浅谈电子档案管理

高亚辉

摘要：当今社会，在现阶段的档案管理工作中，电子档案正逐步发展替换纸质档案。人类社会的不断进步和信息化时代水平的提高，促使着传统的抄录、整理、归纳存储、统管、需要时翻阅的档案管理方式已经不适应的新形势，应现阶段社会的要求，电子档案管理自然而然地摆上了档案管理工作的桌面，成为档案管理的重要形式。针对档案管理工作的这一新局面，本文仅就国内电子档案管理进行简要分析，并且有针对性的提出了几点存在的问题和缺陷。

关键词：电子档案；管理；基本要求；问题

一、电子档案管理的基本要求

（一）完整性

《电子档案管理基础》，立足于档案学、信息科学以及管理学的交叉融合，系统论述了计算机支持的协同工作概论、信息时代的档案领域、电子档案的形成机制、电子档案管理模式、电子档案管理規范、电子档案全文检索工具——EAD，以及数字档案馆系统工程等。这样的电子档案管理基础造成了电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。如电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。并且电子档案如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。

（二）原始性

随着办公自动化的快速发展和政府上网工程的普遍实施，电子文件大量产生，加快推进档案信息化建设，已成为档案事业适应时代要求和社会发展的必然选择。但是电子档案毕竟不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”，是在既定事实的基础上导入电子设备，很容易致使“原始状态”失真，它不同于纸质档案的原始性。因此各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像等在制作时必须保证电子档案的原始性。

（三）真实性

刚刚上文也已经提及，电子档案很容易造成失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；因此，电子档案的真实性是其基本要求之一，专业的工作人员在工作过程中也必须时刻注意这一问题。

（四）安全性

电子档案的数据、文字、影像资料都很容易被非法操作所更改，也容易被“黑客”侵入盗取，随意篡改信息，这些问题都会直接造成电子档案的安全性受损，并且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息呈现，出现不安全的问题，光盘磨损、磁粉脱离、吸尘生霉等。因而，工作人员在保存电子信息档案的时候，必须保证电子档案的安全性。

二、我国电子档案管理中存在的问题

与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理工作中面临更多的困哪与阻碍，例如技术、安全、效率等多方面的问题，如果不能对相关问题进行有效的处理，极有可能影响到电子档案管理的效率和质量，综合分析我国电子档案管理中存在的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）对电子档案管理的认识存在一定的局限性

在传统的档案管理中，相对陈旧、落后的管理方式严重阻碍了档案信息公开化、公众化，无法给广大人民群众提供最大的便利，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。随着市场经济体制的建立和商品经济的发展，人们逐渐意识到档案在经济发展中的作用，以及档案信息资源所能够带来的经济效益，也就有越来越多的人逐渐重视起档案。然而，社会中也确实有少数人认为单位档案是单位的私有财产，使档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上电子档案的开放与上网了。这样的社会局限性认识严重的阻碍制约了档案管理工作的发展。

（二）存储载体的问题

相较于传统纸质档案而言，现代电子档案的存储可选用的载体有多种，如光盘、磁盘、磁带、移动硬盘等。光盘与磁带、磁盘相比，不存在读取磨损，盘片不易损坏，因此，在当前选择光盘作为电子档案存储载体最为合适。但是由于受到电子档案管部门资金投入和管理技术的影响，往往导致在电子档案在存储载体的选用中存在较多的问题，进而影响到电子档案管理的安全性、实用性。

（三）其他风险性问题

电子档案管理的操作程序较为复杂，这就对档案管理人员的素质和专业水平提出了更高的要求。目前我国缺少专业的电子档案管理人员，在职人员缺乏专业知识，无法妥善合理地做好电子档案管理工作。

另外，黑客攻击和病毒这些潜在的复杂网络风险，使电子档案在数据传输和共享过程中，威胁着数据信息的安全，因此应做好信息安全的管理工作，利用多种方式保护好电子档案资料，如档案加密、网络防火墙等等。

结语：电子档案管理模式较传统档案管理来说，在很多方面都有了提升，最为直观的表现就是档案管理的效率得到提高，电子档案管理方式的出现有利于环保事业的开展。当然，传统档案管理也具有其不可替代的优势，它的真实性与原始性都要强于电子档案管理，将来的一段时间内，电子档案管理与传统档案管理二者并存，相关工作人员应该在进行档案管理工作时，正确的对待电子档案与传统档案管理的优势，提高档案管理质量，使二者相互依存，共同发挥其积极作用。