探析人事、文书、会计档案的工作管理经验

袁媛

摘 要：随着时代的变化与发展，人们对人事、文书以及会计档案管理工作提出了更高的要求。本文主要围绕人事、文书、会计档案的工作管理经验进行探究。

关键词：人事档案 文书档案 会计档案 管理经验

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）01-00-01

前言

在企事业单位中，人事、文书以及会计档案是各项工作的记录，也是单位进行管理的重要依据。档案的管理的好坏会直接影响到一个单位的日常管理，影响单位的进一步发展。下文就人事、文书、会计档案的工作管理经验进行简要的分析。

一、人事、文书、会计档案管理的主要特点

1.管理工作较为复杂繁琐

无论是人事档案的管理，还是文书档案的管理，其工作的重点就是收集以及保存各类资料。在进行档案管理时，其主要对象为以下几个方面：（1）人事、（2）单位的各种资料与文件、（3）单位的财会信息资料等。由于所涉及的资料较为复杂，门类非常繁多，这就导致档案的管理工作量非常之大，导致档案的管理工作非常复杂繁琐。

2.档案内容以及载体较为丰富

随着科学技术的进步与发展，人事、文书、会计资料的种类也变得更加丰富，载体也变得更加丰富。现如今，档案的载体有各种电子文件，有录像以及录音等，还有照片。基于此，就需要档案管理人员有着一定的信息化技术水平，需要他们与时俱进，不断提高自己的专业技术水平，以适应档案管理工作的发展【1】。

3.具有规范性、保密性以及服务型的特点

现如今，在进行档案管理时，都会有着特定的规范标准为依据，对档案的编辑格式、储存格式等都有着特定要求。另外，档案管理工作对资料的安全性有着较高的要求，所以在档案管理工作中，一定要认真仔细，需要档案管理人员具备高度的责任感。

二、当前档案管理存在的主要问题

1.制度需要进一步的完善

现如今，在我国企事业单位的人事、文书、会计档案管理中，档案管理制度还不够完善，管理制度以及管理方法都较为传统，没有与时俱进进行及时的更新。这就影响了档案管理的科学化、规范化进程。

2.管理水平有待提升

当前，在我国一些企事业单位中，档案计算机管理软件系统虽然得到了广泛的应用，但是却缺乏了统一的标准，在管理过程中，缺乏通用性，这就导致档案管理不够规范、标准。如，有一些档案管理软件，其主要侧重点在档案专业流程的研究上，却没有对档案与文件的衔接进行关注，尤其是在实行了办公自动化之后，一些企事业单位的档案管理软件没有与OA系统进行无缝衔接，这就造成一些电子文件不能够及时的归档。

三、档案管理经验

1.人事档案

人事档案主要是对单位人员的信息进行记录的一个载体，其中包括职工的工作年限、工作经历、学历情况等，是对单位员工工作期间经历的具体记录。这就需要档案管理人员要确保原始材料的真实性，保证原始材料的完整性。

作为人事档案管理工作者，一定要对单位的人事工作有着较为详细的了解，能够有着一定的计算机操作能力，最为重要的是，要具备较强的保密意识。众所周知，人事档案涉及到单位员工的信息资料，一旦泄露，势必会给员工造成不利的影响。

在对人事档案进行管理时，要在分类上进行把握，根据相关规定标准实行按类归档，这样有助于以后的查找工作。另外，要提高档案管理人员的认识，对于必须要材料信息，一定要准备齐全，如，姓名、电话、工作经历、照片等基础信息资料，一定要完备。还需要做好监督工作，在职工填写履历表时，要指导他们填写齐全，并核对信息的准确性，如此方能够让人事资料信息变得更加真实、完整。在填写過程中，应当使用黑色碳素笔进行填写，这样方便长久的保存。接下来就需要将这些信息资料登录到单位的管理系统之中，将这些信息资料传输到单位专业的数据库之中，以便后期的管理与查询。随着科学技术的不断发展，计算机技术在我国各领域的应用非常的广泛，在人事档案管理工作中，计算机技术就发挥了重要的作用，通过将人事信息资料储存到专业管理软件之中，能够使管理工作变得更加的简单【2】。

2.文书档案

文书档案主要是记录单位日常工作管理的凭证，是能够证明一个单位发展情况的工具。所以在进行文书档案管理时，管理人员需要及时做好归档工作，为单位提供最为完整的原始资料。如，在交通规划勘察设计院中，做好文书档案管理工作，就能够方便工作人员对以往的交通规划情况进行察看，通过以往交通资料的对比，使设计人员了解当地交通的发展情况。这样一来，设计人员就可以根据当地的实际情况，来设计规划出最新的道路交通图，以推动当地交通的发展。而要实现这一工作任务，需要进一步提升档案管理人员的综合素质，要提升其业务水平，使他们能够掌握现代化管理技能。随着网络信息时代的来临，电子信息化在我国各行各业得到了广泛的应用，在文书档案管理中，电子信息化的应用使以往相对复杂的工作得到了较大的简化。因此在今后的工作过程中，档案管理人员需要提高自己的电子操作技能，这样才能够更好的适应文书档案管理工作的开展【3】。

3.会计档案

在形成、保管以及利用方面，会计资料都有着自己专业的特点，其档案的类别不同，那么保管期限也会存在一定的差异。会计档案有一个较大的特点，那就是专业性较强，具有非常严格的管理制度。与其他类别的档案相比而言，会计档案的收集要及时、完整、真实，这就要求会计档案管理者要高度重视这项工作，要提高自己的职业道德水平，做到对这项工作认真负责。

在装订过程中，一定要确保会计凭证的装订整齐美观，整本凭证需要尽可能的保持厚度一致，在粘贴过程中，一定要保证粘贴牢固，做到不掉页。与此同时，要做到不压字，要保证凭证是按顺序装订，还要注意凭证的装订不能够颠倒，否则在今后的查阅过程中，会让查阅人员感到非常的麻烦。

在对会计档案进行保管时，要注意管理人员不能由单位出纳人员担任，在将这些会计资料进行归档以后，要切忌对这些资料档案进行随意拆封。会计档案不应该随意借出，以防止丢失，如果需要借出，则要做好各项登记手续，以便后期检查。在保管期限上，档案管理人员需要注意一点，对于一些特殊的固定资产卡片，需要在固定资产报废之后再保管五年才能够进行清理。对于一些保管期已满但是却没有完成的事项，切忌销毁这些档案资料，一定要在事项完结之后，再根据相关的程序来对其进行销毁。

结语

综上，随着我国社会经济的快速发展，加强人事、文书、会计档案管理工作也就变得越来越重要，为了更好的对档案进行管理，需要加强对档案管理工作人员的培训工作，要提高他们的职业道德素质，提高他们的专业水平，使他们能够更好的应对新时期的档案管理工作。本文主要是笔者根据自己多年的工作经验所写下的一些经验与心得，其中如有不足之处，还望大家多多指正。

参考文献

[1]宁宁.浅谈人事、文书、会计档案的工作管理经验[J].吉林广播电视大学学报，2014，11：82+104.[2017-08-25].

[2]刘济诚.医院档案工作中的几点认识[J].档案学研究，2013，S1：44-47.[2017-08-25].DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2013.s1.003

[3]丁家友.知识生态视野下档案学知识网络计量研究[D].武汉大学，2015.