信息都是单兵作战，不能共享也不能及时同步传输，使得职工在央产房上市过程中不得不多次往返产权单位和住房交易办之间，无形中增添很多不必要的奔波和劳烦。单机版系统升级也是个极其复杂的事情，要软件公司的专业人员的专程花专门的時间来操作，既费时又费钱。数据的变更传输更是繁琐，变更完的数据信息要先形成系统文件，保存后再以邮件的形式发送到交易办，之后交易办接收邮件再由专人将系统文件更新到系统的交易端，之后信息才能被相关单位和职工所使用。伴随房产热的持续，央产房交易也持续活跃，产权人的变更频繁。近年随着国家图书馆职工职称、职务的变化人数的剧烈增加，相应伴随而来的住房补贴的发放不断调整，这些变化调整也会及时补充到信息系统中去，故而信息系统的内容是不断更新和持续增加的状态。这些种种的情况，迫切一个全新的便捷的系统来支持。终于2016年底，中央国家机关住房制度改革办公室对原有系统进行了升级改造，新系统全新上线了。

二、国家图书馆职工住房档案管理信息系统的现状

国家图书馆职工住房档案管理信息系统职工库2892人，房源库1342套。

1.住房档案信息系统基础数据的收集。国家图书馆属于全额拨款预算制事业单位，故每年新进入国家图书馆工作的正式在编职工都会在第二年初进行住房情况的调查。《中央在京单位职工住房情况登记表》包含了职工及其配偶的个人基本信息，如姓名、性别、身份证号、所在单位部门、职务、技术职称、参加工作时间、离退休时间、建立公积金时间、公积金账号、夫妻名下房产信息特别是福利性住房的信息等内容。职工配偶信息要有所在单位房管部门的核实盖章并有联系人、联系方式信息。这些信息是住房档案信息系统的最基础最原始的数据资料，会被完整及时的录入到数据库中，同时纸质档案资料也一并被妥善保管以备佐证备查。

2.职工住房档案信息系统的管理。现运行的职工住房档案管理信息系统，是在2016年底由中央国家机关住房制度改革办公室升级改造原有的旧系统后，正式上线运行的。新的住房档案管理系统是在互联网环境下运行，简化了原繁琐的档案管理操作，支持在线修改，上报数据，实时更新。职工住房档案系统为四个关系方服务，以我馆为例，单位职工有符合规定的房源上市需求，单位系统管理员审核完善各项数据后，上传数据至房改办。同时作为产权单位出示相关证明，协助职工办理上市手续，房改办根据职工提交的必备材料和信息系统中的信息，审核并准许上市，相关手续办完后，职工才可到所属房管局办理过户手续，而在这个过程中，职工住房档案系统的房源库和职工库中信息共同形成了职工的住房信息链，这个链是职工住房上市的唯一数据支持。

3.新系统的特点。新系统本着一人一档，一房一档，人房关联，业务驱动，数据共享的原则。将人员、房源分开单独管理，分设房源库和职工库，我单位只需维护“我”数据即可，避免了重复性管理，消除了重复性操作，从而减轻了不少不必要的工作量。 新系统形成的四大主要功能模块，分别是“档案管理”、“维修资金使用”、“数据核实”和“系统管理”，使得系统的使用和操作更加便利，节省了不少的时间成本。新系统细化了“档案管理”包含“职工管理”、“房源管理”、“小区管理”、“楼栋管理”、“日常统计”、“档案查询”、“单位管理”七个子功能，保证了信息的全面性。增加了“系统管理”，包括“用户管理”、“部门管理”、“系统参数”和“内部身份证”子模块，让系统内的信息更加规范有序。新系统实现了房屋合并，职工名下拥有多套面积相同且配给状态为配售或者配租的房屋，则会在房屋信息后面出现“合并到此房屋”的按钮，点击后即可对多地址的同一套住房进行合并。这其中在所有信息中人员的身份证号和房源的坐落地址是关键点，这是人和房建立关系的最重要的标识。人、房关联不会让一个人或一间房的资料成为死档。

三、住房档案管理信息系统使用中的观察

经过一年多时间的实际运行，新的系统相比旧系统结构落后，单位利用率底信息误差大、功能简单等弊病确实大为改进，特别是数据的实时传输，为单位和职工的信息使用提供了极大的便利，也在信息系统的管理上更加系统化和规范化了。但在使用的过程中也观察到一下问题：

1.信息的安全问题。在整个网络化的时代，其实这是个普遍存在的问题。

2.作为房源的产权单位，房源在交易办被准许上市后的信息不能同步更新，进度不掌握，作为产权单位只能被动的等待新房主的主动更新。房源易主之后的管理问题，也是诸多。

3.因为是网络环境下的信息管理系统，也有相互制约的一面，比如发现有单位将职工身份证号填错，而夫妻双方又都是在这个系统的不同单位中，另一单位填写时，就会报错，相互制约和影响时有发生。

结束语：

职工住房档案信息系统的管理是个政策性兼具技术性很强的工作，及时更新和完善信息是重要的日常维护工作。妥善保管系统用户账号和登录密码，以确保职工住房档案数据安全，避免有关信息外泄，综上需要有专人负责为好。

参考文献：

[1]孙佳，李云清，谈如何做好档案管理工作[J].兰台内外，2012（1）；40

[2]聂丽华，如何做好档案库房管理工作[J].城市建设理论研究，2011（36）：1-4

[3]赵秀华，对国家图书馆房产档案管理工作的几点思考.赤子，2013年5月下：142-143

作者介绍：赵秀华，女（1970年10月-），毕业院校：中国人民大学，现就职于国家图书馆，职称：馆员。